Surat Niaga: Fungsi, Karakteristik, dan Contoh-Contohnya

surat niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat atau dikeluarkan pemilik bisnis atau badan usaha/perusahaan untuk keperluan bisnis atau niaga terkait penawaran dan jual-beli barang maupun jasa.

Surat niaga ini bisa dibilang sebagai surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari kegiatan bisnis. Sifat surat ini bisa internal maupun eksternal.

Dalam hal internal, surat niaga digunakan antarpihak tertentu dalam satu perusahaan. Sementara, surat niaga eksternal digunakan bagi perusahaan yang berurusan dengan pihak lain di luar perusahaan, baik perorangan maupun badan usaha.

Agar lebih jelas, simak yang berikut inI!

Fungsi Surat Niaga

salaman

Bagi yang tengah menjalani bisnis jangan menyepelekan surat niaga, ya. Fungsinya cukup banyak untuk urusan jual-beli hingga tawar-menawar dengan perusahaan atau pihak lain.

Salah satu fungsi utama surat ini adalah sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian kerjasama untuk kegiatan niaga dengan pihak lain. Bukti ini juga berguna nantinya dalam laporan keuangan perusahaan.

Berikut deretan fungsi dan manfaat surat bisnis ini bagi perbisnisan.

  • Sebagai pengingat dokumen yang harus diarsipkan dan bisa digunakan kembali ketika diperlukan.
  • Wakil penulis/pembuat surat dalam pertemuan dengan partner kerjasama.
  • Panduan dalam menjalankan tugas dan fungsi perusahaan.
  • Alat promosi untuk perusahaan karena secara umum menunjukkan kerjasama yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain.
  • Surat niaga menjadi alat atau bahan untuk mengambil keputusan bisnis.
  • Bukti sejarah perjalanan perusahaan dan kerjasama yang pernah dicapai.

Karakteristik Surat Niaga

karakteristik surat niaga

Lingkup surat ini cukup luas karena surat ini digunakan untuk kepentingan perdagangan atau usaha. Kehadiran surat tersebut tidak terlepas dari proses bisnis perusahaan sejak awal hingga operasional perusahaan berjalan.

Misalnya saja nih dalam jual-beli. Tentu dalam setiap transaksi jual-beli baik itu hanya produsen dan konsumen atau antar perusahaan perlu disertakan keterangan mengenai barang/jasa yang dijual.

Bisa dibilang, surat ini menjadi awal untuk menjalin sebuah hubungan bisnis antar perusahaan. Proses yang diawali surat niaga bisa berakhir dengan jual-beli. Sesuai tahapannya, surat niaga akan berakhir dengan surat penerimaan pembayaran yang berarti proses transaksi jual-beli telah selesai.

Berikut karakteristiknya.

  • Surat ini selalu berkaitan dengan bisnis atau perdagangan.
  • Pembuatannya resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang benar.
  • Penggunaan kata-kata dipilih dengan baik dan ada unsur persuasif untuk menarik perhatian.
  • Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
  • Surat ini cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Jenis Surat Niaga dan Contoh-Contohnya

jenis surat niaga

Dalam perdagangan atau jual-beli terjadi beberapa proses yang saling berkaitan satu dengan lainnya. Beberapa proses dalam perdagangan tersebut membutuhkan beberapa surat sebagai bukti. Ini menjadi salah satu alasan hadirnya berbagai surat niaga dalam dunia bisnis.

Sebelum masuk ke contoh dan jenisnya, pahami dulu hal-hal yang wajib diperhatikan ketika membuat surat niaga terlepas dari apa pun jenisnya.

  • Menyebutkan maksud, tujuan, dan dasar dibuatnya surat niaga tersebut.
  • Harus jelas menyebutkan jenis dan jumlah produk/jasa yang akan dipesan.
  • Menyebutkan cara mengirim barang/jasa yang ingin dipesan.
  • Menyebutkan cara pembayaran.
  • Menyebutkan cara pengepakan barang.

Contoh surat bisnis

Terdapat 12 jenis surat niaga dalam dunia bisnis perdagangan, yaitu surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pengakuan penerimaan pembayaran, surat pengaduan, dan surat keberatan.

Kemudian ada surat permintaan penangguhan pembayaran, surat tagihan, surat edaran, surat promosi penjualan, dan surat telegram dan penegasannya. 

Terlepas dari adanya jenis-jenis tersebut, di bawah ini adalah contoh surat permintaan penawaran dan penjelasan mengenai jenis surat lainnya yang paling umum digunakan di dunia bisnis.

1. surat permintaan penawaran

Surat ini merupakan surat yang dikirim seseorang atau perusahaan calon pembeli yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya. Calon pembeli biasanya meminta informasi lengkap mengenai produk, harga, dan informasi lain. Biasanya calon penjual akan membalas dengan surat penawaran disertai katalog atau brosur yang dilengkapi harga.

Berikut contoh format surat permintaan penawaran.

MAJU TERUS PANTANG MUNDUR

Jl. Perjuangan 111 – Jakarta

Jakarta, 12 September 2019

Nomor: 123/1209/879/2019

Perihal: Permintaan Penawaran dan Daftar Harga

Kepada Yth.

PT. Jualan Apa Aja

Jln. Pencitraan 13

Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Surat Perkenalan Produk yang telah Anda kirimkan sebelumnya, kami tertarik untuk membeli berbagai jenis barang elektronik yang Anda tawarkan.

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan berikut:

  1. Rincian barang yang lebih detail
  2. Daftar harga
  3. Cara pembelian berikut cara pembayarannya.

Pemesanan akan kami lakukan setelah kami mempelajari dan mempertimbangkan kembali setelah informasi di atas kami terima. Semoga surat ini menjadi awal kerjasama yang baik antara perusahaan kita.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Voldemort

Direktur Operasional

2. Surat penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya. Atau bisa juga menjadi balasan atas surat permintaan penawaran yang sebelumnya dikirim calon pembeli.

Dalam surat ini biasanya menggunakan gaya bahasa persuasif semenarik mungkin untuk menggaet calon pembeli. Di dalamnya juga harus ada spesifikasi produk, harga, dan nomor serta tanggal berlaku surat penawaran tersebut.

3. Surat pesanan

Surat ini dibuat oleh pembeli yang memesan produk kepada penjual. Di dalamnya terdapat nama, jenis barang, harga, dan cara pembayaran yang diinginkan pembeli. Bila melakukan pembayaran melalui bank, maka harus menyertakan bukti transfer.

4. Surat pengiriman barang

Setelah penjual menyetujui surat pesanan pembeli, maka surat ini dikirim untuk memberitahukan bahwa barang akan dikirim. Isi surat pengiriman barang ini menjelaskan bahwa barang telah diproses dan dalam perjalanan ke tempat yang telah ditentukan pembeli.

5. Surat pengakuan penerimaan pembayaran

Surat ini dikirim pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa barang telah diterima dan pembayaran segera dipenuhi atau dilunasi sesuai harga yang telah disepakati. Isi pokok surat pengakuan penerimaan pembayaran adalah sebagai berikut.

  • Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
  • Menjelaskan cara-cara atau tahapan pembayaran, jika tidak langsung dibayar tunai.
  • Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan kemitraan yang menguntungkan.
  • Meminta konfirmasi kepada penjual atas pembayaran tersebut.

Selain lima surat di atas, masih ada tujuh surat lainnya. Namun, rata-rata dalam surat niaga yang banyak digunakan hanya lima jenis surat tersebut.

Dengan contoh-contoh di atas, semoga usaha kita yang sedang dijalani makin lancar dan terhindar dari kerjasama yang merugikan perusahaan. 

Sebagai tips memulai bisnis yang menguntungkan, Lifepal memiliki beberapa ulasan terkait tips-tips jenis dan pengelolaan dengan baik. Jangan sungkan untuk mengunjungi blog kami, ya!

Semoga sukses!