Membuat Surat Pemberitahuan secara Efektif dan Efisien

fungsi surat pemberitahuan

Sesuai dengan namanya, surat pemberitahuan adalah surat yang berfungsi menyampaikan suatu informasi dari satu pihak ke pihak lainnya. 

Umumnya surat ini digunakan sebagai pemberitahuan atas suatu kegiatan yang akan diadakan pada waktu yang telah ditentukan. Itu sebabnya, informasi dalam surat harus dibuat dengan jelas dan sesuai fakta yang ada.  

Nah, meski membuat surat pemberitahuan tidak memiliki aturan tetap, namun ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan untuk menghindari timbulnya kesalahpahaman antar kedua belah pihak. 

4 Poin Dasar Salam Surat Pemberitahuan 

cara membuat surat pemberitahuan

Sama halnya dengan surat resmi pada umumnya, surat pemberitahuan harus dibuat menggunakan bahasa Indonesia formal yang baik dan benar. Selain itu, ada beberapa poin penting lainnya yang harus tercatat dalamnya, antara lain: 

1. Kop surat

Kop surat merupakan salah satu bagian dari surat resmi yang berfungsi sebagai identitas dari penulis atau instansi yang menerbitkan surat pemberitahuan ini. Kop surat ditempatkan pada bagian atas surat dan terdiri atas nama, alamat, nomor telepon, dan lain-lain (alamat surel, nomor faksimile, situs web). 

2. Identitas penerima surat 

Agar dapat diterima oleh orang yang tepat, pengirim surat juga perlu mencantumkan identitas penerima surat, seperti nama dan alamat. Agar terkesan sopan, jangan lupa awali dengan kata salam, seperti Yth atau Kepada, ya. 

3. Isi surat dengan informasi lengkap

Informasi yang ingin disampaikan tentu saja harus dimuat dalam isi surat. Sebaiknya, cantumkan informasi secara lengkap dan jelas. Sebagai contohnya, jika surat pemberitahuan yang dibuat berkaitan dengan penyelenggaraan acara, maka kita perlu mencantumkan nama, tempat, tanggal, dan tujuan acara tersebut. 

4. Tanda tangan 

Poin terakhir yang tidak kalah penting adalah mengakhiri surat dengan tanda tangan. Perlu dipahami bahwa tanda tangan merupakan sebuah bentuk legalitas atas surat yang telah disetujui oleh seseorang atau instansi terkait. 

Nah, dalam lembar surat tersebut, kita juga bisa mencantumkan lebih dari satu tanda tangan. Umumnya tanda tangan pertama dari penulis surat dan tanda tangan kedua dari saksi. 

Contoh Surat Pemberitahuan 

Surat pemberitahuan juga perlu disesuaikan dengan fungsinya. Misalnya untuk perusahaan, instansi pendidikan, atau kepolisian.

1. Perusahaan 

PT Besok Masih Ada

Jalan Kucing Putih, Jakarta

Telp. 021 – 123456

www.besokmasihada.com

Jakarta, 11 September 2019

Nomor             : 1/BMA/IX/19

Perihal             : Pemberitahuan

Yth.

Seluruh karyawan

Beserta staff

PT Besok Masih Ada

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya acara makan malam bersama di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Jumat, 13 September 2019
Waktu : 18.00 – Selesai
Tempat : Aula PT Besok Masih Ada

Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT Besok Masih Ada memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan makan malam bersama tersebut.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami. 

Direktur Utama PT Besok Masih Ada,

Carulkhan

2. Instansi pendidikan 

DEPARTEMEN PENDIDIKAN

SMA NEGERI 3 JAKARTA

Jalan Asem No. 45, Jakarta

Tlp. 021 – 123456  Fax. 021 – 654321

Jakarta, 11 September 2019

Nomor             : 005/PK/60/VIII/2018

Perihal             : Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial

Lampiran        : 1 ( satu ) berkas proposal

Kepada

Seluruh Siswa – Siswi

Dan Bapak/ Ibu Guru beserta Staf

SMA Negeri 353 Jakarta

Dengan hormat,

Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Bakti Sosial berupa pemeriksaan kesehatan gratis dan pembagian sembako untuk kaum dhuafa yang in sha Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Jumat, 13 September 2019
Tempat : Lapangan SMA Negeri 353 Jakarta 

maka kami memohon kepada Bapak/ Ibu agar berkenan untuk hadir dalam kegiatan acara bakti sosial yang akan kami laksanakan tersebut.

Demikian pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan,  atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami. 

Kepala Sekolah SMA Negeri 353 Jakarta,

Carulkhan

3. Kepolisian 

PANITIA KONSER MUSIK

Desa Kasmaran, Sumatera Selatan

Jakarta, 11 September 2019

No.   : 002/PH/HUT-R1/IX/2019

Hal   : Pemberitahuan 

 

Kepada Yth.

Bpk. Kapolsek Cinta Lestari

Di Tempat.

Dalam rangka HUT Republik Indonesia, Kami selaku panitia dari Desa Kasmaran, Sumatera Selatan mengadakan acara pada :

Hari/Tanggal : Jumat, 13 September 2019

Waktu : 14.00- Selesai

Kegiatan : Konser musik

Tempat : Lapangan Sepak Bola Kasmaran

Demi suksesnya acara tersebut, kami selaku panitia pelaksana meminta izin dan persetujuan Bapak/Ibu  mendukung dalam bentuk keamanan acara di atas, sehingga acara tersebut dapat berjalan dengan lancar tanpa ada halangan.

Demikian surat ini kami buat, atas izin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami. 

Panitia Konser Desa Kasmaran 

Carulkhan 

Itu dia beberapa contoh dan poin penting yang perlu masuk dalam surat pemberitahuan. Jadi, dapat disimpulkan surat ini tidak hanya berfungsi sebagai pemberitahuan atas kegiatan tertentu saja, melainkan juga bisa digunakan sebagai undangan kepada pihak yang dituju. 

Jika ada yang ingin ditanyakan atau tambahkan, jangan ragu untuk bagikan pada kolom komentar di bawah ini, ya!

Clara Naomi

Penulis artikel lifestyle yang terjun ke dunia finansial. Di sini memiliki satu tujuan, yaitu menulis untuk menginspirasi pembaca agar merdeka secara finansial