ID Card: Fungsi, Manfaat, dan Jenis-Jenisnya

Jika kita bekerja dalam sebuah perusahaan, memakai ID card atau identity card sudah jadi kewajiban. Begitu pula jika kita terlibat dalam sebuah acara, entah sebagai panitia ataupun peserta, ID card selalu akan dipakai.

Sesuai namanya, kartu tanda pengenal, memang berfungsi sebagai alat untuk memperkenalkan diri. ID card bisa berupa kartu identitas karyawan, kartu pelajar, kartu anggota sebuah perusahaan atau organisasi, dan lain-lain.

Apa alasan kita harus memakai ID Card?

Sebagai salah satu barang wajib yang harus kita kenakan, tentu kita bertanya-tanya. Apa fungsi barang kecil ini?

Saat bekerja di perusahaan, tentu kita akan bertemu dengan banyak orang. Baik customer maupun rekanan kerja kita. Dengan memakai ID card, ada kesan formal dan rapi sehingga kepercayaan orang pun meningkat. Selain itu, masih ada beberapa fungsi lainnya, yakni:

Lebih mudah dikenali oleh karyawan lainnya, terlebih ketika terlibat dalam sebuah proyek pekerjaan.

Menjadi pembeda antara karyawan dan non karyawan sebuah perusahaan atau instansi sehingga dapat menjaga keamanan serta ketertiban dalam lingkungan kerja.

Digunakan untuk presensi karyawan, bahkan membuka atau menutup pintu masuk ke ruang kantor.

Mempermudah bagian direksi atau karyawan agar lebih mengenal posisi satu sama lain dalam perusahaan yang sama.

Menjadi promosi ketika karyawan melakukan kunjungan ke perusahaan lain atau kegiatan lain di luar perusahaan.

Manfaat memakai ID Card

Memakai kartu pengenal punya banyak manfaat. Ketika kita memakainya, kepercayaan orang lain kepada kita akan meningkat. Sebab identitas perusahaan kita tercantum di dalamnya. Hal itu tentu membawa dampak positif dalam dunia kerja.

Selain itu, tamu yang datang ke kantor akan lebih mudah dalam meminta bantuan karena di dalamnya ada foto, nama, dan bagian dari divisi kita di perusahaan.

Banyaknya jumlah karyawan serta divisi dalam sebuah perusahaan pasti akan sulit bagi karyawan maupun direksi untuk mengenal satu dengan lainnya. Dengan ID card, kita akan lebih mudah dikenali. Bahkan jika ada non karyawan yang masuk, kita bisa menandainya.

Jenis-jenis ID Card

Tanda pengenal yang kita gunakan selama ada tiga jenis lho. Pertama adalah kartu biasa yang digunakan sebagai kartu pengenal pribadi atau jabatan dalam sebuah perusahaan. Contohnya adalah KTP.

Jenis kedua, kartu magnetic. Kartu jenis ini mempunyai bentuk atau tanda panel hitam di belakang kartu yang berguna untuk menyimpan data sebagai rahasia dari si pemegang kartu. Cara penggunaannya cukup hanya dengan menggesekkan atau memasukkan kartu pada alat reader magnetic guna melancarkan proses transaksi atau keperluan lainnya.

Ketiga, kartu proximity. Secara fisik kartu ini hampir sama dengan kartu biasa, tetapi jika diteliti, kartu ini memiliki chip di dalamnya. Kartu jenis ini biasa digunakan untuk menghindari kecurangan pada pemalsuan identitas.

Perhatikan hal-hal ini saat membuat ID Card karyawan

Nah, jika kita ingin membuat tanda pengenal bagi karyawan perusahaan, apa yang harus kita perhatikan?

 

1. Identitas perusahaan

Pembuatan id card karyawan berbeda dengan pembuatan kartu identitas lainnya. Kartu ini akan menjadi penanda bahwa seseorang merupakan bagian dari perusahaan tertentu. Maka sertakanlah logo serta nama perusahaan di dalamnya.

Penempatan logo dan nama perusahaan juga tidak boleh sembarangan. Letakkanlah pada bagian yang mudah dilihat oleh orang lain. Buatlah desain yang rapi dan bersih. Dengan begitu, info perusahaan dan identitas pemilik kartu, lebih mudah untuk dikenali. Sedangkan untuk menghindari pemalsuan, pasanglah hologram pada kartu.

2. Bahan kartu

Kartu identitas biasanya dibuat untuk kepentingan jangka panjang. Karenanya, kartu harus dibuat dengan bahan yang tahan lama sehingga tidak mudah rusak. Sebaiknya buatlah dari bahan PVC yang bisa tahan sampai lima tahun.

3. Bentuk kartu

Kartu identitas haruslah mudah dipakai. Pada dasarnya ada dua bentuk umum yang digunakan yakni vertikal dan horizontal. Jangan pilih bentuk yang tak lazim karena akan susah dipakai oleh karyawan.

4. Pengkodean

Dengan kecanggihan teknologi, kini fungsi id card karyawan makin beragam. Tidak saja bisa memberi informasi hanya dari tulisan yang tercetak tetapi juga dapat diisi data lengkap karyawan melalui sistem pengkodean yang dapat diidentifikasi secara digital.

Data karyawan dapat disimpan pada kartu kemudian diberikan pengkodean dengan menggunakan barcode atau kode digital lainnya. Maka ketika kode pada kartu di scan maka data akan langsung muncul. Pemilihan jenis kode bisa disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan.

Salah satunya dengan menggunakan teknologi Radio Frequency Identification (RFID). Sebuah teknologi yang menggunakan komunikasi via gelombang elektromagnetik untuk mengubah data antara terminal dengan suatu objek dengan tujuan untuk identifikasi dan penelusuran jejak melalui penggunaan suatu piranti yang bernama RFID tag. 

Dalam sistem RFID sederhana, suatu objek seperti kartu identitas akan dilengkapi dengan tag yang berisi microchip yang ditanamkan di dalamnya yang berisi sebuah kode unik. Maksudnya, kode pada kartu tidak sama dengan kartu-kartu lainnya.

Memakai kartu pengenal memang suatu kewajiban. Tetapi kadang kala kita malas atau sering melupakannya. Dengan mengetahui fungsinya, semoga kita tidak lagi lalai untuk memakainya setiap hari, ya.