Hal-hal yang Perlu Diketahui dalam Memberi Umpan Balik

Hal yang diketahui

Berkomunikasi dengan orang lain merupakan aktivitas sehari-hari kita sebagai makhluk sosial. Apalagi bila pekerjaan kita mengharuskan adanya hubungan dan jalinan komunikasi dengan orang lain, kerja dalam tim, atau jasa pelayanan kepada pihak lain. 

Artinya, komunikasi bisa dilakukan oleh pribadi, kelompok, hingga massa yang jumlahnya besar. Bentuk komunikasi pun beragam dan tidak harus secara verbal, namun bisa juga melalui perilaku atau gerak-gerik sebagai respons atau pesan yang disampaikan pihak komunikator (pemberi pesan).

Nah, sebagaimana komunikasi menjadi bagian tidak terpisahkan dari kehidupan kita sehari-hari, maka diperlukan sebuah timbal balik komunikasi yang baik pula. Salah satu tahapan penting dalam berkomunikasi adalah pemberian umpan balik atau feedback

Penyampaian pesan dan membalasnya dengan umpan balik sebenarnya sudah sering kita lakukan. Namun apakah kita sudah melakukannya dengan baik? Mari kita bedah mengenai umpan balik ini.

Pengertian Umpan Balik

Dikutip dari Dictio, umpan balik adalah tanggapan yang disampaikan oleh komunikan (penerima pesan) ketika seorang komunikator (pemberi pesan) menyampaikan pesannya. Sederhananya, umpan balik adalah respons atau tanggapan yang kita berikan atas pesan yang disampaikan orang lain kepada kita.

Umpan balik sebetulnya adalah proses komunikasi yang memberi penegasan bahwa maksud dari sang pemberi pesan sudah tersampaikan. Tapi umpan balik yang jujur belum tentu direspons positif karena bisa saja umpan balik yang diberikan justru negatif. 

Di bidang akuntansi juga, umpan balik digunakan untuk merespons sebuah penyajian data akuntansi. Gunanya untuk menguatkan atau memperbaiki ekspektasi dari data yang disajikan. Mari kita gali lebih dalam jenis-jenis umpan balik. 

1. Umpan balik positif-negatif

Umpan balik positif menandakan bahwa penerima pesan benar-benar memahami dan mau bekerja sama dengan pemberi pesan untuk mencapai sasaran komunikasi. Dalam umpan balik positif, penerima pesan juga tidak memberikan sikap perlawanan. Contohnya, komunikan yang mengangguk-angguk atau bersemangat menimpali pernyataan komunikator. 

Sebaliknya, umpan balik negatif ditunjukkan dengan sikap penerima pesan yang tidak setuju dengan apa yang disampaikan pemberi pesan. Ketidaksukaan yang ditunjukkan penerima pesan tidak harus menyikapi konten pembicaraan, namun bisa saja disebabkan gaya bicara pemberi pesan atau sikap pemberi pesan.

Contohnya, sikap setengah hati oleh komunikan, melakukan aktivitas lain saat diajak berkomunikasi oleh komunikator, memotong pembicaraan, hingga keluar ruangan tanpa izin lebih dulu.

2. Umpan balik netral

Bentuk umpan balik ini terbilang unik. Alasannya, respons yang diberikan oleh penerima pesan tidak bisa dipastikan apakah positif atau negatif. Dengan kata lain, tidak bisa dipastikan pula apakah penerima pesan paham dan sepakat dengan pesan yang disampaikan komunikator atau tidak.

Misalnya, penerima pesan hanya terdiam. Di kasus lain, penerima pesan tertawa meski tidak ada lelucon. Hal-hal semacam ini bisa diartikan sebagai respons netral.

3. Umpan balik internal – eksternal

Umpan balik jenis ini dibagi dari pihak yang memberi respons. Bila pemberi pesan merespons ucapannya sendiri, maka umpan balik yang ada berasal dari internal (diri sendiri). Sedangkan bila respons atas pesan yang disampaikan berasal dari lawan bicara, maka disebut umpan balik eksternal.

4. Umpan balik verbal – nonverbal

Sesuai penamaannya, jenis umpan balik ini dibedakan atas bentuk respons yang diberikan, apakah berupa verbal atau nonverbal. Feedback verbal maksudnya adalah umpan balik atau respons yang diberikan dengan lisan atau tulisan.

Misalnya, seseorang yang memotong pembicaraan orang lain, seseorang yang balik bertanya saat dijelaskan, atau seseorang yang menulis di secarik kertas untuk memberi kode kepada pembicara seminar bahwa waktu paparan sudah nyaris habis. Semua itu adalah bentuk komunikasi verbal.

Sedangkan umpan balik nonverbal adalah sebentuk respons yang disampaikan tidak secara lisan. Misalnya, ekspresi wajah, gerak gerik, cara duduk, cara memandang, hingga bentuk senyum yang diberikan lawan bicara adalah bentuk umpan balik nonverbal.

5. Umpan balik langsung dan tidak langsung

Bentuk umpan balik jenis ini dibedakan dari periode respons yang diberi oleh komunikasi (penerima pesan) kepada komunikator (penyampai pesan). Bila bentuk komunikasi yang terjalin saling membalas dalam tempo cepat, bisa disebut sebagai umpan balik langsung. 

Misalnya komunikasi sehari-hari antara abang penjual bakso dengan pembelinya. Ketika pembeli memesan semangkuk bakso, maka penjual merespons dengan bertanya balik, “Tambah daun bawang?” Bentuk komunikasi sederhana ini merupakan contoh umpan balik langsung.

Sedangkan umpan balik tidak langsung terjadi ketika respons yang muncul cukup lama. Misalnya, respons massa terhadap pemberitaan surat kabar. Pihak penyampai pesan di sini adalah surat kabar, sementara penerima pesan adalah masyarakat. 

Respons yang diberikan masyarakat atas pemberitaan di koran bisa saja tidak instan. Maka, hal ini kita sebut sebagai umpan balik tidak langsung.

Bagaimana Cara Memberikan Umpan Balik dengan Baik?

Memberi umpan

Setelah kita memahami pengertian umpan balik, ada baiknya kita mendalami bagaimana penyampaian umpan balik yang efektif. Setidaknya ada lima poin yang bisa dipegang bila kita mau memberikan umpan balik kepada lawan bicara.

1. Usahakan kontrol emosi

Nah, kemampuan kontrol emosi ini terlebih harus dimiliki oleh karyawan kantor atau pekerja di lingkungan yang memiliki tekanan tinggi. Umpan balik, baik oleh bawahan kepada atasan atau sebaliknya, harus terbebas dari emosi yang berlebihan. Sewajarnya saat kita kesal dengan lawan bicara, topik yang ingin kita bahas menjadi tidak sepenuhnya bisa tersampaikan. 

Namun harus diingat bahwa umpan balik, baik kritik atau masukan, tidak akan tercerna secara efektif bila disampaikan dengan emosi.

2. Lakukan di tempat yang tepat

Penyampaian umpan balik harus dilakukan di lokasi yang sesuai. Misalnya, manajer kantor yang ingin memberi umpan balik atas hasil kerja bawahannya, bisa memanggil karyawan bersangkutan ke ruangannya. Umpan balik berupa masukan atau kritik bisa diberikan secara formal di ruangan tertutup.

Hindari pemberian umpan balik negatif secara terbuka agar tidak memberi tekanan berlebihan kepada penerima umpan balik. Kecuali, dalam forum resmi terbuka yang memang ditujukan untuk saling memberi masukan satu sama lain.

3. Fokus pada kinerja bukan karakter pribadi

Ini yang cukup sulit. Sering kali kita memberi umpan balik kepada lawan bicara tidak lepas dari karakter lawan bicara kita. Misalnya, seorang bos memberi kritik kepada bawahannya dengan mengungkit-ungkit latar belakang keluarga atau masalah pribadi lawan bicara. Biasakan memberi masukan fokus pada kinerja yang bisa membangun.

4. Umpan balik harus spesifik

Saat kita memberikan respons atau masukan atas pesan lawan bicara kita, sebisa mungkin diberikan dengan spesifik dan tidak melebarkan fokus obrolan di luar subjek awal.

5. Jadwalkan follow up umpan balik di lain waktu

Nah, untuk bos di kantor yang memberikan umpan balik kepada karyawannya, bisa menjadwalkan waktu di kemudian hari untuk mengevaluasi umpan balik yang telah diberikan. Umpan balik akan lebih optimal jika dibalas dengan umpan balik yang lebih membangun setelahnya.

Menjaga komunikasi tetap sehat adalah poin utama untuk melangkah menuju keadaan yang lebih baik. Pada dasarnya, solusi tidak akan tercapai selama belum ada kesepakatan di antara pihak-pihak terkait melalui bukti komunikasi. 

Jika membutuhkan tips-tips lain terkait manajemen bisnis perusahaan dan keuangan, jangan ragu untuk mengunjungi Lifepal. Di Lifepal juga kita bisa menemukan berbagai referensi kepada produk-produk asuransi terbaik di Indonesia yang sesuai dengan bujet kita.Yuk, cari tahu selengkapnya di Lifepal!