Mengenal Apa Itu Reimburse, Jenis, dan Cara Pengajuannya

Dalam dunia kerja, sering kali seseorang mengeluarkan biaya pribadi untuk keperluan perusahaan, seperti perjalanan dinas atau pembelian perlengkapan kerja. Untuk memastikan biaya tersebut tidak menjadi beban pribadi, perusahaan biasanya menerapkan sistem reimburse. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan reimburse? Sebelum membahas lebih jauh tentang jenis-jenis dan cara pengajuannya, mari kita pahami terlebih dahulu pengertian reimburse.

Apa Itu Reimburse?

Reimbursement adalah penggantian biaya ke karyawan untuk keperluan perusahaan. Misalnya, akomodasi untuk perjalanan dinas, mulai dari tiket pesawat, hotel, hingga makanan.

Dengan kata lain, reimburse artinya adalah tindakan mengembalikan uang pribadi seseorang yang telah digunakan untuk kepentingan perusahaan. Ingat, ya hanya uang yang digunakan untuk kepentingan perusahaan saja.

Dalam contoh kasus perjalanan dinas, seseorang berhak mengajukan reimburse kepada pihak keuangan perusahaan dengan memberikan form reimburse yang berisi detail biaya yang telah digunakan. Bendahara perusahaan biasanya juga akan meminta kwitansi sebagai bukti transaksi.

Jenis-Jenis Reimburse

Dalam praktiknya, terdapat beberapa metode atau jenis reimburse berdasarkan seberapa besar biaya yang digantikan oleh perusahaan. Dua di antaranya adalah reimburse sebagian dan reimburse semua (penuh). Berikut penjelasannya:

1. Reimburse sebagian

Pada jenis ini, perusahaan hanya mengganti sebagian dari total biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Kebijakan ini biasanya diterapkan untuk mengontrol pengeluaran perusahaan atau untuk jenis pengeluaran tertentu yang memiliki batasan maksimal.

2. Reimburse semua (Penuh)

Pada jenis ini, perusahaan mengganti seluruh biaya yang dikeluarkan oleh karyawan, asalkan pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan dan dapat dibuktikan dengan bukti pembayaran yang valid (seperti invoice atau kwitansi).

Kebijakan reimburse ini biasanya tergantung pada aturan perusahaan, jenis pengeluaran, dan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan. Pastikan untuk selalu memahami ketentuan yang berlaku sebelum mengajukan reimburse.

Apa Saja yang Bisa Di-reimburse?

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, tentu tidak semua hal bisa di-reimburse, melainkan ada ketentuannya. Berikut adalah hal-hal yang bisa di-reimburse dalam bisnis:

1. Penggantian biaya keperluan bisnis

Salah satu hal yang dapat kamu klaim sebagai penggantian biaya bisnis adalah biaya pengeluaran yang telah dilakukan.

Ada berbagai jenis pengeluaran yang sering dilakukan dalam konteks biaya bisnis, contohnya meliputi penggunaan pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembayaran perlengkapan kantor, program pelatihan karyawan, biaya sewa tempat, dan lain sebagainya.

Penting untuk menyertakan data yang lengkap saat mengajukan penggantian biaya, seperti jumlah total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan mengenai tujuan pengeluaran tersebut.

2. Biaya perjalanan dinas

Selanjutnya, karyawan juga bisa mengaukan reimburse untuk perjalanan bisnis. Ini dapat meliputi biaya transportasi, akomodasi, dll.

Namun, tidak semua perusahaan menerapkan sistem ini, ya. Ada juga perusahaan yang memberikan tunjangan transportasi secara langsung sehingga karyawan tidak perlu mengeluarkan uang pribadi di awal.

3. Biaya kesehatan

Ada beberapa perusahaan yang memberikan fasilitas reimbursement untuk biaya kesehatan karyawannya. Namun ini biasanya hanya berlaku pada perusahaan yang tidak memberikan jaminan kesehatan, baik berupa BPJS maupun asuransi swasta.

Apabila karyawan diberikan asuransi swasta, bisa saja karyawan harus mengajukan reimburse pada pihak asuransi, bukan tempat ia bekerja. Namun, ini juga bergantung pada jenis asuransi yang diberikan.

Kekurangan Reimburse

Meskipun sistem reimburse membantu perusahaan dan karyawan dalam mengelola pengeluaran terkait pekerjaan, sistem ini juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah beberapa kelemahan reimburse:

1. Proses yang memakan waktu

Pengajuan reimburse seringkali memerlukan banyak tahapan, seperti pengumpulan bukti pembayaran, persetujuan atasan, dan verifikasi keuangan.

Hal ini dapat memperlambat proses penggantian dana, terutama jika dokumen tidak lengkap atau ada kesalahan administrasi.

2. Beban administratif yang besar

Baik karyawan maupun departemen keuangan harus mengelola banyak dokumen, seperti invoice, kwitansi, dan formulir pengajuan. Proses ini dapat menambah beban kerja dan mengurangi efisiensi.

3. Risiko penyalahgunaan

Ada kemungkinan karyawan mengajukan penggantian untuk pengeluaran pribadi atau yang tidak terkait pekerjaan. Perusahaan perlu memiliki sistem verifikasi yang ketat untuk mencegah hal ini, yang bisa memakan waktu dan sumber daya.

4. Ketidakpastian cash flow bagi karyawan

Karyawan harus mengeluarkan uang pribadi terlebih dahulu untuk keperluan pekerjaan, yang bisa memberatkan jika pengeluaran besar. Jika proses reimburse lambat, hal ini dapat mengganggu kondisi keuangan pribadi karyawan.

5. Keterbatasan anggaran

Perusahaan seringkali menetapkan batasan maksimal untuk penggantian biaya, seperti batas akomodasi atau transportasi. Jika pengeluaran melebihi batas, karyawan harus menanggung selisihnya sendiri.

6. Potensi konflik

Jika kebijakan reimburse tidak jelas atau tidak konsisten, hal ini dapat menimbulkan ketidakpuasan atau konflik antara karyawan dan perusahaan.

Misalnya, ketika pengajuan reimburse ditolak tanpa alasan yang jelas.

7. Ketergantungan pada bukti fisik

Sistem reimburse sangat bergantung pada bukti pembayaran fisik, seperti kwitansi atau invoice.

Jika bukti hilang atau tidak valid, pengajuan reimburse bisa ditolak, meskipun pengeluaran tersebut memang terjadi.

Meskipun reimburse adalah sistem yang umum digunakan, kekurangannya perlu diatasi dengan kebijakan yang jelas, proses yang efisien, dan transparansi antara karyawan dan perusahaan. Dengan begitu, sistem ini dapat berjalan lebih efektif dan adil bagi semua pihak.

Mengenal Reimburse dalam Asuransi

Sebagai istilah dalam asuransi, pengertian reimburse juga tidak terlalu banyak perbedaan. Dalam asuransi, sistem reimburse adalah salah satu metode dalam mencairkan klaim di mana nasabah asuransi perlu membayar terlebih dahulu biaya rumah sakit.

Setelah itu, nasabah mengajukan klaim ke asuransi untuk mendapatkan uang penggantian dari perusahaan asuransi dan penggantiannya akan cair sesuai dengan nominal dalam kwitansi.

Selain menggunakan metode ini, asuransi juga punya metode lain yang lebih simpel yakni metode cashless di mana nasabah hanya perlu menunjukkan kartu keanggotan kepada fasilitas kesehatan untuk mendapatkan perawatan maupun pengobatan.

Cara Klaim Reimburse

Yang dimaksud dengan klaim asuransi dengan cara reimburse adalah kita harus membayar sendiri atas tagihan perawatan rumah sakit terlebih dahulu.

Setelah keluar dari rumah sakit, barulah kita mengajukan klaim untuk mendapat penggantian dari semua biaya perawatan yang sudah dikeluarkan. 

Cara klaim seperti ini memang agak memberatkan, apalagi untuk nasabah yang tidak memiliki banyak uang dan waktu untuk mengurus semua syarat administratif saat mengajukan klaim. 

Namun, asuransi yang fasilitas klaimnya dengan cara ini biasanya membebaskan nasabahnya memilih rumah sakit manapun guna melakukan perawatan kesehatan. 

Besar premi asuransi bulanan yang harus dibayarkan untuk asuransi dengan cara klaim reimburse biasanya juga lebih murah dibanding asuransi dengan cara klaim cashless. 

Prosedur klaim reimburse asuransi

1. Datang ke rumah sakit rekanan asuransi untuk mendapatkan pelayanan medis.
2. Mengurus administrasi dengan menyebutkan ingin menggunakan asuransi dengan klaim reimburse. 
3. Membayar biaya rumah sakit, simpan bukti transaksi.
4. Lengkapi dokumen persyaratan dengan benar.
5. Mengirimkan dokumen ke perusahaan asuransi.
6. Jika klaim diterima, uang akan dicairkan ke rekening nasabah.

Contoh Formulir Reimburse

Dalam mengajukan klaim asuransi, contoh form reimbursement adalah sebagai berikut.

Contoh reimbursement dalam operasional biasanya sederhana saja, hanya membuat nama orang yang mengajukan reimburse, tanggal, kepentingan reimburse dan tentu saha nominal uang yang dipakai.

Contoh form reimbursement perusahaan adalah sebagai berikut.

Tips Mengajukan Reimburse

Setelah kamu memahami reimburse artinya apa, ketahui lagi nih tips dalam mengajukan reimbursement. Beberapa poin yang mesti dipahami dalam mengajukan rembes uang adalah sebagai berikut.

1. Pahami syaratnya

Hal paling penting yang perlu kita pahami sebelum mengajukan klaim adalah memahami persyaratannya. Adapun syarat yang diberikan berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan.

Ada aturan yang membatasi besaran penggantian, ada juga yang hanya menggantikan transaksi tertentu. 

2. Selalu simpan bukti pembayaran

Perusahaan mengharuskan nasabah atau karyawan untuk menyertakan dokumen berupa formulir klaim dan kuitansi pembayaran sehingga bisa me-review permintaan klaim tersebut.

Oleh sebab itu, selalu simpan bukti pembayaran setiap melakukan transaksi.

3. Mengajukan klaim secepatnya

Umumnya perusahaan memberikan batas waktu pengajuan klaim. Oleh sebab itu, ada baiknya memerhatikan hal tersebut dan mengajukan klaim secepatnya agar tidak terlewat batas masa klaim.

4. Pastikan semua data yang dicantumkan sesuai

Penting untuk memastikan semua data yang tercantum dalam formulir klaim sesuai dengan aslinya.

Demikianlah pembahasan mengenai baik itu reimbursement artinya dalam pengertian operasional bisnis maupun sebagai salah satu metode klaim asuransi. Semoga bermanfaat, ya.

Umumnya ada dua cara untuk mengajukan klaim dalam asuransi, yaitu reimburse dan cashless. Cara cashless sering ditawarkan sebagai keunggulan dari beberapa produk asuransi khususnya asuransi kesehatan, karena dianggap lebih praktis.

Dengan memiliki asuransi sistem cashless, kamu bisa lebih fleksibel dalam memanfaatkan layanan kesehatan di fasilitas kesehatan rekanan asuransi. Namun perlu diingat, pastikan juga domisili kamu cukup dekat dengan rumah sakit atau klinik yang berekanan dengan perusahaan asuransi, ya.

Jika kamu mencari asuransi untuk karyawan, kamu bisa kunjungi Lifepal.co.id. Lifepal merupakan marketplace asuransi terbaik di Indonesia, menyediakan berbagai jenis asuransi yang cocok untuk karyawan dan bisnsimu. Mulai dari skala kecil, seperti UMKM dengan minimal 3 karyawan, skala menengah, hingga skala besar.