Umpan Balik – Jenis, Cara Memberikan Feedback, dan Tipsnya

Berkomunikasi dengan orang lain merupakan aktivitas sehari-hari kita sebagai makhluk sosial. Apalagi bila pekerjaan kita mengharuskan adanya hubungan dan jalinan komunikasi dengan orang lain, kerja dalam tim, atau jasa pelayanan kepada pihak lain. 

Artinya, komunikasi bisa dilakukan oleh pribadi, kelompok, hingga massa yang jumlahnya besar. Bentuk komunikasi pun beragam dan tidak harus secara verbal, namun bisa juga melalui perilaku atau gerak-gerik sebagai respons atau pesan yang disampaikan pihak komunikator (pemberi pesan).

Nah, sebagaimana komunikasi menjadi bagian tidak terpisahkan dari kehidupan kita sehari-hari, maka diperlukan sebuah timbal balik komunikasi yang baik pula. Salah satu tahapan penting dalam berkomunikasi adalah pemberian umpan balik atau feedback.

Penyampaian pesan dan membalasnya dengan umpan balik sebenarnya sudah sering kita lakukan. Namun apakah kita sudah melakukannya dengan baik? Mari kita bedah mengenai umpan balik ini.

Jenis umpan balik

Dikutip dari Dictio, umpan balik adalah tanggapan yang disampaikan oleh komunikan (penerima pesan) ketika seorang komunikator (pemberi pesan) menyampaikan pesannya. 

Sederhananya, umpan balik adalah respons atau tanggapan yang kita berikan atas pesan yang disampaikan orang lain kepada kita.

Umpan balik sebetulnya adalah proses komunikasi yang memberi penegasan bahwa maksud dari sang pemberi pesan sudah tersampaikan. Tapi umpan balik yang jujur belum tentu direspons positif karena bisa saja umpan balik yang diberikan justru negatif. 

Di bidang akuntansi juga, umpan balik digunakan untuk merespons sebuah penyajian data akuntansi. Gunanya untuk menguatkan atau memperbaiki ekspektasi dari data yang disajikan. 

Mari kita gali lebih dalam jenis-jenis umpan balik berikut ini!

1. Umpan balik positif-negatif

Umpan balik positif menandakan bahwa penerima pesan benar-benar memahami dan mau bekerja sama dengan pemberi pesan untuk mencapai sasaran komunikasi. Dalam umpan balik positif, penerima pesan juga tidak memberikan sikap perlawanan. 

Contohnya, komunikan yang mengangguk-angguk atau bersemangat menimpali pernyataan komunikator. 

Sebaliknya, umpan balik negatif ditunjukkan dengan sikap penerima pesan yang tidak setuju dengan apa yang disampaikan pemberi pesan. 

Ketidaksukaan yang ditunjukkan penerima pesan tidak harus menyikapi konten pembicaraan, namun bisa saja disebabkan gaya bicara pemberi pesan atau sikap pemberi pesan.

Contohnya, sikap setengah hati oleh komunikan, melakukan aktivitas lain saat diajak berkomunikasi oleh komunikator, memotong pembicaraan, hingga keluar ruangan tanpa izin lebih dulu.

2. Umpan balik netral

Bentuk umpan balik ini terbilang unik. Alasannya, respons yang diberikan oleh penerima pesan tidak bisa dipastikan apakah positif atau negatif. Dengan kata lain, tidak bisa dipastikan pula apakah penerima pesan paham dan sepakat dengan pesan yang disampaikan komunikator atau tidak.

Misalnya, penerima pesan hanya terdiam. Di kasus lain, penerima pesan tertawa meski tidak ada lelucon. Hal-hal semacam ini bisa diartikan sebagai respons netral.

3. Feedback internal – eksternal

Umpan balik jenis ini dibagi dari pihak yang memberi respons. Bila pemberi pesan merespons ucapannya sendiri, maka feedback yang ada berasal dari internal (diri sendiri). Sedangkan bila respons atas pesan yang disampaikan berasal dari lawan bicara, maka disebut feedback eksternal.

4. Umpan balik verbal – nonverbal

Sesuai penamaannya, jenis feedback ini dibedakan atas bentuk respons yang diberikan, apakah berupa verbal atau nonverbal. Feedback verbal maksudnya adalah umpan balik atau respons yang diberikan dengan lisan atau tulisan.

Misalnya, seseorang yang memotong pembicaraan orang lain, seseorang yang balik bertanya saat dijelaskan, atau seseorang yang menulis di secarik kertas untuk memberi kode kepada pembicara seminar bahwa waktu paparan sudah nyaris habis. Semua itu adalah bentuk komunikasi verbal.

Sedangkan feedback nonverbal adalah sebentuk respons yang disampaikan tidak secara lisan. Misalnya, ekspresi wajah, gerak gerik, cara duduk, cara memandang, hingga bentuk senyum yang diberikan lawan bicara adalah bentuk umpan balik nonverbal.

5. Feedback langsung dan tidak langsung

Bentuk feedback jenis ini dibedakan dari periode respons yang diberi oleh komunikasi (penerima pesan) kepada komunikator (penyampai pesan). Bila bentuk komunikasi yang terjalin saling membalas dalam tempo cepat, bisa disebut sebagai feedback langsung. 

Misalnya komunikasi sehari-hari antara abang penjual bakso dengan pembelinya. Ketika pembeli memesan semangkuk bakso, maka penjual merespons dengan bertanya balik, “Tambah daun bawang?” Bentuk komunikasi sederhana ini merupakan contoh feedback langsung.

Sedangkan feedback tidak langsung terjadi ketika respons yang muncul cukup lama. Misalnya, respons massa terhadap pemberitaan surat kabar. Pihak penyampai pesan di sini adalah surat kabar, sementara penerima pesan adalah masyarakat. 

Respons yang diberikan masyarakat atas pemberitaan di koran bisa saja tidak instan. Maka, hal ini kita sebut sebagai umpan balik tidak langsung.

Cara memberikan feedback kepada atasan

Salah satu partner dalam komunikasi adalah leader, pemimpin, atau dalam lingkungan kerja kita adalah atasan. Dalam pekerjaan sehari-hari, tidak jarang mengharuskan kita terlibat langsung dalam komunikasi bersama atasan. Pada momen itu pula, kita perlu memberikan umpan balik atas gagasan ataupun komunikasi yang disampaikan atasan. 

Tapi perlu diingat, memberikan feedback kepada atasan ini tidak boleh sembarangan karena menyangkut profesionalisme kita dalam pekerjaan. Lifepal merangkum beberapa tips dan cara memberikan feedback kepada atasan.

1. Bangun kepercayaan atasan

Kemampuan seorang karyawan dalam memberikan feedback kepada rekan kerja atau dengan bos sekalipun sangat bergantung pada relasi saling percaya. Jika hal ini tidak ada, maka mustahil komunikasi yang baik bisa dibangun. 

Karenanya, kalau kamu adalah seorang karyawan maka perlu membangun kepercayaan atasan. Bagaimana caranya? Kepercayaan akan terbangun apabila kamu secara konsisten menunjukkan usaha dalam menjaga nama baik perusahaan dan pimpinan, baik di dalam atau di luar perusahaan. 

2. Beri feedback langsung atau saat diminta?

Wajar bagi seorang staf untuk dilema dalam memberikan feedback. Apakah lebih baik memberikan feedback langsung tanpa diminta atau perlu menunggu permintaan dari atasan lebih dulu.

Idealnya, pemberian feedback memang dilakukan saat pimpinan secara terbuka meminta masukan bawahannya. Dengan begitu, maka atasan memang sedang membuka diri terhadap segala bentuk feedback. Dalam kondisi ini, risiko atasan tersinggung dari feedback kita juga akan berkurang. 

Tapi kondisi saat atasan meminta feedback cukup jarang terjadi. Ada kalanya, seorang bawahan perlu memberikan feedback secara langsung tanpa diminta. Dalam kondisi ini, pemberian feedback perlu dibalut dengan pertanyaan halus. Misalnya, ‘Pak/Bu, apakah membantu jika saya memberi beberapa poin masukan untuk proyek ini?’

3. Berikan feedback berdasarkan perspektif kamu

Dalam memberikan feedback, maka kamu perlu memastikan masukan yang diberikan memang berdasarkan apa yang kamu dengar dan lihat. Jangan mencampuradukkan informasi yang kamu peroleh langsung dengan informasi yang diberikan oleh pihak ketiga. 

Feedback juga perlu diberikan secara spesifik dan hindari generalisasi.

Tips memberikan umpan balik

Setelah kita memahami feedback secara umum, ada baiknya kita mendalami bagaimana penyampaian feedback yang efektif. Apalagi jika ini berurusan dengan pekerjaan. Tentunya kamu perlu melakukan dengan baik agar karier lancar.

Setidaknya ada lima poin yang bisa dipegang bila kita mau memberikan feedback kepada lawan bicara

1. Usahakan kontrol emosi

Nah, kemampuan kontrol emosi ini terlebih harus dimiliki oleh karyawan kantor atau pekerja di lingkungan yang memiliki tekanan tinggi. Feedback, baik oleh bawahan kepada atasan atau sebaliknya, harus terbebas dari emosi yang berlebihan. Sewajarnya saat kita kesal dengan lawan bicara, topik yang ingin kita bahas menjadi tidak sepenuhnya bisa tersampaikan. 

Namun harus diingat bahwa feedback, baik kritik atau masukan, tidak akan tercerna secara efektif bila disampaikan dengan emosi.

2. Lakukan di tempat yang tepat

Penyampaian feedback harus dilakukan di lokasi yang sesuai. Misalnya, manajer kantor yang ingin memberi feedback atas hasil kerja bawahannya, bisa memanggil karyawan bersangkutan ke ruangannya. Feedback berupa masukan atau kritik bisa diberikan secara formal di ruangan tertutup.

Hindari pemberian feedback negatif secara terbuka agar tidak memberi tekanan berlebihan kepada penerima feedback. Kecuali, dalam forum resmi terbuka yang memang ditujukan untuk saling memberi masukan satu sama lain.

3. Fokus pada kinerja bukan karakter pribadi

Ini yang cukup sulit. Sering kali kita memberi feedback kepada lawan bicara tidak lepas dari karakter lawan bicara kita. Misalnya, seorang bos memberi kritik kepada bawahannya dengan mengungkit-ungkit latar belakang keluarga atau masalah pribadi lawan bicara. Biasakan memberi masukan fokus pada kinerja yang bisa membangun.

4. Feedback harus spesifik

Saat kita memberikan respons atau masukan atas pesan lawan bicara kita, sebisa mungkin diberikan dengan spesifik dan tidak melebarkan fokus obrolan di luar subjek awal.

5. Jadwalkan follow up umpan balik di lain waktu

Nah, untuk bos di kantor yang memberikan feedback kepada karyawannya, bisa menjadwalkan waktu di kemudian hari untuk mengevaluasi feedback yang telah diberikan. Umpan balik akan lebih optimal jika dibalas dengan feedback yang lebih membangun setelahnya.

Menjaga komunikasi tetap sehat adalah poin utama untuk melangkah menuju keadaan yang lebih baik. Pada dasarnya, solusi tidak akan tercapai selama belum ada kesepakatan di antara pihak-pihak terkait melalui bukti komunikasi.

Kalau kamu punya pertanyaan terkait tips mengelola bisnis dan usaha sekaligus mendapatkan rekomendasi kepada berbagai produk asuransi yang ada di Indonesia, konsultasikan saja di Tanya Lifepal!

Tanya jawab seputar umpan balik