Pengertian Kwitansi Serta Fungsi, Jenis, dan Penerapannya
Pengertian kwitansi adalah sebuah dokumen atau berkas yang menjadi alat bukti atas transaksi pembayaran atau penerimaan sejumlah uang.
Kwitansi dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak penerima uang, kemudian diserahkan kepada pemberi uang atau dalam hal ini orang yang melakukan pembayaran. Umumnya disertai juga dengan pembubuhan tanda tangan di atas materai oleh kedua belah pihak demi menguatkan legalitas transaksi.
Demi mengenal lebih dalam kwitansi, Anda harus mengenal terlebih dahulu ciri-ciri kwitansi. Simak penjelasannya seperti di bawah ini.
Ciri-ciri Kwitansi
Pada umumnya, sebuah kwitansi dilengkapi dengan beberapa faktor yang meliputi:
- Kop perusahaan (institusi/lembaga/toko).
- Nama dan tanda tangan penerima dan pemberi uang.
- Nominal pembayaran baik ditulis dengan angka atau huruf.
- Tujuan pembayaran atau jenis transaksi.
- Tanggal transaksi.
- Nomor kwitansi.
- Keterangan tempat.
Selain itu, terdapat pula beberapa ciri-ciri khusus atas sebuah kwitansi. Untuk memudahkan penggunaannya, setiap ciri-ciri tersebut perlu Anda pahami, antara lain:
1. Kwitansi memiliki dua bagian
Pada umumnya, kwitansi terbagi menjadi dua bagian, yaitu bagian subkwitansi sebagai bukti dari penerima uang dan bagian sebelah kanan yang diperuntukkan pihak yang menyerahkan dana atau pembayaran uang.
2. Kwitansi terdiri atas rangkap atas dan bawah
Kwitansi rangkap atas dan bawah memiliki fungsi bagi penerima dan pembayar. Biasanya rangkap atas diberikan kepada pihak pembayar, sedangkan rangkap bawah akan digunakan pihak penerima sebagai arsip keuangan.
3. Kwitansi memuat beberapa informasi terkait transaksi
Isi dari kwitansi memuat informasi, seperti jumlah uang yang dibayarkan dalam bentuk angka dan huruf, nama lengkap pihak pembayar yang menyerahkan uang, tempat dan tanggal penyerahan uang, dan nama serta tanda tangan pihak penerima uang.
Jenis-jenis Kwitansi Beserta Cara Menggunakannya
Untuk mempermudah pengertian kwitansi, ada lima jenis yang membedakannya yang perlu Anda ketahui. Kelima jenis itu memiliki cara penggunaan yang berbeda-beda. Berikut penjelasannya.
1. Kwitansi transfer uang
Biasanya kwitansi ini banyak digunakan dalam transaksi perbankan. Pada dasarnya, penggunaannya tidak rumit dan hampir sama dengan kwitansi umumnya. Hanya saja yang jelas dalam kwitansi ini telah tercantum nomor rekening penerima dana.
2. Kwitansi transaksi produk
Kwitansi ini banyak digunakan dalam transaksi pembelian produk atau barang. Tertera pada kwitansi ini adalah penjelasan barang apa saja yang dibeli oleh konsumen atau pembayar. Selain itu, lebih detailnya ada tipe barang, nomor seri produk, alamat konsumen, dan harga barang yang dibeli.
3. Kwitansi serah terima uang
Jenis kwitansi ini sering banyak digunakan oleh masyarakat luas, khususnya dalam transaksi serah terima uang. Pada kwitansi ini, ada keterangan jumlah uang yang diserahkan kepada pihak penerima yang bisa berupa perusahaan, lembaga, toko, dan institusi.
Jadi bila ada kwitansi seperti ini, maka akan dianggap sebagai bukti pembayaran yang sah dan disetujui oleh kedua belah pihak, yakni penerima dan pengirim uang.
4. Kwitansi bukti pembayaran
Kwitansi bukti pembayaran sering banyak digunakan masyarakat dalam urusan jual beli. Di dalamnya akan menerangkan jumlah uang, untuk pembayaran apa, dan nama pihak pembayar atau pemberi dana. Dalam hal ini, kwitansi bisa dijadikan bukti angsuran atau pelunasan.
5. Kwitansi cash receipt
Kwitansi ini sering digunakan dalam dunia lingkungan kerja, baik di perusahaan, instansi, atau lembaga. Kwitansi ini akan menerangkan setiap dana yang keluar dan masuk. Setelah transaksi selesai, kwitansi akan dijadikan arsip sebagai bukti keuangan pada proses audit agar terhindar dari tindak penggelapan uang.
Contoh-Contoh Kwitansi yang Anda Bisa Gunakan
Sebagaimana terdapat berbagai jenis kwitansi sesuai fungsinya, maka tiap jenisnya pun memiliki bentuk-bentuk yang berbeda, yaitu seperti berikut ini.
1. Contoh kwitansi transfer uang
2. Contoh kwitansi transfer produk
3. Contoh kwitansi serah terima uang
4. Contoh kwitansi bukti pembayaran
5. Contoh kwitansi cash receipt
Dengan memahami pengertian kwitansi, maka harapannya Anda dapat bertransaksi dengan aman dan lebih mudah dalam mengelola keuangan. Selain dibina oleh rasa saling percaya, transaksi yang ideal pun tetap membutuhkan berkas catatan resmi sebagai pembukti.
Satu lagi, sangat dianjurkan bagi Anda selaku pebisnis untuk tidak menggunakan atau menyerahkan kwitansi kosong untuk menghindari risiko terjadinya penipuan dan tentu merugikan Anda dan perusahaan saat melakukan audit keuangan.