Sistem Payroll Bikin Karyawan dan Perusahaan Jadi Tenang!

Pasangan mengurus keuangan

Mengurus gaji puluhan atau bahkan ratusan karyawan secara manual bukan perkara yang mudah. Selain prosesnya lama, terkadang terjadi kesalahan penghitungan, alhasil pembayaran gaji atau payroll karyawan tertunda.

Padahal yang namanya tanggal gajian terasa begitu sensitif bagi karyawan seperti kita, bukan? Terlepas dari itu, gaji adalah hak karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan tepat waktu. 

Namun solusi telah ditemukan dengan penggajian melalui sistem payroll.

Apa itu payroll?

Payroll adalah sistem administrasi penggajian perusahaan untuk karyawan atau pegawai secara lebih mudah. Sistem payroll memudahkan pekerjaan rutin staf HRD setiap bulannya dalam menghitung gaji yang harus dibayarkan dan dihitung berdasarkan gaji pokok, tunjangan, uang makan, dan uang lembur. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung besaran gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan penghitungan data jam kerja atau kehadiran yang terintegrasi ke dalam sistem.

Sistem automasi penghitungan gaji ini sekarang banyak dipakai oleh perusahaan. Pasalnya proses hitung gaji karyawan secara manual akan menghabiskan banyak waktu. Apalagi jika perusahaan memiliki ratusan hingga ribuan karyawan. 

Kekurangan sistem payroll manual

Sistem payroll dilakukan secara manual memiliki banyak kekurangan. Sistem payroll manual dilakukan dengan menghitung gaji karyawan melalui data absen, upah, tunjangan dan pajak penghasilan dan hal lainnya secara satu persatu. 

Metode ini selain membutuhkan waktu yang banyak juga cenderung terjadi selisih hitung, apalagi jika nilai hitung semakin besar. Maka disarankan jika menggunakan sistem payroll manual untuk memastikan perhitungan gaji sudah tepat harus dilakukan hitungan ulang. 

Hal ini tentu saja selain memakan waktu juga membutuhkan banyak orang yang memahami cara penghitungan di berbagai bidang seperti pajak, asuransi serta tunjangan karyawan.

Kendala dalam memproses payroll

Meskipun terlihat mudah ternyata sistem payroll membutuhkan proses yang rumit. Biasanya perusahaan mempercayakan urusan payroll pada perusahaan lain yang fokus mengurus soal payroll. 

Hal ini dilakukan agar perhitungan yang dilakukan akurat dan efisien sebab berkaitan langsung dengan hak karyawan. Ini adalah beberapa kendala yang sering ditemui ketika memproses payroll.

  1. Sistem absensi
  2. Salah menambah tenaga kerja
  3. Human error
  4. Menghitung potongan pajak

1. Sistem absensi

Sistem absensi yang akurat dan aman jauh lebih mudah dibandingkan dengan sistem absensi manual. Kita bisa beri contoh sistem sidik jari, dengan ini hanya pegawai yang bersangkutanlah yang dapat mengisi daftar hadir. 

Dengan begitu dapat meminimalisir kecurangan absen, dan jika pegawai tidak tercatat hadir dalam absen, maka dapat dianggap tidak masuk kerja. Ini juga dapat memudahkan sistem pencatatan untuk menentukan jatah payroll.

2. Salah menambah tenaga kerja

Kendala lainnya,  sistem pembayaran ini merupakan proses yang membutuhkan banyak tenaga kerja untuk mengurus masalah administrasi yang tidaklah gampang. Daripada menambah tenaga kerja, jauh lebih baik jika uang yang digunakan untuk berinvestasi dengan sistem payroll software.

Pastinya lebih efisien dibanding kelebihan tenaga kerja yang belum tentu dapat menyelesaikan masalah manajemen penggajian dengan akurat.

3. Human error

Pemberian gaji karyawan sebaiknya melalui elektronik bank hal ini demi meminimalisir keteledoran manajemen. Jadi disarankan bagi tiap karyawan untuk memiliki akun rekening di bank yang bekerja sama dengan perusahaan. Agar tidak ada lagi human error terkait kesalahan dalam pemberian gaji karyawan.

4. Menghitung potongan pajak

Setiap karyawan diwajibkan untuk membayar pajak penghasilan sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Salah satu tugas dari manajemen payroll adalah memastikan bahwa setiap pendapatan karyawan dipotong dengan pajak. 

Hal ini untuk menghindari perusahaan dari isu-isu legalitas ketika ada audit keuangan. Untuk memastikan perusahaan membayar pajak karyawan secara disiplin dan sesuai dengan ketentuan pemerintah diperlukanlah sistem pembayaran gaji dengan software.

Kemudahan sistem payroll dengan software

Dengan kekurangan yang dimiliki sistem payroll manual maka terbentuklah sistem payroll yang menggunakan software sebagai kekuatan utamanya. Software payroll memiliki hitungan jauh lebih mudah dan praktis. 

Sebab perusahaan tidak perlu kesulitan mengumpulkan data karyawan secara manual lagi setiap bulannya. Apalagi jika perusahaan memiliki karyawan dalam jumlah besar.

Kemudahan lainnya yaitu karena sistem dapat digunakan dalam jangka waktu panjang maka perusahaan akan lebih mudah menilai kinerja setiap karyawan dari track record yang ada. Track record ini tentunya bisa dijadikan acuan bagi perusahaan untuk lebih mudah dan transparan memberikan bonus juga pengangkatan karyawan.

Apa manfaat menggunakan sistem payroll?

Selain bisa menghemat waktu dan lebih praktis, sistem ini juga punya banyak manfaat lainnya lho. Ini dia manfaatnya.

1. Memudahkan HRD

Dengan sistem ini, HRD akan lebih mudah melihat performa karyawan dalam satu bulan. Sebab aplikasi ini pada umumnya juga terintegrasi dengan sistem absensi dan cuti karyawan. Dengan demikian, gaji karyawan akan dipotong otomatis sesuai performanya.

2. Tepat dan minim kesalahan

Selain memudahkan, dengan menggunakan sistem ini, hasil yang didapat tepat. Sebab proses hitung gaji karyawan akan dilakukan secara otomatis. Baik gaji pokok, tunjangan kerja, bonus, uang makan, uang transportasi, BPJS, dan hak-hak karyawan lainnya sehingga kesalahan dalam penghitungan gaji karyawan bisa terhindar.

3. Hemat dan efisien

Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk lebih menghemat anggaran untuk menggaji staf HRD. Untuk menghitung gaji 100 pegawai dalam satu hari, misalnya, akan membutuhkan jumlah staf HRD tiga hingga lima orang. Dengan adanya sistem ini, perusahaan bisa memangkas jumlah staf HRD agar lebih efisien.

4. Data mudah disajikan

Dioperasikan menggunakan software, penghitungan sistem ini menjadi lebih mudah dan praktis. Sebab perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan semua data di Ms. Excel. 

Semua data dapat disajikan menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja (roster), lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman, dan lainnya.

5. Menyimpan data secara otomatis

Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual karena akan membutuhkan banyak kertas dan penyimpanan. Menggunakan payroll software, data akan tersimpan secara otomatis. Kita juga bisa menghapus data sewaktu-waktu jika memang sudah tidak diperlukan lagi.

6. Jauh lebih aman

Jika perusahaan telah memiliki payroll software sendiri, perusahaan mampu menangani tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi miscommunications mengenai gaji karyawan yang harus dibayarkan.

7. Meminimalisir sanksi pajak

Selain aman sistem payroll juga memiliki keunggulan dapat membuat formulir pajak yang tentunya dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Sebelumnya proses ini mungkin dapat memakan waktu, biaya dan tenaga yang banyak namun kini pihak yang bersangkutan dapat dengan mudah mencetak formulir pajak.

Dengan begitu karyawan akan lebih mudah dalam mengurus pajak. Karena keterlambatan pembayaran pajak tentu dapat merugikan perusahaan itu sendiri sebab biaya yang dikeluarkan tidaklah murah. 

Perusahaan bisa terkena sanksi pajak yaitu sanksi atas kesalahan, kelalaian atau keterlambatan membayar pajak.

8. Meningkatkan produktivitas perusahaan

Produktivitas perusahaan tentunya juga akan semakin meningkat, karena divisi HR akan lebih fokus dalam meningkatkan aset sumber daya manusia di perusahaannya. Pastinya ini bisa membantu bisnis perusahaan lebih maju dan berkembang, seperti meningkatkan penjualan dan perluasan bisnis.

9. Transparansi pembayaran

Slip gaji dapat menunjukkan transparansi tim HR kepada karyawan, dengan begitu karyawan dapat mengetahui segala rincian pemasukan dan potongan yang terdapat pada gaji total setiap bulannya. Ini dimaksudkan agar tiap karyawan tahu dari mana datang dan berkurangnya gaji mereka setiap bulannya. 

Seperti biaya pemotongan premi BPJS, pajak penghasilan atau bahkan pemasukan dari semua uang tunjangan yang diberikan perusahaan. Jadi udah nggak ada rahasia-rahasiaan deh!

10. Pinjaman dana karyawan lebih mudah

Sistem payroll juga mendukung perusahaan yang memiliki program pinjaman dana bagi karyawan. Cara kerjanya yaitu perusahaan hanya perlu meminta bank yang sudah bekerja sama untuk melakukan auto debit untuk keperluan pinjaman. 

Perusahaan juga bisa memberlakukan potongan dalam proses pelunasan pinjaman oleh karyawan tertentu. Hal ini dapat meminimalisir karyawan yang sering berdalih agar tidak melunasi pinjaman.

Faktor perhitungan gaji dalam sistem payroll

Umumnya sistem payroll memiliki faktor-faktor yang menjadikan acuan atau penentu dalam masalah perhitungan gaji karyawan. Lalu apa aja sih faktor-faktor itu? Yuk cari tahu!

1. Waktu kerja

Sebenarnya di Indonesia sendiri, perhitungan gaji itu memang tidak sepenuhnya diambil dari waktu kerja karyawan. Tapi meskipun begitu, adanya data mengenai jumlah waktu kerja karyawan di sistem payroll tetap masih diperlukan. Hal ini berguna untuk memudahkan perusahaan dalam menetapkan kebijakan atau aturan yang ada.

Contohnya adalah ketika kamu sering terlambat bekerja maka kinerja kamu dapat terlihat buruk oleh perusahaan. Kemudian perusahaan bisa mengambil sebuah kebijakan pemotongan gaji bagi karyawan yang melewati jam masuk kerja ketika absen di kantor. Atau kelebihannya, bagi kamu yang suka bekerja extra atau lembur, ini juga bisa menjadi data hitung uang lembur tambahan kamu.

2. Tunjangan dan benefit

Tunjangan ini masuk di faktor kedua dalam perhitungan sistem payroll loh! Jadi kalau kamu melihat pada slip gaji ada uang yang terpotong atau bahkan bertambah, itu karena tunjangan yang kamu miliki. Tunjangan yang dimaksud di antaranya adalah tunjangan jabatan, kesehatan, makan siang, pensiun, bonus, asuransi, uang lemburan, dan lainnya.

3. Tunjangan hari raya (THR)

Ada yang tahu nggak? Kenapa THR dibedakan dengan faktor tunjangan lainnya? Jawabannya yaitu karena THR sendiri dalam sistem payroll merupakan salah satu tunjangan yang unik. Kenapa unik? Karena ternyata di negara lain misalnya Korea dan Jerman, tidak ada loh jenis tunjangan seperti ini. Maka penting banget nih bagi para HR untuk tahu mengenai aturan dari jenis tunjangan ini. Sebab tunjangan hari tua ternyata tidak diatur dalam UU Ketenagakerjaan.

Tunjangan unik ini ternyata diatur oleh Permen Ketenagakerjaan nomor 6 tahun 2016 yaitu mengenai Tunjangan Hari Keagamaan. Jadi THR itu seperti bonus diluar upah karyawan yang diberikan satu tahun sekali dan diberikan sesuai dengan hari raya keagamaan masing-masing karyawan.

Jumlah THR yang didapat oleh karyawan adalah sebesar satu kali gaji dengan masa 12 bulan kerja. Terus gimana kalau belum 1 tahun kerja, dapat THR juga nggak sih? Dapet dong, cuma dihitung dengan cara prorate yaitu masa kerja karyawan dibagi 12 bulan dan di kali 1 bulan gaji karyawan. Itulah cara menghitung THR yang didapat bagi karyawan yang belum genap 1 tahun bekerja.

4. Pajak penghasilan PPh 21

Faktor lainnya yang menentukan perhitungan gaji karyawan adalah pajak penghasilan yang harus dibayarkan kepada pemerintah. Penting banget nih bagi para HR untuk selalu update informasi mengenai kebijakan pemerintah yang berhubungan langsung dalam urusan pajak, administrasi dan hal terkait.

Hal ini diatur dalam UU nomor 36 tahun 2008 yang menjadi perubahan keempat mengenai pajak penghasilan. Pada pasal 17 diatur besaran yang harus dibayarkan oleh wajib pajak orang pribadi dalam negeri, sebagai berikut:

Lapisan Penghasilan Kena Pajak (PKP) Persentase Tarif Pajak
Sampai dengan Rp 50.000.000 5%
Di atas Rp 50.000.000 hingga Rp 250.000.000 15%
Di atas Rp 250.000.000 hingga Rp 500.000.000 25%
Di atas Rp 500.000.000 30%

Jenis gaji yang dikenakan pajak penghasilan pada sistem payroll

Nah setelah tahu mengenai pajak yang menjadi salah satu faktor perhitungan dalam sistem payroll. Sekarang kita beralih ke jenis gaji atau upah seperti apa sih, yang dikenai pajak penghasilan?

Direktorat Jenderal Pajak Indonesia membagi jenis biaya yang dikenai pajak penghasilan sebagai berikut:

  1. Pemberi kerja yang membayar gaji, tunjangan dan lainnya sebagai imbalan pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai atau non pegawai.
  2. Bendahara pemerintah yang membayar gaji, tunjangan dan pembayaran lain sehubung dengan pekerja jasa atau kegiatan.
  3. Dana pensiun atau badan lain yang membayar uang pensiun dan pembayaran lain dalam rangka pensiun.
  4. Badan yang membayar honorarium atau pembayaran lain sebagai imbalan sehubungan dengan jasa termasuk jasa tenaga ahli yang melakukan pekerjaan bebas.
  5. Penyelenggara kegiatan yang melakukan pembayaran sehubung dengan pelaksanaan suatu kegiatan.

Hitungan pajak sendiri merupakan penghasilan bruto yang telah dikurangi penghasilan yang tidak dikenakan pemotongan yang besarnya ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan.

Cara menghitung gaji menggunakan sistem payroll

Dalam menghitung gaji karyawan tetap dan karyawan freelance menggunakan sistem ini, ada perbedaan cara hitung. Bukan hanya ditinjau dari besarnya penerimaan gaji, tetapi juga dari cara hitung besaran gaji tersebut. 

Proses perhitungan gaji karyawan tetap dan karyawan freelance tidak sama. Penghitungan gaji karyawan biasanya berdasarkan pada masa kerja, jabatan, serta apakah karyawan tersebut termasuk dalam kategori karyawan tetap atau karyawan lepas dengan gaji harian atau bulanan. 

Apalagi karyawan lepas biasanya hanya menerima penghasilan berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil pekerjaan, atau penyelesaian suatu pekerjaan yang sifatnya sementara. 

Contoh 1: Sistem penggajian payroll 

Supaya lebih jelas, berikut adalah contoh penerapan penggajian otomatis melalui sistem payroll.

Amanda adalah karyawan tetap sebuah perusahaan. Ia berstatus lajang dan memiliki gaji pokok sebesar Rp4.000.000, tunjangan transport sebesar Rp20.000 per hari, uang makan Rp20.000 per hari, serta asuransi sebesar Rp200.000 per bulan. Berapa gajinya setelah dipotong pajak?

Contoh 2: Sistem penggajian payroll

Adi adalah seorang karyawan lepas atau karyawan freelance (tidak tetap) di perusahaan yang sama. Total gajinya dalam satu bulan yang sama dengan Amanda. Namun, ia tidak mendapat pengurangan dari biaya jabatan. Ini dia gaji yang harus dibayarkan perusahaan kepada Adi.  

Contoh 3: Sistem penggajian payroll

Penggunaan sistem ini akan menyajikan penghitungan yang berbeda untuk karyawan tidak tetap dengan gaji yang dibayarkan harian. Terdapat empat kondisi penghitungan PPh, yaitu:

Apabila karyawan tidak tetap gajinya dibayarkan harian untuk masa kerja 20 hari, maka sistem penghitungan gaji akan berubah.

Sedangkan pada hari ke-19 dan 20 berlaku kondisi perhitungan PPh yang ketiga dengan pemotongan PTKP yang sebenarnya sebanyak jumlah hari kerja karena penghasilan kumulatif telah melebihi batas Rp4.500.000.

Sistem ini sangat membantu perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar. Selain bisa memberikan gaji karyawan dengan perhitungan yang tepat, sistem ini dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang. 

Dengan demikian, perusahaan akan memiliki track record masing-masing karyawan yang nantinya bisa dijadikan acuan untuk memberikan bonus. Apalagi kini sudah banyak pihak yang menyediakan software sistem payroll ini.