Linda Juliawanti
/
•
4 Menit
•
4 Februari 2022

Kenali Bisnis Event Organizer, Cara Kerja dan Penghasilannya 

Kenali Bisnis Event Organizer, Cara Kerja dan Penghasilannya 

Event organizer adalah orang di balik kesuksesan acara, termasuk dekorasi, setting tempat, sampai konsep acaranya. 

Jasa EO ini sering dipakai untuk menangani berbagai macam acara, seperti dari product launching, exhibition, gathering, fun games, party planner, acara olahraga, sampai festival budaya.

Yu, simak penjelasan tentang event organizer plus cara kerja, jenis event, dan faktor-faktor pendukungnya.

Apa itu event organizer?

Banyak orang memilih menggunakan jasa penyelengara acara karena praktis dan menghemat waktu cocok banget buat kamu yang mungkin gak punya banyak waktu longgar.

Intinya, event organizer adalah pengelola suatu acara yang tujuannya memperoleh keuntungan dari kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung.

Bisnis event organizer ini cukup menggiurkan. Pendapatan kotor event organizer bisa mencapai Rp300 juta sampai Rp500 juta, lho! 

Sementara itu, kalau kamu menjadi staf suatu penyelenggara acara, kamu akan mendapat gaji pokok minimal Rp3.000.000 dan ditambah bonus.

Beda lagi dengan bekerja paruh waktu alias freelance. Biasanya, gaji freelance event organizer adalah sebesar Rp250.000 hingga Rp300.000 per hari.  

Untuk itu kamu harus cari tahu berapa gaji bersih alias take home pay (THP) yang kamu terima tiap bulan. Coba hitung dengan kalkulator gaji bersih Lifepal berikut.

Cara kerja event organizer

Ketika mengelola suatu acara, orang-orang di balik EO mempunyai langkah-langkah dan panduan agar event yang mereka tangani bisa berjalan lancar.

Seperti apa cara kerja event organizer? Berikut ini penjelasannya. 

1. Perumusan konsep acara

Setiap acara punya konsep yang berbeda-beda tergantung jenisnya. Makanya, sebelum terjun langsung dan buat acara, kamu wajib berdiskusi sama tim buat ngerumusin konsep, dari tema, tempat, pengisi acara hingga bintang tamu.

Kalau kamu sudah punya klien, jangan lupa bangun komunikasi yang baik sama mereka terkait acaranya.

Lalu, ketika kamu mau buat acara, buatlah semenarik mungkin agar pengunjung terkesan sehingga konsep yang dibuat akan menjadi bahan perbincangan.

Ajaklah tim kamu buat berinovasi dan memunculkan ide-ide yang out of the box.

2. Teknis acara

Langkah selanjutnya adalah membuat teknis acara. Kamu harus teliti biar semua kebutuhan acara terpenuhi. Jangan sampai ada yang tertinggal.

Sebagai contoh, kamu mau mengadakan konser musik di tepi pantai. Kebutuhan yang harus kamu pikirkan adalah layout panggung, pencahayaan, transportasi kru dan penghibur, kelistrikan, hingga keamanan.

Biar gak ada yang kelewatan, buatlah checklist apa saja yang harus dipenuhi.

3. Menyusun anggaran

Menyusun anggaran berguna buat menghitung kira-kira berapa sih biaya yang diperlukan tim kamu. 

Berikut contoh gambaran budgeting untuk acara musik:

  • Keperluan administrasi
  • Pengisi acara
  • SDM tambahan
  • Konsumsi
  • Akomodasi dan transportasi
  • Promosi dan publikasi
  • Sewa lokasi
  • Panggung, sound dan lighting
  • Dekorasi acara
  • Souvenir

    • Beda acara beda juga anggarannya. Jadi perumusannya disesuaikan. Pada saat menyusun anggaran kegiatan, sebaiknya kamu membaginya ke dalam kelompok-kelompok seperti telah dicontohkan di atas.

    Tujuannya agar lebih mudah dalam memonitor, menambah, atau mengurangi kebutuhan yang sudah atau belum tercatat.

    4. Pembagian tugas

    Pembagian tugas fungsinya agar masing-masing divisi atau anggota punya tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan acara.

    Misalnya kamu mau buat acara musik, bagilah tim sesuai dengan kebutuhan seperti tim perlengkapan bertugas mencari penyewaan alat musik atau sound system, tim acara bertugas mencari bintang tamu, dan tim keuangan tugasnya mencari pendanaan dan sponsor.

    5. Pendanaan

    Pendanaan bisa dilakukan dengan berbagai cara seperti mengeluarkan dana pribadi dan tim, mencari dana dari donatur, dan menjalin kerjasama dengan sponsor, perusahaan atau organisasi yang sekiranya tertarik sama acara yang tim kamu buat.

    Jangan lupa buat daftar target donatur dan sponsorship sumber pendanaan, usahakan sesuaikan dengan tema acara biar mereka mau mengeluarkan dananya.

    6. Persiapan acara

    Saat mendekati acara, biasanya event organizer punya timeline dan deadline untuk setiap divisi biar pembagian tugas tidak molor. Selain itu, wajib hukumnya mengadakan gladi bersih.

    Biasanya, persiapan acara dibuat tiga bulan sampai satu tahun tergantung besar kecilnya acara.

    Beberapa rintangan dan halangan biasanya muncul di tahap ini, misalnya seperti lokasi yang tidak tersedia, permintaan tambahan dari sponsor, kesulitan mencari vendor, dan kendala penyusunan materi publikasi.

    7. Pelaksanaan acara

    Tahap terakhir adalah pelaksanaan acara di mana kamu sebagai event organizer bakal terjun langsung. Kamu harus siap kalau ada hal yang terjadi di luar dugaan. Nah, di sinilah pentingnya membuat rencana cadangan.

    Koordinasi tim harus selalu diterapkan biar acaranya berjalan mulus dan siap kalau-kalau ada kendala seperti waktu pengadaan acara yang mundur, pengisi acara terlambat hadir, konsumsi untuk panitia dan pengunjung tidak terpenuhi, ada biaya tambahan yang harus dikeluarkan, lokasi tidak memadai, dan masih banyak lagi.

    Jenis event organizer  

    Event punya jenis-jenisnya dari skala sampai berdasarkan sasaran atau pasarnya

    Jenis event berdasarkan skala

    Event organizer gak boleh sembarangan membuat acara. Seorang event organizer yang handal mampu menyesuaikan jenis acara dengan skala penyelenggaraannya. Apa saja, sih?

  • Mega Event, acara yang diselenggarakan selama 4 atau 5 tahun sekali, contohnya Olimpiade.
  • Hallmark Event, diselenggarakan satu tahun sekali dan biasanya punya identitas yang melekat pada pada daerah di mana acara diselenggarakan seperti Jember Fashion Carnaval dan Borobudur Marathon.
  • Major Event, event yang diselenggarakan pada momen yang belum tentu terulang di kemudian hari misalnya seperti Brand Activation Jurnal
  • Minor Event, acara dengan skala kecil seperti pernikahan.

    • Jenis event berdasarkan pasar

    MICE

    MICE ini bukan anak tikus, lho ya tetapi akronim dari Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition yang menjadi inti sebuah event dan dalam penyelenggaraannya membutuhkan keterampilan khusus si pembuat acara.

  • Meeting, acara pertemuan pada perkumpulan dengan jumlah peserta yang fokus dan sedikit seperti outbreak sessions dan VIP meeting.
  • Incentive Travel, biasanya hanya dilakukan oleh perusahaan swasta sebagai incentive travel seperti business trip dan manager awarding,
  • Convention, pertemuan yang dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan suatu hal, contohnya konferensi, summit, dan FGD.
  • Exhibition, acara yang mewadahi penjual dan pembeli pada industri tertentu.

    • Special Event

    Special event juga biasanya diselenggarakan untuk tujuan tertentu. Berikut jenis-jenisnya:

  • Marketing event, acara untuk memasarkan sebuah produk seperti brand activation dan product launching.
  • Sport Event, event penyelenggaraan olahraga dan biasanya dilakukan pada periode tertentu, contohnya Piala Dunia.
  • Corporate Event, acara untuk kebutuhan perusahaan. Misalnya outing dan event peningkatan kualitas SDM.
  • Government Event, event-event pemerintah misalnya penyelenggaraan pameran kerajinan oleh Kementerian Koperasi dan UMKM.
  • Festival, untuk menyelenggarakan suatu momen tertentu dan berfokus pada komunitas tertentu seperti festival buku dan festival musik.
  • Social Event, adalah event yang diselenggarakan secara umum misalnya pernikahan dan ulang tahun.

    • Tips menjadi event organizer

    Ada beberapa tips dari Lifepal yang bisa kamu ikuti biar jadi event organizer yang sukses:

  • Memiliki tim yang solid
  • Perbanyak pengalaman dalam bidang event
  • Selalu memiliki ide yang kreatif dan inovatif
  • Perbanyak relasi bisnis
  • Perbanyak kolaborasi dengan mitra kerja lain

    • Ingat ya, semakin tinggi jam terbang event organizer, maka akan semakin mudah dalam menghadapi hal-hal yang tidak terduga.

    Mulailah mengasah ilmu bisnis, manajemen, dan juga tambah pengalaman dengan mencoba bergabung dengan event organizer biar makin siap.

    Nah, itu tadi penjelasan tentang apa itu yang dimaksud dengan event organizer? Bagaimana cara kerja? Apa saja jenis dan skala acaranya? Jadi, tertarik jadi event organizer?

    Dapatkan informasi lainnya tentang finansial,  kesehatan, perencanaan keuangan, hingga pengertian asuransi melalui Lifepal! Lifepal adalah marketplace asuransi yang menyediakan berbagai asuransi sesuai dengan kebutuhanmu dan informasi terkait percncanaan keuanganmu.

    Pertanyaan seputar event organizer

    Event Organizer adalah pengelola suatu acara yang tujuannya memperoleh keuntungan dari kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung.  
      Cara kerja event organizer mengikuti langkah berikut:

    • Perumusan konsep acara
    • Teknis acara
    • Menyusun anggaran
    • Pembagian tugas
    • Pendanaan
    • Persiapan acara
    • Pelaksanaan acara
    Pendapatan kotor event organizer bisa mencapai Rp300 juta sampai Rp500 juta
      Event organizer umum banget dipakai buat ngurusin berbagai macam acaranya dari product launching, exhibition, gathering, fun games, party planner, acara olahraga, sampai festival budaya.
    Tags :