Surat Referensi Kerja dan Manfaat untuk Karier Masa Depan

surat referensi kerja

Surat referensi kerja adalah surat acuan atau rujukan yang menerangkan bahwa seseorang yang namanya tercantum di dalam surat telah memiliki pengalaman tertentu.

Biasanya informasi yang terdapat dalam surat yang disebut juga paklaring ini meliputi jabatan, bidang yang digeluti, dan lama masa bekerja. Manfaatnya tentu diharapkan dapat menambah prestise orang yang bersangkutan.

Saat kita berencana melamar pekerjaan baru, entah sudah resign atau belum, akan lebih baik untuk memilih yang sesuai dengan pengalaman kerja dan latar pendidikan. Salah satu keuntungannya, perusahaan akan melihat kita memiliki kapabilitas sehingga tidak butuh bimbingan lagi dari awal untuk mengerjakan tugas-tugas kantor.

Fungsi Surat Referensi Kerja

fungsi surat referensi kerja

Dalam surat referensi kerja terdapat beberapa poin yang harus menjelaskan profesionalitas kita. Dengan begitu, perusahaan baru tidak kesulitan melihat potensi dan kualitas kita sebagai seorang calon pegawai baru.

Sebelum melihat banyak fungsinya, mari kita ketahui apa saja yang menjadi isi dari surat tersebut.

1. Isi surat referensi kerja

Secara umum, surat referensi kerja memuat berbagai informasi pribadi dan pengalaman kerja seseorang. Salah satunya adalah lama bekerja pada perusahaan tersebut yang menjadi nilai lebih bagi seorang karyawan.

Meski pengalaman menjadi pertimbangan besar, sebaiknya kita tidak terlalu sering berganti pekerjaan dalam tempo cepat. Misalnya berganti pekerjaan baru setelah bekerja hanya satu bulan. Perwakilan perusahaan, terutama HRD, biasanya akan mempertanyakan alasan kita keluar dari tempat sebelumnya.

Berikut isi surat referensi kerja pada umumnya.

  • Nama karyawan dan nomor induk karyawan yang memudahkan perusahaan dituju mendapat kesamaan data selain kartu identitas seperti KTP dan ijazah.
  • Jabatan karyawan dan lokasi kerja untuk memudahkan perusahaan baru atau yang dilamar mengetahui latar pekerjaan kita. Terutama, untuk karyawan yang bekerja di perusahaan yang sudah memiliki kantor cabang.
  • Masa kerja yang menjelaskan berapa lama karyawan tersebut bekerja di perusahaan sebelumnya. Masa kerja dihitung sejak tanggal pertama karyawan itu masuk hingga mengundurkan diri.

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, masa kerja memengaruhi pertimbangan terkait loyalitas kita terhadap perusahaan. Karena itu, sebaiknya tidak sering pindah-pindah kerja hanya untuk memperbanyak pengalaman dalam CV kita.

  • Tanda tangan pejabat atau manajer perusahaan yang mengurus bagian kepegawaian. Dalam hal ini biasanya adalah manajer HRD atau supervisor, dan atasan lainnya.
  • Selain syarat formal tersebut, dalam surat referensi kerja biasanya memberi keterangan bagaimana karyawan tersebut bekerja dan alasan hubungan kerja berakhir

2. Fungsi surat referensi kerja

Sesuai penjelasan arti dan isinya, surat ini merupakan keterangan tentang diri karyawan dalam dunia pekerjaan. Salah satunya adalah profesionalitas yang bisa terlihat dari lama bekerja dan penilaian HRD atau atasan di perusahaan sebelumnya terhadap kinerja kita.

Nah, surat referensi kerja tidak hanya bermanfaat untuk itu saja, berikut manfaat lainnya.

  • Bukti autentik pengalaman kerja yang menguatkan informasi dalam CV. Dalam hal ini, pelamar kerja tidak bisa berbohong mengenai pengalaman kerjanya. Karena itu banyak perusahaan yang meminta surat ini dibawa ketika melangsungkan sesi wawancara.
  • Memenuhi syarat administratif yang diminta perusahaan. Namun, syarat administratif ini tidak perlu dipenuhi pelamar kerja yang baru lulus (fresh graduate) dan diganti dengan ijazah atau Kartu Kuning dari Dinas Tenaga Kerja yang biasanya untuk melamar pekerjaan ke instansi pemerintah.
  • Bukti profesionalitas karena dalam surat ini ada penilaian kinerja baik dari atasan atau HRD. Salah satu contohnya adalah keterangan mengenai bagaimana kita menjalani profesi di perusahaan lama.
  • Menjelaskan sikap dan perilaku positif karyawan saat bekerja di perusahaan sebelumnya. Selain prestasi selama bekerja, surat ini juga berisi apresiasi perusahaan terhadap sikap dan perilaku kita sesuai visi dan misi perusahaan.

Jika kita mengundurkan diri, ada baiknya menyatakan rencana tersebut satu bulan sebelumnya agar mendapat kesan positif. Selain itu jangan lupa menyelesaikan administrasi lainnya terkait pekerjaan dan mengembalikan fasilitas kantor seperti laptop, ponsel, dan lainnya.

  • Surat ini berguna untuk mencairkan tunjangan sosial yaitu BPJS Ketenagakerjaan atau Jaminan Hari Tua (JHT).
  • Surat ini juga berguna untuk mengurus keperluan lain di luar dunia pekerjaan. Misalnya saja mengajukan beasiswa yang perlu melampirkan surat referensi kerja di sejumlah universitas.

Tips Membuat Surat Referensi Kerja

surat referensi kerja tips

Surat referensi kerja ini memang dibuat atasan atau bagian HRD kepada karyawan yang mengundurkan diri, terkena PHK, atau alasan lain yang sifatnya tidak negatif. Misal dikeluarkan karena ketahuan mark-up anggaran atau kasus pencurian.

Namun, kita yang berstatus karyawan perlu tahu beberapa tips dalam membuat surat referensi kerja. Tujuannya, agar kita bisa meminta pejabat terkait memperbaiki surat tersebut sesuai fakta atau pengalaman kita karena bisa dibilang surat ini surat sakti yang menggambarkan diri kita dalam dunia kerja. Nah, berikut tipsnya!

1. Deskripsi pekerjaan karyawan dengan jelas

Deskripsi pekerjaan yang ditulis tentu saja yang dijalani karyawan selama bekerja di perusahaan tersebut. Deskripsi biasanya disesuaikan dengan standar operasional perusahaan (SOP).

Namun akan lebih baik lagi jika HRD menanyakan kepada karyawan mengenai pekerjaan dan tugas yang dijalani selama ini. Dengan begitu, kemungkinan karyawan meminta revisi surat referensi kerja lebih kecil.

2. Perhatikan format surat yang ditulis

Format surat paklaring bisa dibuat dalam bentuk cetak dan surel (PDF). Dua surat ini akan berguna bagi karyawan kelak. Salah satunya memudahkan karyawan melampirkan surat dalam lamaran yang dikirim melalui surel.

Selain itu, HRD juga bisa membuat surat referensi kerja yang ditujukan langsung kepada HRD di perusahaan baru. Meski jarang, surat referensi kerja antar HRD ini biasanya terjadi ketika HRD di perusahaan baru yang dilamar karyawan meminta langsung surat tersebut kepada HRD di perusahaan sebelumnya.

3. Sampaikan kata sambutan

Kata sambutan ini bukan seperti pesta 17 Agustus yang disampaikan Ketua RT setempat, ya! Kata sambutan di sini seperti sapaan kepada penerima atau yang akan membaca surat tersebut. Misalnya HRD di perusahaan baru.

Sebaiknya, kata sambutan hanya satu paragraf yang berisi mengenai diri HRD atau perusahaan. Sambutan ini membantu memberikan kesan positif bagi perusahaan lain. Siapa tahu akan ada kerjasama di kemudian hari.

4. Kesan karyawan perusahaan terhadap mantan karyawan

Terkesan sepele, tetapi sangat berguna. Karena penilaian dari karyawan lain atau mantan rekan bisa menambah nilai jual kita. Karena itu jangan malu meminta tambahan poin dalam surat paklaring kita.

5. Penutup

Adanya kata sambutan di awal surat harus diakhiri dengan kata penutup. Sama seperti kalimat pembuka yang sebaiknya hanya satu paragraf, kalimat penutup pun demikian.

Pada bagian kalimat penutup surat ini tidak harus meyakinkan HRD perusahaan lain untuk mempekerjakan karyawan yang namanya tercantum dalam surat. Biasanya hanya bertuliskan bahwa HRD merekomendasikan karyawan dan berharap karyawan tersebut bisa sukses di perusahaan baru.

Tambahkan ucapan terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca dan mempelajari surat referensi yang telah dibuat. Tambahkan pula keterangan bahwa HRD siap mengklarifikasi atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika dibutuhkan terkait karyawan tersebut.

Contoh Surat Referensi Kerja

contoh surat referensi kerja

Dari semua penjelasan di atas, inti dari surat referensi ini adalah memberi gambaran mengenai pribadi dan kinerja seorang karyawan selama menjalani tugas dan tanggung jawab. Biar tambah paham, kenali beberapa contoh surat referensi kerja yang bisa dijadikan acuan.

Tidak cuma bagi HRD, tetapi juga karyawan agar lebih mudah menyampaikan keinginan informasi yang disampaikan dalam surat referensi kerja kepada atasan. Berikut contohnya!

[KOP PERUSAHAAN]
SURAT REFERENSI KERJA
Certificate of Employment

No : 1818/13.09/2019
Hal : Surat Referensi Kerja

Kepada yang berkepentingan,

Dengan surat ini kami dari PT. Maju Mundur Cantik Mandiri menyatakan bahwa:
Nama   : Selena Gomez
Alamat : Jalan Lenteng Agung 1213 No.5, Jakarta
Jabatan: Manajer Finansial

Benar-benar telah bekerja pada perusahaan kami dalam kurun waktu lima tahun. Dari  1 September 2014 hingga 13 September 2019.

Saudari yang bersangkutan telah memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dan selama bekerja tidak pernah melakukan perbuatan yang merugikan perusahaan. Dalam hal ini yang bersangkutan mengajukan pengunduran diri kepada perusahaan atas kemauannya sendiri.

Kami berterimakasih atas semua kerjasama yang telah diberikan selama ini dan semoga yang bersangkutan dapat lebih sukses dan berhasil di masa mendatang.

Jakarta, 13 September 2019

Adam Lambert
Direktur Utama

Salah satu tips yang bisa Lifepal tambahkan berdasarkan pengalaman adalah selalu menjaga sikap positif selama bekerja. Selain itu, kita perlu nih berpegang teguh pada prinsip masuk baik-baik, keluar pun harus secara baik-baik agar tidak dipersulit saat meminta surat referensi kerja.

Semoga berhasil di pekerjaan barunya, ya!