Contoh Surat Dinas dan Cara Pembuatannya yang Resmi

Insitusi hukum

Instansi pemerintahan, lembaga atau swasta tidak lepas memiliki hubungan dengan pihak luar alias eksternal. Untuk berhubungan dengan pihak luar biasanya karyawan yang didelegasikan menggunakan contoh surat dinas.

Surat ini pun dikeluarkan dengan tujuan beragam seperti sebagai undangan, teguran, pengumuman, serta tujuan lainnya. 

Buat kamu yang belum tahu formatnya seperti apa, yuk simak ulasan lengkap tentang surat dinas berikut ini

Pengertian surat dinas

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai contoh-contoh surat dinas, ada baiknya kamu mengetahui dulu apa sih arti dari surat dinas itu sendiri? 

Adapun definisi surat dinas adalah sebuah surat yang dibuat dengan bahasa formal dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, di mana surat tersebut memiliki tujuan kedinasan antar instansi atau lembaga. 

Karena sifatnya kedinasan, dalam pembuatan surat dinas harus mengacu pada Standar Surat Resmi yang menggunakan bahasa resmi sesuai EYD.

Jadi wajar bila biasanya surat dinas ditulis dengan bahasa yang super baku dan formal. 

Jenis-jenis surat dinas

Contoh surat dinas pun bisa kita temui dalam berbagai jenis, tergantung dari tujuan dan kepentingan surat tersebut. Berikut beberapa jenis surat dinas.

1. Surat pemberitahuan

Untuk menyampaikan informasi kepada pihak atau lembaga lain, bisa mempergunakan surat pemberitahuan. Biasanya, jenis surat ini dikeluarkan oleh instansi pemerintah karena berkaitan dengan informasi terbaru maupun adanya kegiatan tertentu.

2. Surat undangan

Surat jenis ini biasanya dipergunakan untuk menyampaikan informasi suatu kegiatan yang mengundang pihak luar. Pihak penerima akan merasa terhormat dan ditunggu kehadirannya pada sebuah kegiatan dengan adanya surat undangan ini.

3. Surat panggilan kerja

Sesuai dengan namanya, surat panggilan kerja ditujukan untuk menginformasikan kelulusan karyawan yang diterima bekerja dalam tahapan tes penerimaan karyawan. 

Selain itu, surat ini mengundang calon karyawan untuk melakukan wawancara, ujian dan keperluan lain yang terkait dengan panggilan kerja.

4. Surat mutasi karyawan

Surat mutasi karyawan dikeluarkan saat karyawan mengalami mutasi dari suatu tempat atau posisi sebagai pemberitahuan untuk tempat lama ke tempat baru.

5. Surat perjalanan dinas

Surat ini dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga kepada pejabat atau karyawan untuk melakukan perjalanan dinas sebagai bukti penugasannya di suatu tempat dari instansi ia bekerja. 

Biasanya, perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan, akomodasi serta fasilitas lainnya.

[Baca: Lindungi Kesehatan Para Karyawan Kamu dengan Asuransi Kesehatan Karyawan Terbaik di Sini!]

Fungsi surat dinas

Sebelum membahas contoh surat dinas, kita pahami terlebih dahulu fungsinya. Surat dinas itu sendiri berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Namun, secara khusus fungsi surat dinas ada tiga, yaitu:

1. Pedoman kerja

Surat dinas biasa dipergunakan untuk pedoman kerja mulai dari pemberian instruksi kerja, izin kegiatan, dan lainnya. Surat dinas untuk pedoman kerja ini berbentuk surat izin atau surat keputusan.

2. Alat bukti otentik

Surat dinas berfungsi sebagai bukti otentik tertulis hitam diatas putih, terutama pada surat perjanjian. 

Selain itu surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan sebagai bukti sejarah. 

Contohnya surat tentang perubahan dan perkembangan sebuah instansi, yuridis dan administratif.

3. Sarana pengingat

Surat dinas berfungsi sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dilihat kembali saat diperlukan di lain waktu.

Ciri-ciri surat dinas

Surat dinas tentu memiliki karakteristik berbeda bila dibandingkan dengan surat lainnya. Berikut adalah beberapa ciri khusus dari surat dinas:

1. Memiliki kop surat khusus

Surat dinas selalu memiliki kop surat yang berada di bagian kepala surat. Kop ini berfungsi untuk menunjukkan dari instansi mana surat ini berasal.

2. Memiliki nomor surat

Selain kop surat, dalam surat dinas selalu terdapat nomor surat. Setiap surat dinas yang keluar akan dicatat dalam buku administrasi instansi penerbit surat dinas berdasarkan nomor. Fungsi penomoran ini erat kaitannya dengan tertib administrasi di instansi tersebut.

3. Menggunakan bahasa baku dan resmi

Ciri lain adalah surat ini selalu menggunakan bahasa baku dan resmi. Oleh karena surat ini ditujukan untuk instansi lainnya demi menunjukkan kesopanan dan profesionalisme, dipergunakan bahasa baku dan resmi.

4. Dilengkapi stempel atau cap dari instansi pengirim

Surat dinas selalu dilengkapi atau mencantumkan stempel atau cap dari instansi pengirim surat dinas. Seperti halnya kop surat, fungsi stempel bertujuan menginformasi instansi yang menerbitkan surat dinas tersebut.

Syarat surat dinas 

Untuk menulis surat dinas, ada beberapa syarat yang perlu diperhatikan. Meskipun bukan syarat mutlak, namun sebaiknya syarat ini dipenuhi saat membuat surat dinas. 

Syarat tersebut sebagai berikut:

  • Menggunakan bahasa resmi: bahasa yang harus dipergunakan dalam surat dinas adalah bahasa baku, resmi yang sopan, dan mudah dimengerti.
  • Surat dibuat ringkas, padat, dan jelas: surat ini sebaiknya dibuat dengan isi yang singkat, padat, jelas dan tidak bertele-tele.
  • Format dibuat sesuai standar resmi: surat resmi yang harus dibuat dengan mengikuti format surat resmi dan formal yang berlaku.
  • Mencerminkan citra baik instansi: surat yang dibuat oleh instansi tertentu harus memberikan atau mencerminkan citra baik yang sesuai dengan instansi tersebut.

Struktur surat dinas 

Surat dinas tentu memiliki struktur berbeda dibandingkan surat lainnya. 

Karena surat ini tergolong surat resmi, maka surat ini biasanya memiliki beberapa bagian yang harus tertera secara jelas. Di antaranya adalah:

1. Kop surat

Kop surat merupakan bagian awal dan teratas dari sebuah surat perdinasan. Fungsinya untuk menjelaskan dari mana instansi yang mengeluarkan surat tersebut. 

Biasanya kop surat terdiri dari logo instansi, nama instansi, alamat instansi, nomor telepon, dan email instansi.

2. Tanggal surat

Saat membuat suatu surat dinas, jangan lupa untuk selalu mencantumkan tanggal. Dengan adanya tanggal surat, akan memudahkan kita untuk mengingat kapan waktu surat ini dikeluarkan.

3. Nomor surat

Nomor surat dalam sebuah surat dinas adalah hal wajib bagi sebuah instansi yang mengeluarkan surat dinas. Adanya nomor surat akan memudahkan bagian administrasi dalam menyusun pengarsipan surat.

4. Perihal

Pada bagian perihal surat dinas menjelaskan secara singkat maksud dan tujuan dikeluarkannya surat dinas tersebut.

5. Alamat

Dalam surat perdinasan ini ada baiknya dicantumkan alamat penerima. Informasi alamat penerima ini akan berguna untuk orang yang mengirimkan surat dan menjadikan surat dinas lebih resmi.

6. Lampiran

Lampiran dalam surat dinas berisi tentang berkas atau informasi tambahan yang perlu disampaikan. Biasanya, adanya lampiran ini menjadi alat kelengkapan dalam surat dinas yang tidak termuat dalam surat utama.

7. Salam pembuka

Seperti halnya surat lainnya, surat dinas juga wajib menggunakan salam pembuka yang formil agar surat dinas terlihat lebih resmi.

8. Isi surat

Pada bagian isi surat sebaiknya menjelaskan secara detail, singkat dan padat mengenai maksud dan tujuan pembuatan surat. Sampaikan pokok permasalahan dan hindari tulisan yang bertele-tele dalam surat dinas.

9. Salam penutup

Jangan lupakan salam penutup sebagai bagian akhir surat. Penggunaan salam penutup ini merupakan bentuk rasa hormat dan sopan santun kepada penerima surat serta menunjukkan akhir dari surat.

10. Nama dan stempel

Yang tidak kalah penting adalah pencantuman nama pejabat yang berwenang mengeluarkan surat dan stempel instansi penerbit surat.

11. Tembusan

Tembusan dibuat apabila ada pihak lain yang perlu mendapatkan informasi mengenai surat dinas yang kita buat.

Cara membuat contoh surat dinas sesuai strukturnya

Adapun langkah-langkah membuat surat dinas adalah:

1. Tuliskan kop surat dan pastikan kop tersebut telah sesuai 

Seperti yang telah dijelaskan di bagian struktur surat dinas, hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kop surat tersebut. Isi kop surat mulai dari nomor surat, nama instansi, logo instansi, dan tanggal dikeluarkan surat dinas tersebut telah sesuai. 

2. Tuliskan perihal dan surat ini ditujukan untuk siapa

Di bagian setelah kop surat isi perihal surat dinas tersebut dikeluarkan, misalnya undangan atau pemberitahuan resmi. Dan ditulis untuk siapa surat ini ditujukan, misal untuk seluruh karyawan beserta alamat. 

3. Tuliskan isi dari surat dinas

Setelah itu tuliskan dengan menggunakan bahasa yang resmi terkait isi dari surat dinas tersebut. Misalnya surat berupa undangan, kamu tuliskan undangan apa, kapan acara tersebut digelar dan di mana lokasinya. 

Jangan lupa di bagian akhir ditambahkan dengan kalimat penutup, bisa berupa ucapan terima kasih.

4. Tuliskan nama pihak yang berwenang mengeluarkan surat dinas ini 

Terakhir tuliskan nama pihak yang berwenang mengeluarkan surat dinas ini, misalnya direktur atau manager. Lengkapi dengan tanda tangan yang bersangkutan dan cap institusi di atasnya. 

Untuk lebih jelasnya, coba simak contoh surat dinas pada ulasan berikutnya! 

Contoh surat dinas

Untuk memudahkan dalam memahami dan mendapat gambarannya, berikut contoh-contoh surat dinas perusahaan, sekolah, undangan resmi, hingga pemberitahuan. 

1. Contoh surat dinas perusahaan

Berikut ini contoh surat dinas dari perusahaan:

contoh surat dinas perusahaan

2. Contoh surat dinas sekolah

Berikut ini contoh surat dinas yang dikeluarkan oleh pihak sekolah yang dikeluarkan untuk para orang tua murid:

contoh surat dinas sekolah

3. Contoh surat dinas penugasan karyawan

Berikut ini contoh surat dinas penugasan dari atasan yang diberikan kepada bawahannya:

contoh surat dinas penugasan

Nah, sekarang sudah tahu dan paham fungsi hingga contoh surat dinas, bukan? 

Dengan demikian, tidak perlu bingung lagi bila sewaktu-waktu harus diminta membuat surat dinas. Semoga bermanfaat!

Jika kamu memiliki pertanyaan lainnya seputar administrasi atau hal keuangan lainnya, tanyakan ke para ahli di Tanya Lifepal!

Pertanyaan-pertanyaan seputar contoh surat dinas

Berikut ini sejumlah pertanyaan yang perlu kamu ketahui tentang contoh surat dinas. 

Pengertian surat dinas?

Surat dinas adalah surat yang dibuat dengan menggunakan bahasa yang formal dan dikeluarkan dari suatu instansi baik pemerintah maupun swasta, di mana surat tersebut memiliki tujuan kedinasan antar instansi atau lembaga.

Fungsi surat dinas?

Surat dinas memiliki tiga fungsi, yang pertama yaitu sebagai pedoman kerja, kedua alat bukti otentik, dan terakhir sarana pengingat.

  • Pedoman kerja: biasa dipergunakan untuk pedoman kerja mulai dari pemberian instruksi kerja, izin kegiatan, dan lainnya.
  • Alat bukti otentik: sebagai bukti otentik tertulis hitam diatas putih, terutama pada surat perjanjian.
  • Sarana pengingat: berfungsi sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan sehingga dapat dilihat kembali saat diperlukan di lain waktu.

Ciri-ciri surat dinas?

Adapun ciri-ciri surat dinas adalah:

  • Memiliki kop surat khusus.
  • Memiliki nomor surat.
  • Menggunakan bahasa baku dan resmi.
  • Dilengkapi dengan stempel instansi pengirim.

 

Marketplace Asuransi #1 Indonesia
Jaminan termurah sesuai anggaran Layanan gratis dari beli hingga klaim Proses praktis, polis langsung terbit Pilihan polis dari 50 asuransi terpercaya
Lihat Penawaran Promo →