Mesin EDC – Cara Kerja dan Cara Mendapatkannya

Mesin EDC atau Electronic Data Capture

Apa itu mesin EDC? Mesin EDC adalah singkatan dari Electronic Data Capture. Kamu bisa menemukan mesin ini di bagian kasir di beberapa toko-toko modern, minimarket, ataupun supermarket.

Fungsi mesin ini adalah untuk menerima pembayaran dari pelanggan yang menggunakan kartu debit, kartu kredit, QR code, dan internet banking

Bersama dengan mesin ATM, Electronic Data Capture menjadi bagian yang gak terpisahkan dari transaksi nontunai dewasa ini. 

Meski fungsinya sangat luas, pada umumnya mesin yang satu ini digunakan saat kamu mau membayar belanjaan dengan kartu kredit atau kartu debit. 

Dulunya, sebelum diluncurkannya program Gerbang Pembayaran Nasional atau GPN, satu toko bisa memiliki 2 – 3 mesin EDC. 

Kini kondisi tersebut gak bakal kamu temui lagi. Sebab Bank Indonesia telah menetapkan aturan satu toko cukup gunakan satu mesin EDC.

Sebagai media buat melakukan transaksi, ada beberapa hal yang sebaiknya diketahui dari penggunaan Electronic Data Capture ini, penasaran apa aja? Ketahui dalam ulasan berikut ini.

Cara kerja mesin EDC, fungsi, dan kegunaannya

Mesin Electronic Data Capture atau mesin EDC adalah mesin yang difungsikan buat menerima pembayaran nontunai dari kartu kredit ataupun kartu debit.

Cara kerja mesin EDC mirip-mirip dengan mesin ATM. Kamu masukkan kartu atau menggeseknya. Setelah itu, masukkan PIN ke mesin buat mengonfirmasi transaksi.

Kini sejak adanya chip di kartu kredit atau debit, penggesekan kartu udah jarang dilakukan. Buat transaksi, kartu dimasukkan ke dalam Electronic Data Capture

Sementara buat yang gunakan uang elektronik atau e-money, cukup tempelkan kartu di mesin supaya transaksi terjadi.

Begini tahapan-tahapan transaksi di Electronic Data Capture sewaktu bakal melakukan pembayaran di kasir.

  • Serahkan kartu kredit atau debit atau e-money ke kasir.
  • Kasir bakal menggesek buat yang masih pakai teknologi magnetic stripe atau memasukkan kartu ke Electronic Data Capture buat yang pakai teknologi chip.
  • Besaran nominal yang dibayarkan nantinya dimasukkan kasir ke mesin EDC.
  • Kamu bakal diminta buat memasukkan PIN ke mesin atau tanda tangan struk yang keluar.
  • Struk keluar sebagai tanda transaksi berhasil dilakukan.

Cara mendapatkan mesin EDC

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah tentukan bank mana yang akan kamu ajak kerja sama dalam hal pengadaan Electronic Data Capture

Misalnya, bank Mandiri. Sebelum kamu mendatangi bank Mandiri untuk mendaftarkan tokomu, pastikan kamu sudah menjadi nasabah dan memiliki rekening di bank Mandiri.

Mengapa hal ini menjadi penting? Sebab seluruh uang hasil transaksi penjualan yang menggunakan mesin EDC akan langsung ditransfer ke rekeningmu.

Selanjutnya, kamu harus mempersiapkan beberapa dokumen penunjang yang dibutuhkan. Umumnya, antara bank yang satu dan bank yang lain memiliki kesamaan dalam melampirkan dokumen-dokumen yang wajib dipenuhi pemohon, dalam kasus ini pemilik toko.

Dokumen-dokumen tersebut, di antaranya:

  • Menyertakan KTP atau Paspor.
  • NPWP pribadi atau badan usaha.
  • SIUP/TDP/Surat Keterangan Domisili.
  • Akta Pendirian Usaha.
  • Sertifikat Kepemilikan Tempat/Surat Keterangan Sewa Tempat Usaha.
  • Buka rekening tabungan.

Bawa semua dokumen yang sudah disebutkan di atas saat hendak melakukan pengajuan pengadaan Electronic Data Capture di bank yang sudah kamu pilih. 

Setelah sampai, pihak bank akan memintamu untuk mengisi formulir permohonan dan mengecek kelayakan bisnis berdasarkan persyaratan administrasi dan mempertimbangkan bisnismu.

Namun, perlu kamu ingat kembali bahwa kebijakan dan ketentuan antara bank yang satu dan yang lain bisa saja berbeda.

Model mesin EDC beserta karakteristiknya

Secara bentuk fisik, memang semua mesin EDC tampak sama saja. Namun, alat transaksi modern ini ternyata terbagi ke dalam 3 model yang berbeda menurut konektivitasnya.

1. Fixed Line

Mesin EDC jenis Fixed Line ini adalah mesin electronic data capture yang menggunakan kabel telepon fixed dari Telkom untuk sarana komunikasi data dengan bank. Telkom menyediakan wadah komunikasi data menggunakan fiber optik.

Biaya yang dibebankan untuk satu kali transaksi sebesar Rp250, tapi harga bisa sewaktu-waktu berubah sesuai ketentuan dari Telkom. Mesin electronic data capture model ini merupakan default dari model Electronic Data Capture.

2. GPRS

Model yang kedua ini bergantung sekali pada sinyal seluler GPRS dalam perputaran transfer data dengan bank. 

Sekalipun gak menggunakan kabel fixed Telkom seperti model pertama, dalam penggunaannya model GPRS ini mengandalkan aliran listrik dari PLN sebagai sumber dayanya. Wajib banget selalu tersambung dengan stop kontak PLN.

Model ini sangat cocok untuk toko-toko yang gak punya fixed line telepon dari Telkom. Hanya menggunakan SIM Card layaknya handphone.

3. GPRS Mobile

GPRS Mobile hampir mirip cara kerjanya dengan model GPRS, yakni sama-sama mengandalkan sinyal seluler. Bedanya, terletak pada sumber dayanya.

GPRS Mobile gak selalu terhubung dengan stop kontak karena sudah memiliki baterai sendiri. Jadi, lebih simple untuk dibawa kemana saja. Apalagi pas kebetulan ada event, praktis banget.

Hal-hal ini perlu diketahui dari mesin EDC

Agar kamu makin paham tentang Electronic Data Capture, ada beberapa hal yang perlu kamu tahu dari media transaksi yang satu ini. Disimak yuk!

1. Biaya transaksi di Electronic Data Capture ditanggung pedagang atau merchant

Jangan sampai kamu gak tahu hal ini ya. Biaya transaksi di mesin ini emang dibebankan ke pedagang atau merchant sepenuhnya. Jadi, kamu harus menolak atau curiga kalau dimintai biaya.

Biaya yang dibebankan ke nasabah berbeda-beda besarannya, yaitu dari 0,15 – 0,75 persen. Biasanya biaya 0,15 persen dibebankan ke transaksi bank yang sama atau On Us. Sementara biaya 0,75 persen dibebankan ke transaksi bank yang berbeda atau Off Us.

Khusus transaksi pemerintah ke masyarakat, masyarakat ke pemerintah, atau donasi sosial yang sifatnya nirlaba gak dikenakan biaya sama sekali alias 0 persen.

2. Gesek kartu kredit ke Electronic Data Capture sama sekali gak dikenakan biaya

Rupanya ada pengecualian kalau transaksinya dengan kartu kredit. Penggunaan kartu kredit di mesin ini sama sekali gak dikenakan biaya. Dengan kata lain, adanya biaya cuma berlaku kalau transaksi menggunakan kartu debit.

3. Transaksi EDC bisa aja gagal

Bisa aja transaksi yang dilakukan dengan menggunakan mesin ini dan mengalami kegagalan. Kamu juga harus memahami istilah-istilah transaksi gagal yang biasanya terjadi di mesin EDC.

  • Please try again: Biasanya disebabkan oleh reversal, line telpon, atau sinyal dari GPRS. Cara mengatasinya dengan restart mesin EDC. Caranya tekan function 3 enter lalu masukkan password. Mesin akan mati dan menyala sendiri.
  • Line Idle: Penyebabnya bisa dari line telpon yang mati atau suara yang kurang jernih. Mungkin juga setingan pada PABX yang gak sesuai. Kamu bisa restart mesin electronic data capture. Apabila masih gagal, segera hubungi bank penerbit.
  • Reversal: Ditemukan transaksi gagal yang disebabkan oleh berbagai faktor dan membutuhkan reversal. Cara mengetahuinya dengan tekan function 1 enter. Di layar akan muncul tulisan reversal. Setelah itu tekan tombol function 99 enter dan tekan 99 lagi diikuti 3 angka nomor mesin di bagian akhir.

Demi menghindari kegagalan, ada baiknya menghindari penggesekan kedua kalinya atau double swipe.

Sebab Bank Indonesia atau BI melarang dilakukannya double swipe. Menurut BI, dilakukannya double swipe bisa berpotensi terjadinya pencurian data.

Ada beberapa penyebab transaksi EDC bisa gagal.

  • Keliru memasukkan PIN.
  • Adanya gangguan sistem atau jaringan.
  • Kerusakan pada pita magnetik.
  • Saldo atau limit gak cukup

Cara aman transaksi dengan mesin EDC

Hal-hal yang gak diinginkan bisa aja terjadi saat bertransaksi di mesin ini. Agar transaksi aman dilakukan, ada beberapa tips nih yang bisa kamu lakukan.

  • Pastikan gak ada orang yang melihat PIN saat kamu transaksi di Electronic Data Capture.
  • Lihat nominal yang ditagih sebelum PIN dimasukkan dan pastikan gak ada kelebihan.
  • Kalau transaksi sampai ditolak, hubungi segera bank penerbit kartu.
  • Jangan sampai kamu lupa mengambil kartu milikmu.

Bisakah menggesek kartu di mesin EDC bank lain?

Setiap bank memiliki mesin EDC-nya masing-masing. Pemilik toko hanya perlu memutuskan bank manakah yang akan diajak kerja sama untuk pengadaan mesin EDC di tokonya.

Apabila kamu kedapatan akan membayar dengan kartu kredit/debit yang gak sesuai dengan mesin electronic data capture yang disediakan toko, gak usah khawatir. Kamu tetap bisa melakukan transaksi.

Setiap perjanjian yang dibuat pihak bank dan pemilik toko pada saat pengadaan mesin EDC, sudah ada ketentuan berapa yang harus dibayar atas penggunaan fasilitas mesin di toko mereka. Kebijakan tersebut berupa beban biaya (charge).

Bila kartu kredit/debit sama dengan mesin EDC yang tersedia, tentu gak dikenakan beban biaya tambahan. Lain cerita jika kartu kredit/debit berbeda dengan mesin elctronic data capture yang disediakan toko.

Untuk setiap kali transaksi akan dikenakan beban biaya sebesar 2,5%-3%. Namun, biaya tersebut dibebankan untuk toko ya, bukan customer.

Keuntungan menggunakan mesin EDC dalam bidang bisnis

Untuk para pebisnis dan pengusaha, baik sekala besar maupun sekala kecil, disarankan untuk memiliki mesin canggih yang satu ini. Apa saja keuntungannya bagi dunia bisnis?

1. Gak perlu simpan uang tunai dan mempercepat transaksi saat rush hour

Semua transaksi jual-beli otomatis terekam di rekening pemilik mesin EDC. Gak perlu lagi simpan uang tunai dalam jumlah banyak. 

Hal ini bisa meminimalkan kerugian seperti perampokan, kebakaran, bahkan kerugian sesepele uang palsu atau rusak.

Udah jadi rahasia umum bahwa ada beberapa customer yang membayar produk menggunakan uang yang rusak. 

Gak sedikit juga yang curang menggunakan uang palsu. Dengan EDC, pemilik toko bisa menghindari kerugian ini, bukan?

Pemilik toko atau karyawannya juga jadi lebih fokus memperhatikan produk ketimbang transaksi pembelian yang cenderung bertele-tele. 

Apalagi kalau menemukan pembeli dengan kembalian yang banyak, makan waktu banget di saat rush hour.

2. Lebih terkontrol, apalagi dari karyawan yang sering curang

Segala aktivitas uang yang keluar-masuk akan terekam dengan jelas dan mudah dikontrol pemilik bisnis dan pihak bank. 

Jika ditemukan adanya transaksi mencurigakan, pihak bank bisa segera melakukan tindakan antisipasi.

Segala macam transaksi yang langsung terekam ini juga memudahkan pemilik toko dalam membuat pembukuan bisnisnya. Semua aktivitas akan tersimpan secara otomatis ke dalam program pembukuan.

Hingga kecurangan yang berasal dari karyawan pun bisa terhindarkan. Di kalangan pebisnis yang memiliki karyawan, udah hal lumrah apabila ditemukan karyawan yang berusaha menggelapkan uang tunai. Dengan EDC, hal ini bisa terhindarkan karena semua transaksi terdata secara elektronik.

3. Kemudahan transaksi dengan mesin EDC bisa tingkatkan penjualan, bisnismu jadi lebih maju ketimbang kompetitor

Kemudahan bertransaksi inilah yang akan menarik banyak customer untuk berkunjung ke tokomu. 

Gak perlu antre panjang apalagi antre panjang yang lama lagi. EDC bisa mempersingkat waktu mereka berbelanja.

Bahkan, gak jarang beberapa konsumen jadi merasa tenang untuk berbelanja lebih banyak lagi. Jadi gak ribet untuk menghitung uang tunai dan kembalian.

Melihat semua kemungkinan itu, bisa dikatakan bahwa kamu menjadi salah satu pebisnis yang satu langkah di depan dari para kompetitor. 

Bahkan, mungkin saja banyak kompetitor jadi terinspirasi oleh bisnismu yang dinilai lebih modern karena menggunakan teknologi terkini.

Hal yang perlu diperhatikan pemilik toko yang menggunakan mesin EDC

Hampir semua pihak bank penerbit mesin EDC membantu para nasabahnya, dalam kasus ini pemilik toko, dalam memahami mesin EDC.  

Pihak bank akan memberikan layanan berupa CD pelatihan, manual book, training alat, dan ATM BPRKS. Itu semua sudah termasuk satu paket lengkap dengan mesin EDC.

Kamu juga harus memperhatikan ketentuan pemeliharaan mesin. Biasanya, bank akan memberikan servis gratis dan kertas stroke gratis selama 3 tahun. Selain itu, pemilik toko juga mendapatkan gratis biaya koneksi GPRS selama 3 tahun juga.

Sebagai bentuk pemeliharan mesin, pihak bank juga memberikan update penambahan program kepada pemilik toko dengan cuma-cuma alias gratis selama 3 tahun.

Biaya yang harus dikeluarkan pemilik toko saat menyewa mesin EDC sebesar Rp4.500.000 untuk sewa selama 3 tahun ke depan dan dibayar di muka. Pada tahun keempat penyewaan, kamu akan dibebankan biaya sekitar Rp125 ribu per bulan.

Biasanya, bank juga akan membantu usahamu dalam bentuk pemasaran EDC toko melalui media berupa spanduk 1 lembar ukuran 3 x 1 meter full color, brosur 500 lembar full color. Itu semua juga diberikan gratis.

Daftar bank besar penyedia layanan Mesin EDC

Sejumlah bank besar di Indonesia menyediakan fasilitas mesin ini untuk mempermudah transaksi dengan berbagai macam kartu. Yang jelas, dengan mengajukan fasilitas electronic data capture, kamu atau usahamu otomatis jadi merchant. Bank-bank tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Mesin EDC BCA

Setelah melakukan pengajuan, BCA akan menghubungi kamu dalam waktu lima hari kerja untuk mengumpulkan data dan dokumen. Kamu bisa mengajukan EDC sebagai perorangan maupun badan usaha.

Keuntungan mesin EDC BCA

  • Mesin EDC BCA dapat digunakan untuk transaksi dengan kartu BCA Card,  Debit BCA, Debit GPN, Mastercard, Visa, Flazz, UnionPay, JCB, Amex, dan QR Code.
  • Menariknya, buat merchant BCA yang baru, biaya sewa digratiskan selama jangka waktu tertentu yang ditentukan pihak BCA.
  • Laporan transaksi jelas.
  • Settlement alias pembayaran ke rekeningmu sebagai merchant dilakukan setelah hari H.
  • Tidak perlu mengendapkan dana di EDC pada saat pengajuan.
  • Jika ada keluhan, kamu bisa mengadu ke layanan call merchant BCA di 1500788, kapanpun, 24 jam. Bisa pula mengirimkan keluhan ke email [email protected]
  • Bisa memberikan fasilitas cicilan BCA kepada customer.

Cara dan syarat mendapatkan mesin EDC BCA perorangan (individual)

  • Formulir untuk pengajuan jadi Merchant BCA.
  • Identitas lengkapmu yakni: KTP jika kamu WNI, dan paspor serta KITAS/KITAPM jika kamu WNA.
  • NPWP jika sudah memiliki.
  • Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP) bagi kamu yang sudah punya TDP tapi belum mengantongi NIB.
  • Izin Usaha dari instansi terkait
  • Surat Izin Profesi dari institusi atau asosiasi terkait, buat kamu yang praktek profesi, seperti apoteker, dokter, akuntan, pengacara, dan profesi lain.
  • Dokumen resmi lain, disesuaikan dengan transaksi yang diinginkan.

Jika kamu mengajukan EDC sebagai badan usaha, sertakan NPWP perusahaan, serta dokumen lain sesuai sesuai syarat buka rekening giro atau tabungan yang nantinya bakal dijadikan rekening settlement.

2. Mesin EDC Mandiri

Untuk melakukan pengajuan mesin EDC Mandiri, kamu bisa menghubungi Mandiri Call di 14000 atau datang langsung ke kantor cabang Bank Mandiri terdekat.

Keuntungan mesin EDC Mandiri

  • Melayani transaksi pembayaran lewat kartu debit atau kartu kredit, baik Visa atau MasterCard, bisa juga pembayaran dengan e-money dan e-cash.
  • Bisa untuk melakukan top up e-money atau e-cash.
  • Fitur cicilan buat pelanggan yang menggunakan kartu kredit.
  • Bisa untuk melakukan redemption Fiestapoin.
  • Bisa untuk pembayaran tagihan seperti listrik, air, dan lain-lain serta pembelian pulsa.
  • Tersedia fitur transfer dari Kartu Debit ke rekening CASA.
  • Fitur pelaporan transaksi penjualan setiap hari.

Cara dan syarat mengajukan mesin EDC Mandiri perorangan (individual)

  • WNI wajib menyertakan KTP atau Paspor, sedangkan WNA wajib menyertakan KITAS/KITAP.
  • NPWP.
  • SIUP, jika belum memiliki SIUP, dapat menggunakan Surat Keterangan Usaha (SKU) dari Kecamatan setempat bagi kamu yang usahanya di permukiman. Sementara itu, yang usahanya di mal, sertakan surat izin sewa atau usaha dari pengelola gedung atau mal.
  • Sertakan alamat lengkap tempat tinggal merchant.

Buat kamu yang mengajukan mesin EDC sebagai badan usaha, seperti PT dan CV, wajib menambahkan Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Akte Pendirian, dan Akte Pengesahan selain dokumen-dokumen di atas. Buat yang mengajukan sebagai Yayasan, tidak perlu menyertakan TDP.

3. Mesin EDC BNI

Mesin EDC BNI adalah mesin transaksi cashless dari BNI yang digunakan merchant untuk menerima pembayaran dari kartu Visa, Master Card, JCB, TapCash, dan LinkAja.

Keuntungan mesin EDC BNI

  • Menerima pembayaran dari kartu Visa, MasterCard, JCB, Debit BNI, TapCash, dan LinkAja.
  • Gratis biaya administrasi bagi merchant baru saat pengajuan awal.
  • Tersambung dengan Electronic Cash Register.
  • Memudahkan pelanggan untuk mengambil cicilan 0 persen.

Cara dan syarat mendapatkan mesin EDC BNI perorangan (individual)

  • Fotokopi KTP dan NPWP.
  • Foto Lokasi.
  • Fotokopi SIUP/TDP.
  • Fotokopi Legalitas lokasi usaha (SKDBM/Surat Keterangan/Surat Sewa).

Miliki mesin EDC BNI dengan mengajukannya ke Kantor Cabang BNI terdekat atau hubungi BNI merchant care di 021-57891246 atau [email protected]

Demikian informasi seputar mesin EDC. Setelah baca informasi di atas, mudah-mudahan kamu makin paham ya transaksi di mesin EDC.

Buat kamu yang mau tahu lebih banyak tentang layanan bank? Lihat pertanyaan populer seputar topik tersebut di Tanya Lifepal.

Tanya jawab seputar mesin EDC