Pengertian Manajemen Proyek dan 7 Tips Menjalankannya Agar Sukses

manajemen proyek

Untuk menyelesaikan sebuah tugas yang diberikan oleh atasan kepada kita tentu harus ada perencanaan matang dari sisi manajemen proyek. Sebab, kalau semuanya dilakukan dengan cara yang asal-asalan atau konvensional, mungkin aja hasil yang diberikan gak maksimal. 

Hal ini penting banget untuk kamu yang baru pertama kali diberikan kepercayaan oleh atasan untuk mengerjakan sebuah proyek besar. Pastinya ini menjadi tantangan sekaligus kesempatan agar bisa menunjukan kemampuan terbaik di mata perusahaan. Benar, gak?

Tapi mungkin banyak yang belum tahu apa itu manajemen proyek dan apa fungsinya bagi sebuah perusahaan? Simak ulasannya berikut ini. 

Baca juga: Pentingnya Manajemen Keuangan, Agar Bisnis Makin Berkembang Pesat

Pengertian manajemen proyek

membahas manajemen proyek
Apa itu manajemen proyek?

Proyek memiliki sifat yang sementara dan ada batas waktunya sampai sebuah proyek tersebut selesai. Kegiatannya pun tidaklah rutin, tapi membutuhkan perencanaan yang matang untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan. 

Biasanya, untuk mencapai tujuan sebuah proyek membutuhkan banyak orang dari berbagai keterampilan. Nah di sinilah peran dari proyek manajemen, memastikan semuanya terorganisir, sesuai dengan rencana yang telah dianggarkan di awal. 

Bisa dibilang, proyek manajemen adalah penerapan pengetahuan dan keterampilan dalam kegiatan proyek agar tujuannya tercapai.

Tujuan manajemen proyek 

tujuan manajemen proyek
Apa tujuannya?

Manajemen proyek dilakukan bukan semata-mata untuk mengorganisir seluruh kegiatan proyek saja, melainkan ada beberapa tujuan penting lainnya di antaranya, 

  • Menjadikan proyek selesai sesuai dengan rencana.
  • Memberikan pengawasan yang efektif terhadap seluruh tim proyek.
  • Menyelesaikan proyek tepat waktu yang ditentukan dengan biaya yang dianggarkan. 
  • Mencapai keefektifan dalam penggunaan seluruh sumber daya di dalam kegiatan proyek.

Ruang lingkup manajemen proyek 

Lingkup manajemen project
Apa saja yang masuk ruang lingkupnya?

Kegiatan ini tidak bisa sembarangan, agar lebih fokus harus mengetahui mana ruang lingkupnya. Berikut ini, berikut ini ruang lingkup tugas dari sebuah manajemen proyek, 

  • Menentukan jangka waktu pelaksanaan proyek tersebut, dari awal sampai selesai.
  • Merencanakan segalanya, mulai dari teknik, sumber daya, kualitas, penggunaan alat, demi keberhasilan proyek. 
  • Mengontrol pelaksanaan proyek 
  • Memastikan proyek berjalan sesuai dengan perencanaannya, sesuai dengan kualitas yang diharapkan. 

Tahapan-tahapan manajemen proyek

Apa saja tahapan project management?
Apa saja tahapannya?

Agar proyek berjalan sesuai dengan rencana dan target, perlu dipikirkan apa saja tahapan-tahapannya.

1. Inisiasi proyek (Initiating) 

Mengkalkulasikan segala yang dibutuhkan, mulai dari mendefinisikan proyek sampai pengelompokan sumber daya yang bakal digunakan.

2. Perencanaan (planning)

Membuat perencanaan yang jelas terkait bagaimana proyek tersebut dikerjakan dengan jelas. Dalam tahapan ini, kamu bakal mengetahui, berapa waktu sampai biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. 

3. Eksekusi 

Mengerjakan seluruh kegiatan yang telah direncanakan. 

4. Pemantauan dan pengendailan 

Memberikan perhatian penuh terhadap segala kegiatan yang sedang dilakukan agar sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya. 

5. Penutupan 

Melihat hasil akhirnya dan menghentikan seluruh penggunaan sumber daya. 

Tips menjalankan manajemen proyek yang baik

Kalau kamu lagi ada di situasi seperti itu atau kedepannya merasa optimis bakal mengalaminya maka gak ada salahnya untuk melihat 7 tips menjalankan manajemen proyek yang tepat dan akurat berikut ini:

1. Ketahui ekspektasi perusahaan

manajemen proyek
Cari tahu dulu apa ekspektasi perusahaan. (Shutterstock)

Mengutip dari Career Addict, hal pertama yang harus kamu lakukan sebagai team leader adalah dengan mengetahui ekspektasi yang diinginkan oleh atasan dari manajemen proyek.

Ada beberapa hal juga yang harus kamu tanyakan yakni seperti bujet yang disiapkan berapa jumlahnya, berapa lama waktu yang diberikan dan apakah bisa merekrut orang yang diinginkan. Dengan begitu kamu dapat mengukur target apa aja yang harus dicapai. 

Selanjutnya, yang kamu harus lakukan adalah menyampaikan ekspektasi tersebut kepada anggota tim supaya pesan yang disampaikan oleh direksi bisa ditangkap dengan benar. Jangan sampai hal ini menjadi sebuah blunder, sebab jika terjadi miskomunikasi bakal menghambat proses pengerjaan proyek kedepannya.

Baca juga: Awas Kelilit Utang! Ini 5 Tanda Kalau Manajemen Keuanganmu Buruk

2. Merencanakan proyek dari awal hingga akhir

manajemen proyek
Rencanakan dari awal hingga akhir. (Shutterstock)

Untuk menjalankan sebuah pekerjaan yang besar tentu harus memiliki perencanaan yang besar juga dari tahap awal sampai akhir. Agar segalanya berjalan lancar kamu harus membagi perencanaan tersebut ke dalam dua fase.

Fase utama yakni merencanakan segala sesuatu yang bersifat teknis, mulai dari planning, executing dan closing. Sementara itu, untuk fase sekunder adalah mengkoordinasikan segala hal teknis sebelumnya kepada para anggota agar bisa dijalankan dengan sebaik-baiknya.

Dengan begitu kamu bisa mengukur sejauh apa progress yang udah dijalankan dari titik awal sampai akhir.

Baca juga: Buat Top Manajemen: Jangan Cuma Bisa Menuntut, Membangkitkan Talenta Bawahan Juga Penting

3. Kenali klien lebih dalam

manajemen proyek
Kenali klien. (Shutterstock)

Seperti yang udah sempat disinggung di atas tentang target. Untuk mencapai target tersebut kita perlu bekerja sama dengan pihak eksternal atau klien.

Beberapa poin yang harus kamu perhatikan adalah:

  •         Mendefinisikan goals dari pihak klien
  •         Menggaris bawahi objectif yang mau dicapai
  •         Mengidentifikasi para pemangku kepentingan yang ikut serta dalam manajemen proyek
  •         Mengetahui kepentingan pihak eksternal
  •         Memahami ekspektasi yang diperlukan pihak klien

Jadi gak hanya dari sisi perusahaan kita sendiri yang harus dimengerti, kamu juga perlu memperhatikan kepentingan pihak eksternal.

4. Mengetahui kelebihan dan kekurangan anggota tim

manajemen proyek
Pahami setiap kelebihan dan kelemahan tim. (Shutterstock)

Salah satu yang sering menjadi penyebab sebuah proyek gak berjalan dengan mulus adalah deskripsi pekerjaan yang dimiliki setiap orang gak sesuai sama potensi yang dimilikinya. Padahal ini punya peran yang vital dalam progress manajemen proyek lho.

Sebelum membagi jenis pekerjaan kepada masing-masing anggota ada baiknya kamu mengidentifikasi skill apa yang menjadi kelebihan serta kekurangan setiap orang. Atau kalau gak mau pusing kamu bisa menanyakannya langsung kepada setiap orang. 

Dengan begitu kamu bisa memilah mana yang kira-kira cocok menangani tugas tertentu dan bisa memberikan dampak positif terhadap kinerja tim secara keseluruhan.

5. Menjaga komunikasi antar anggota

manajemen proyek
Jaga komunikasi. (Shutterstock)

Udah sepatutnya jika kamu menjadi seorang team leader harus bisa menjaga arus komunikasi antar satu orang dengan yang lainnya.

Ini berguna untuk mencegah terjadinya miskomunikasi serta suasana dingin yang terjadi pribadi antar pribadi. Bila ada masalah yang udah terlanjur terjadi, kamu harus menjadi penengah yang baik dan mencari jalan keluar yang adil.

6. Memotivasi tim dan adakan pertemuan rutin

manajemen proyek
Adakah meeting rutin. (Shutterstock)

Selanjutnya kamu juga harus memotivasi seluruh anggota tim supaya produktivitas kerja bisa tetap konsisten dari awal hingga akhir. Untuk bisa melakukan hal itu kamu bisa mengadakan pertemuan rutin sebanyak seminggu sekali atau dua minggu sekali bersama tim.

7. Adakan evaluasi proyek setelah selesai

manajemen proyek
Selalu lakukan evaluasi. (Shutterstock)

Biarpun berakhir manis ataupun pahit, setiap manajemen proyek yang kamu lakukan harus menjadi bahan evaluasi bagi masing-masing orang yang terlibat di dalamnya supaya ke depannya bisa menjadi pelajaran. 

Nah itulah serba-serbi soal manajemen proyek yang baik dan benar dan 7 tips menjalankannya. Walaupun baru pertama kali melakukannya tapi kamu bisa menghindari beberapa kesalahan yang udah disebutkan di atas. Semoga sukses! (Editor: Ruben Setiawan)