Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa [Efektif Digunakan]

Bagaimana membuat surat penawaran barang dan jasa? Seperti apa contoh surat penawaran barang dan jasa?

Sebagaimana diketahui, surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsinya mencakup beberapa hal yang meliputi sarana pemberitahuan dan permintaan, buah pikiran, gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis dan pedoman kerja.

Nah, surat penawaran yang merupakan bagian dari surat niaga ini, umumnya digunakan untuk membangun hubungan dengan relasi bisnis dalam rangka menjelaskan produk atau layanan yang ditawarkan.

Biasanya sebelum bertemu dengan relasi bisnis, kita dapat mengirimkan sebuah surat yang menjelaskan rincian layanan kita. Isinya boleh saja membujuk relasi bisnis untuk menggunakan produk atau jasa yang ditawarkan.

Agar lebih jelas dalam membuat surat penawaran, berikut ini contoh surat penawaran barang dan jasa.

Contoh surat penawaran barang

Contoh surat penawaran jasa keamanan

Tips membuat surat penawaran

Karakteristik utama dari surat penawaran berisi tentang harga dan penjualan. Namun, surat penawaran memiliki karakteristik khusus yang membedakan dengan surat niaga lain.

Berikut ini tips membuat surat penawaran.

1. Ada nilai penawaran

Surat penawaran menjadi awalan sebelum adanya persetujuan antara kedua belah pihak yang akan bekerja sama.

Biasanya pihak pertama yang lebih dahulu mengajukan nilai penawaran, kemudian ada usulan dari pihak yang ditawarkan. Selanjutnya, nilai penawaran tersebut

dibahas oleh kedua belah pihak untuk mendapatkan mencapai kesepakatan. 

2. Terdapat harga dan kuantitas pada suatu barang atau jasa

Surat penawaran menjadi alat pemasaran dari sebuah produk atau jasa secara awal. Dalam surat penawaran akan tertulis harga dan kuantitas barang yang ditawarkan. 

Keduanya menjadi isi paling utama dalam surat penawaran sebab akan menandakan kepastian dari kedua belah pihak yang memang serius dalam berbisnis.

Biasanya dalam surat penawaran, harga akan menjadi bahan diskusi secara terus-menerus.

3. Terdapat kontrak detail soal penawaran barang atau jasa

Dalam surat penawaran perusahaan, juga tertulis surat perjanjian antara kedua belah pihak. Detail kontrak penawaran tersebut tertulis untuk mengurangi kesalahpahaman antarpihak terkait peraturan kontrak.

Isi surat penawaran

Berencana membuat surat penawaran? Mari cek beberapa poin di bawah ini apakah sudah ada di dalam surat penawaran yang kita buat sebelumnya.

Jangan sampai poin-poin penting justru terlewat karena semakin rinci poin yang kita jabarkan dalam surat penawaran, maka tujuan dari penawaran produk barang dan jasa kita pun menjadi lebih jelas.

Selain itu, nilai plusnya kita terlihat profesional dan sesuai kompetensi dari calon pembeli atau pengguna jasa. Tentu ini akan membantu kita menarik perhatian dari calon relasi bisnis kita.

Lalu, apa saja yang termuat dalam isi surat penawaran? Berikut rinciannya:

1. Tanggal dan nomor surat

Surat penawaran harus bertanggal sebagai penjelas atas periode penawaran yang dapat segera dimulai. Kita juga harus menyertakan waktu pengadaan barang dan jasa yang dapat segera dimulai pada surat penawaran.

2. Nilai penawaran

Surat penawaran harus mencantumkan nilai nominal penawaran dalam angka dan huruf. Yang kita harus perhatikan adalah pastikan bahwa nilai penawaran dalam bentuk angka dan huruf jelas.

Sebab apabila nilai penawaran dengan angka tidak jelas tetapi nilai penawaran dengan huruf jelas, berlaku nilai penawaran dengan huruf. Begitu pula sebaliknya.

Lalu, apabila nilai penawaran baik dengan angka dan dengan huruf tidak jelas, maka surat penawaran dinyatakan tidak dimengerti.

3. Masa berlaku penawaran

Masa berlaku penawaran ditetapkan dalam surat penawaran yang dikirim. Dalam menetapkan waktu berlakunya, pihak pertama atau produsen barang dan jasa harus memperhitungkan bahwa pada saat penunjukan barang/jasa dalam kondisi siap didistribusikan.

Ini penting untuk memastikan harga yang ditawarkan atau dibayarkan tidak mengalami kenaikan harga saat di pasar. Maka, idealnya pihak penyedia harus mencantumkan masa berlaku penawaran.

4. Penandatangan surat penawaran

Surat penawaran harus ditandatangani orang yang berwenang. Dalam peraturan tentang pengadaan barang/jasa, pemerintah menetapkan bahwa yang berhak menandatangani surat penawaran adalah:

• Direktur Utama/Pimpinan perusahaan
• Penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akte pendirian perusahaan atau perubahannya
• Kepala cabang perusahaan yang diangkat kantor pusat. 
• Pejabat yang menurut perjanjian kerjasama berhak mewakili perusahaan yang berkerja sama.
• Khusus untuk peserta perorangan tidak boleh diwakilkan.

Metode penulisan surat penawaran

Sekarang waktunya untuk menulis surat penawaran. Dalam menulis surat penawaran, pada tahap awal kita harus memperhatikan bagian-bagian surat yang dibuat.

Ini penting untuk menunjukkan keseriusan dalam menawarkan suatu barang atau jasa.

Karena surat penawaran sifatnya adalah surat resmi yang ditujukan baik ke perorangan, instansi maupun organisasi, maka bagian-bagian ini harus termuat dalam surat penawaran:

• Menggunakan kepala atau kop surat. Kop surat umumnya terdiri dari nama instansi/lembaga yang ditulis dengan huruf kapital, alamat lembaga ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil. Selanjutnya logo instansi atau lembaga.
• Ada nomor surat. Nomor surat adalah urutan surat yang dikirim.
• Terdapat lampiran. Berisi lembaran lain yang disertakan selain surat.
• Perihal. Berupa garis besar isi dari surat yang diberikan.
• Tanggal surat. Penulisan tanggal surat biasanya ditempatkan di sebelah kanan secara sejajar dengan nomor surat.
• Alamat yang dituju. Ada baiknya dalam penulisan tidak menggunakan kata kepada.
• Menggunakan salam pembuka. Penulisan salam pembuka dimulai dari margin kiri, bukan ditengah-tengah dan tidak menjorok ke dalam seperti paragraf. Salam pembuka berfungsi sebagai sapaan dalam surat dan di awal ditulis dengan huruf kapital serta diakhiri tanda koma.
• Isi surat. Penggunaan ragam bahasa resmi atau bahasa baku dalam isi surat dengan penulisan ejaan yang disempurnakan atau EYD. Biasanya isi surat tertulis jumlah kebutuhan atau stok produk, merek, ketentuan pembayaran, mutu hingga teknis pengiriman barang.
• Penutup surat. Penutup surat berisi salam penutup, jabatan, tanda tangan dan nama yang disertai dengan nomor induk pegawai.

Sudah tercerahkan sekarang, ya? Setelah melihat contoh surat penawaran di atas, kamu bisa segera praktikkan untuk menulis surat penawaran dan semoga bisnis kita lancar dan laris manis.

Tanya jawab seputar surat penawaran