Ketahui Tugas Staff Administrasi Hingga Kisaran Gajinya

staff administrasi

Bila melihat situs lowongan kerja, staff administrasi menjadi posisi yang paling banyak dicari perusahaan. Staf admin sendiri merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan administratif atau ketatausahaan perusahaan

Posisi ini memiliki porsi yang cukup penting dalam sebuah perusahaan.

Sekilas tugas seorang staff admin terlihat sederhana. Tapi tak banyak yang tahu kalau tugasnya cukup kompleks dan menyita waktu. 

Lalu apa saja tugas dan tanggung jawab seorang staf administrasi? Berikut penjelasannya. 

Tugas dan tanggung jawab staf admin

Posisi staff administrasi dibutuhkan di hampir semua industri dengan tugas mengelola dan mendistribusikan informasi di dalam kantor. Tapi bukan hanya ini saja peranan staff admin perusahaan atau organisasi. 

Berikut beberapa tugas umum staf admin:

Korespondensi 

Staff admin bertugas membuat surat keperluan kantor seperti surat perintah kerja, surat penawaran barang dan jasa, surat perpanjangan kontrak, surat penjualan, hingga beberapa jenis surat lainnya. 

Selain itu, staff admin juga menerima surat yang masuk untuk kemudian diteruskan ke bagian tertentu. 

Dokumentasi 

Sebagian perusahaan menugaskan staff administrasi untuk membantu dokumentasi. Tak hanya menyimpan mengatur dan mengelola dokumen, staff administrasi dibutuhkan untuk mengetik, mengedit dan mengoreksi dokumen. 

Tak jarang, admin juga bertugas sebagai notulen di rapat kantor atau perusahaan. 

Pengarsipan dan rekap data 

Tugas umum yang biasanya dilakukan staff administrasi adalah pengarsipan data. Pekerjaan ini bertujuan agar data-data jadi lebih mudah dikelola dan diorganisir dengan baik. Selain itu staff administrasi juga bertugas untuk mengumpulkan dan menyusun dokumen perusahaan atau instansi. 

Biasanya data yang direkap berasal dari klien atau konsumen. Karena banyaknya data yang diterima, staff administrasi harus teliti dalam merekap data-data yang ada. 

Pengagendaan

Tugas lain yang umumnya dikerjakan staff administrasi adalah membuat agenda kantor. Ini dilakukan agar jadwal pimpinan perusahaan atau instansi tidak tercampur dengan kegiatan lain. Bahkan, ada juga staff administrasi yang diberi wewenang untuk mengagendakan kegiatan dalam jangka waktu bulanan hingga tahunan. 

Menjawab telepon

Seorang admini kantor harus komunikatif, sebab berkaitan dengan tugasnya untuk menangani telepon dari klien atau pihak lain. 

Hanya saja, tugas ini umumnya ada di perusahaan skala kecil saja. Perusahaan besar memakai customer service untuk menangani panggilan keluar masuk. 

Menyiapkan akomodasi dan tiket perjalanan dinas 

Karyawan yang hendak melakukan perjalanan dinas kebutuhan akomodasi dan tiket akan disiapkan oleh staff administrasi. 

Tugas ini dilakukan agar alur keuangan perusahaan bisa terorganisir dengan baik. 

Memastikan persediaan ATK 

Tugas lain dari staff administrasi adalah mencatat dan memastikan persediaan alat tulis kantor.

Meski terlihat sederhana, namun ketersediaan ATK di kantor sangat penting agar kegiatan perkantoran bisa berjalan dengan baik.

Kisaran gaji staff administrasi 

Setiap perusahaan atau instansi memiliki standar gaji yang diberikan untuk posisi staff administrasi. 

Berapa gaji staff admin? Ini rinciannya. 

Gaji staff admin di berbagai kota

Kebanyakan perusahaan berpatokan pada upah minimum regional (UMR) atau upah minimum kota (UMK).  Di Jakarta, posisi administrator kantor memiliki penghasilan Rp4 jutaan per bulan. 

Berikut daftar gaji staff administrasi tertinggi di Indonesia 

Lokasi perusahaan Gaji per bulan 
Bandung Rp4.861.200 
Jakarta Rp4.059.525
Bekasi Rp3.743.091
Medan Rp3.719.227
Bogor Rp3.523.501

Gaji staff admin di perusahaan besar 

Tapi, bila kamu membandingkan dengan perusahaan multinasional atau perusahaan besar, nominalnya pun akan jauh berbeda.  

Berikut daftar gaji staff administrasi di beberapa perusahaan besar di Jakarta. 

Nama perusahaan Gaji per bulan 
PT Gudang Garam Tbk Rp12.147.439 
Chevron Rp10.381.966
Total Rp10.022.375
Adaro Energy Rp9.392.413

Hitung gaji bersihmu sebagai staf admin 

Besaran gaji di atas sebagai acuan nilai tertinggi saja, bukan patokan dasar untuk penggajian rata-rata di kota tersebut.

Penasaran dengan berapa gaji yang didapatkan setelah dipotong biaya administrasi dan lainnya? Coba hitung dengan kalkulator gaji bersih Lifepal berikut.

Selain gaji, sebagian perusahaan pun turut memberikan tunjangan bagi karyawannya, salah satunya adalah asuransi kesehatan.

Meski begitu, jangan lupa sisihkan anggaran untuk asuransi kesehatan pribadi. Memiliki asuransi, bisa terhindar dari tagihan berobat yang akan menguras tabungan.

Syarat menjadi staff administrasi 

Buat kamu yang hendak melamar di posisi ini, ada beberapa syarat dan kualifikasi yang harus dipenuhi untuk menjadi staff administrasi. Berikut ini diantaranya:

  • Pendidikan terakhir administrasi bisnis
  • Memahami prinsip akuntansi dan pembukuan 
  • Komunikatif dan terampil berbahasa Inggris termasuk menulis, tata bahasa dan ejaan 
  • Mengerti dan berpengalaman dengan software akuntansi 
  • Mampu membaca dan memasukan data secara detail 
  • Detail dan mampu menyimpan catatan atau dokumen secara teratur 
  • Manajemen waktu baik 
  • Mampu mengidentifikasi dan memecahkan masalah
  • Skill staff administrasi

    Menjadi staff administrasi yang handal selain kerja keras, ada keterampilan yang harus dimiliki, diantaranya:

    Kemampuan berkomunikasi 

    Keterampilan ini harus dimiliki karena administrator kantor juga berhubungan dengan klien atau pihak lain. 

    Selain komunikatif, staff administrator juga harus bisa berkomunikasi melalui tulisan. Karena tugas utamanya yang berhubungan dengan korespondensi atau surat menyurat. 

    Manajemen arsip

    Keterampilan pengarsipan, pengurutan dan pengorganisasian umum menjadi syarat lain yang dibutuhkan staff administrasi. 

    Mengetik 

    Karena juga bertugas sebagai notulensi, administrator kantor dituntut mampu mengetik dengan kecepatan tertentu. Tidak ada patokan khusus, namun umumnya mampu mengetik sekitar 50 kata per menit (wpm) dengan akurasi 100 persen. 

    Layanan pelanggan 

    Seperti dijelaskan sebelumnya, salah satu tugas pekerja administrasi adalah menerima panggilan dari klien atau pihak lain. Karenanya, persiapkan diri dengan kemampuan melayani pelanggan dengan baik. 

    Analisis data 

    Bakat khusus yang harus dimiliki staff administrasi adalah menganalisis data. Kemampuan ini dibutuhkan untuk menyusun laporan dan mengumpulkan bahan penelitian dari departemen terkait. 

    Tips menjadi staff administrasi handal

    Meski pekerjaan administrator kantor lebih banyak berkutat dengan hal-hal teknis, tapi posisi ini bisa lho untuk mengembangkan potensi diri. Bukan nggak mungkin juga bisa menjadikan kamu sebagai administrator handal dan terpercaya. 

    Jika kamu berkeinginan menjadi staff administrasi yang bisa diandalkan perusahaan atau instansi. Mau tahu langkah apa saja yang bisa dilakukan?  

    Merancang skala prioritas 

    Sebagai admin kantor kamu harus siap berhadapan dengan tumpukan dokumen yang harus disusun, input data, menerima dan menelpon klien dan sebagainya. Load kerja yang tinggi ini harus disiasati dengan menentukan skala prioritas. 

    Kamu harus menyusun rencana harian, pekerjaan mana yang harus diprioritaskan. Urutkan pekerjaan harian mulai dari yang paling penting. Ini dilakukan agar pekerjaan kamu lebih efektif. 

    Belajar manajemen waktu yang baik 

    Jika rancangan skala prioritas kamu berjalan dengan baik, otomatis waktu bekerja pun jadi lebih mudah diatur. 

    Meski begitu, tetap prioritaskan kesehatan diri sendiri. Manajemen waktu yang baik harus diterapkan setiap hari. Ini bisa membantu kamu jadi lebih fokus hingga hasil pekerjaan pun jadi maksimal. 

    Mampu mengoperasikan aplikasi penunjang pekerjaan 

    Administrator kantor dituntut mampu mengoperasikan berbagai macam aplikasi penunjang pekerjaan. Seperti Microsoft Excel, Microsoft Word, Power Point, hingga aplikasi editing foto.

    Agar bisa menjadi staff admin yang handal, gunakan waktu untuk belajar secara otodidak. Sebab dengan memahami aplikasi penunjang pekerjaan tersebut, maka bisa memudahkan pekerjaan kamu juga. 

    Responsif dan komunikatif 

    Admin perkantoran pastinya sering berinteraksi dengan banyak orang. Belum lagi tugasnya yang berkoordinasi dengan divisi lain atau klien. Karena itu dibutuhkan seseorang yang komunikatif dan responsif dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. 

    Tingkatkan skill komunikasi kamu, sehingga bisa menekan miss komunikasi di kemudian hari. 

    Mampu mengontrol emosi 

    Berhadapan dengan banyak orang dan divisi, pastinya menguras emosi ya. Ditambah lagi dengan permintaan dokumen yang harus detail dalam penulisannya. Solusi yang bisa dilakukan adalah manajemen emosi yang baik. 

    Dengan mampu mengontrol emosi, kamu bisa melayani banyak orang dengan baik. 

    Bersifat profesional 

    Kebanyakan admin perkantoran tidak mempunya atasan langsung yang mensupervisi tugasnya. 

    Meski begitu, kamu harus tetap profesional dalam menjalankan tugas. Sebisa mungkin pisahkan urusan pribadi dengan kantor agar fokus dalam bekerja. 

    Nah, itulah informasi mengenai staff administrasi di perusahaan. Masih punya pertanyaan lain soal pengembangan karir, tips mengelola bisnis, hingga mau tahu asuransi terbaik untukmu? Konsultasikan dengan ahlinya di Tanya Lifepal!

    Pertanyaan seputar staff administrasi 

    Staff administrasi merupakan pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan administratif atau ketatausahaan perusahaan. Posisi ini memiliki porsi yang cukup penting dalam sebuah perusahaan.
    Di Jakarta, posisi administrator kantor memiliki penghasilan Rp4 jutaan per bulan. 

    Selain gaji, sebagian perusahaan pun turut memberikan tunjangan bagi karyawannya, salah satunya adalah asuransi kesehatan.

    Meski begitu, jangan lupa sisihkan anggaran untuk asuransi kesehatan pribadi. Memiliki asuransi, bisa terhindar dari tagihan berobat yang akan menguras tabungan.

    Fungsi dari seorang administrator perkantoran adalah sebagai berikut:

    • Pekerjaan jadi lebih efektif dan efisien 
    • Manajemen tersusun dengan baik 
    • Kerjasama terstruktur rapi 
    • Pengarsipan terorganisir