Sesuai dengan namanya, surat pemberitahuan adalah surat yang berfungsi menyampaikan suatu informasi dari satu pihak ke pihak lainnya.
Umumnya surat ini digunakan sebagai pemberitahuan atas suatu kegiatan yang akan diadakan pada waktu yang telah ditentukan. Itu sebabnya, informasi dalam surat harus dibuat dengan jelas dan sesuai fakta yang ada.
Nah, meski membuat surat pemberitahuan tidak memiliki aturan tetap, namun ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan untuk menghindari timbulnya kesalahpahaman antar kedua belah pihak.
4 Poin Dasar Salam Surat Pemberitahuan
Sama halnya dengan surat resmi pada umumnya, surat pemberitahuan harus dibuat menggunakan bahasa Indonesia formal yang baik dan benar. Selain itu, ada beberapa poin penting lainnya yang harus tercatat dalamnya, antara lain:
1. Kop surat
Kop surat merupakan salah satu bagian dari surat resmi yang berfungsi sebagai identitas dari penulis atau instansi yang menerbitkan surat pemberitahuan ini. Kop surat ditempatkan pada bagian atas surat dan terdiri atas nama, alamat, nomor telepon, dan lain-lain (alamat surel, nomor faksimile, situs web).
2. Identitas penerima surat
Agar dapat diterima oleh orang yang tepat, pengirim surat juga perlu mencantumkan identitas penerima surat, seperti nama dan alamat. Agar terkesan sopan, jangan lupa awali dengan kata salam, seperti Yth atau Kepada, ya.
3. Isi surat dengan informasi lengkap
Informasi yang ingin disampaikan tentu saja harus dimuat dalam isi surat. Sebaiknya, cantumkan informasi secara lengkap dan jelas. Sebagai contohnya, jika surat pemberitahuan yang dibuat berkaitan dengan penyelenggaraan acara, maka kita perlu mencantumkan nama, tempat, tanggal, dan tujuan acara tersebut.
4. Tanda tangan
Poin terakhir yang tidak kalah penting adalah mengakhiri surat dengan tanda tangan. Perlu dipahami bahwa tanda tangan merupakan sebuah bentuk legalitas atas surat yang telah disetujui oleh seseorang atau instansi terkait.
Nah, dalam lembar surat tersebut, kita juga bisa mencantumkan lebih dari satu tanda tangan. Umumnya tanda tangan pertama dari penulis surat dan tanda tangan kedua dari saksi.
Contoh Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan juga perlu disesuaikan dengan fungsinya. Misalnya untuk perusahaan, instansi pendidikan, atau kepolisian.
1. Perusahaan
PT Besok Masih Ada
Jalan Kucing Putih, Jakarta
Telp. 021 – 123456
www.besokmasihada.com
Jakarta, 11 September 2019
Nomor : 1/BMA/IX/19
Perihal : Pemberitahuan
Yth.
Seluruh karyawan
Beserta staff
PT Besok Masih Ada
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara makan malam bersama di lingkungan perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Jumat, 13 September 2019 |
| Waktu | : | 18.00 – Selesai |
| Tempat | : | Aula PT Besok Masih Ada |
Maka dari itu, kami selaku jajaran direksi PT Besok Masih Ada memberitahukan agar Bapak/ Ibu dapat hadir pada acara kegiatan makan malam bersama tersebut.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan partisipasi Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami.
Direktur Utama PT Besok Masih Ada,
Carulkhan
2. Instansi pendidikan
DEPARTEMEN PENDIDIKAN
SMA NEGERI 3 JAKARTA
Jalan Asem No. 45, Jakarta
Tlp. 021 – 123456 Fax. 021 – 654321
Jakarta, 11 September 2019
Nomor : 005/PK/60/VIII/2018
Perihal : Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial
Lampiran : 1 ( satu ) berkas proposal
Kepada
Seluruh Siswa – Siswi
Dan Bapak/ Ibu Guru beserta Staf
SMA Negeri 353 Jakarta
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Bakti Sosial berupa pemeriksaan kesehatan gratis dan pembagian sembako untuk kaum dhuafa yang in sha Allah akan dilaksanakan pada:
| Hari/Tanggal | : | Jumat, 13 September 2019 |
| Tempat | : | Lapangan SMA Negeri 353 Jakarta |
maka kami memohon kepada Bapak/ Ibu agar berkenan untuk hadir dalam kegiatan acara bakti sosial yang akan kami laksanakan tersebut.
Demikian pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami.
Kepala Sekolah SMA Negeri 353 Jakarta,
Carulkhan
3. Kepolisian
PANITIA KONSER MUSIK
Desa Kasmaran, Sumatera Selatan
Jakarta, 11 September 2019
No. : 002/PH/HUT-R1/IX/2019
Hal : Pemberitahuan
Kepada Yth.
Bpk. Kapolsek Cinta Lestari
Di Tempat.
Dalam rangka HUT Republik Indonesia, Kami selaku panitia dari Desa Kasmaran, Sumatera Selatan mengadakan acara pada :
Hari/Tanggal : Jumat, 13 September 2019
Waktu : 14.00- Selesai
Kegiatan : Konser musik
Tempat : Lapangan Sepak Bola Kasmaran
Demi suksesnya acara tersebut, kami selaku panitia pelaksana meminta izin dan persetujuan Bapak/Ibu mendukung dalam bentuk keamanan acara di atas, sehingga acara tersebut dapat berjalan dengan lancar tanpa ada halangan.
Demikian surat ini kami buat, atas izin yang diberikan kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami.
Panitia Konser Desa Kasmaran
Carulkhan
Itu dia beberapa contoh dan poin penting yang perlu masuk dalam surat pemberitahuan. Jadi, dapat disimpulkan surat ini tidak hanya berfungsi sebagai pemberitahuan atas kegiatan tertentu saja, melainkan juga bisa digunakan sebagai undangan kepada pihak yang dituju.
Jika ada yang ingin ditanyakan atau tambahkan, jangan ragu untuk bagikan pada kolom komentar di bawah ini, ya!
