Reimburse: Arti, Jenis, dan Cara Klaim yang Benar

Reimburse adalah penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawannya sebagai bentuk kompensasi. Sementara reimbursement adalah uang pengganti yang dibayar perusahaan atas transaksi yang sudah dibayarkan terlebih dahulu oleh karyawan, nasabah, atau klien perusahaan tersebut.

Sistem ini biasa kita temukan pada sistem klaim asuransi dan operasional bisnis. Untuk lebih jelasnya, simak ulasan berikut ini!

Apa Itu Reimburse?

Dalam operasional bisnis, sistem reimbursement adalah penggantian biaya ke karyawan untuk keperluan perusahaan. Misalnya, akomodasi untuk perjalanan dinas, mulai dari tiket pesawat, hotel, hingga makanan.

Dengan kata lain, reimburse artinya adalah tindakan mengembalikan uang pribadi seseorang yang telah digunakan untuk kepentingan perusahaan. Ingat, ya hanya uang yang digunakan untuk kepentingan perusahaan saja.

Dalam contoh kasus perjalanan dinas, seseorang berhak mengajukan reimburse kepada pihak keuangan perusahaan dengan memberikan form reimburse yang berisi detail biaya yang telah digunakan. Bendahara perusahaan biasanya juga akan meminta kwitansi sebagai bukti transaksi.

Apa Saja yang Bisa Di-reimburse?

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, tentu tidak semua hal bisa di-reimburse, melainkan ada ketentuannya. Berikut adalah hal-hal yang bisa di-reimburse dalam bisnis:

1. Penggantian biaya keperluan bisnis

Salah satu hal yang dapat kamu klaim sebagai penggantian biaya bisnis adalah biaya pengeluaran yang telah dilakukan.

Ada berbagai jenis pengeluaran yang sering dilakukan dalam konteks biaya bisnis, contohnya meliputi penggunaan pulsa pribadi untuk menelepon klien, pembayaran perlengkapan kantor, program pelatihan karyawan, biaya sewa tempat, dan lain sebagainya.

Penting untuk menyertakan data yang lengkap saat mengajukan penggantian biaya, seperti jumlah total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan mengenai tujuan pengeluaran tersebut.

2. Biaya perjalanan dinas

Selanjutnya, karyawan juga bisa mengaukan reimburse untuk perjalanan bisnis. Ini dapat meliputi biaya transportasi, akomodasi, dll.

Namun, tidak semua perusahaan menerapkan sistem ini, ya. Ada juga perusahaan yang memberikan tunjangan transportasi secara langsung sehingga karyawan tidak perlu mengeluarkan uang pribadi di awal.

3. Biaya kesehatan

Ada beberapa perusahaan yang memberikan fasilitas reimbursement untuk biaya kesehatan karyawannya. Namun ini biasanya hanya berlaku pada perusahaan yang tidak memberikan jaminan kesehatan, baik berupa BPJS maupun asuransi swasta.

Apabila karyawan diberikan asuransi swasta, bisa saja karyawan harus mengajukan reimburse pada pihak asuransi, bukan tempat ia bekerja. Namun, ini juga bergantung pada jenis asuransi yang diberikan.

Cara Terbaik Mengelola Reimbursement Perusahaan

Sebagai pengelola reimbursement, kamu perlu memastikan prosesnya berjalan dengan efisien, cepat dan transparan. Berikut ini adalah cara mengelola reimbursement untuk karyawan. 

1. Membentuk kebijakan proses penggantian biaya

Buat kebijakan yang jelas mengenai prosedur reimbursement, termasuk syarat, pedoman,  dan jangka waktu prosesnya. Bila karyawan membutuhkan persetujuan dari atasan, buat prosedurnya jadi lebih sederhana dan jangan berbelit-belit. 

2. Tentukanlah biaya apa saja yang dapat diklaim oleh karyawan

Salah satu hal yang terpenting lainnya adalah mengatur item apa saja yang boleh dan tidak boleh untuk dilakukan reimbursement. Biasanya, klaim yang bisa dilakukan reimbursement adalah biaya transportasi dan akomodasi, keperluan kantor, biaya telepon, dan biaya untuk bertemu klien.

3. Buatlah sistem reimbursement

Buat form reimbursement yang berisi, seperti total pembelian, tanggal pembelian, nama penjual, serta informasi lengkap terkait barang yang dibeli.

4. Berikan informasi kapan pencairan dilakukan 

Berikan informasi yang jelas mengenai kapan pencairan dana dilakukan. Bila perlu metode pencairannya seperti apa sehingga karyawan mendapat kejelasan.

Reimburse dalam Asuransi

Sebagai istilah dalam asuransi, pengertian reimburse juga tidak terlalu banyak perbedaan. Dalam asuransi, sistem reimburse adalah salah satu metode dalam mencairkan klaim di mana nasabah asuransi perlu membayar terlebih dahulu biaya rumah sakit.

Setelah itu, nasabah mengajukan klaim ke asuransi untuk mendapatkan uang penggantian dari perusahaan asuransi dan penggantiannya akan cair sesuai dengan nominal dalam kuitansi.

Selain menggunakan metode ini, asuransi juga punya metode lain yang lebih simpel yakni metode cashless di mana nasabah hanya perlu menunjukkan kartu keanggotan kepada fasilitas kesehatan untuk mendapatkan perawatan maupun pengobatan.

Tips Mengajukan Reimburse

Setelah kamu memahami reimburse artinya apa, ketahui lagi nih tips dalam mengajukan reimbursement. Beberapa poin yang mesti dipahami dalam mengajukanrembes uang adalah sebagai berikut.

1. Pahami syaratnya

Hal paling penting yang perlu kita pahami sebelum mengajukan klaim adalah memahami persyaratannya. Adapun syarat yang diberikan berbeda-beda tergantung kebijakan perusahaan.

Ada aturan yang membatasi besaran penggantian, ada juga yang hanya menggantikan transaksi tertentu. 

2. Selalu simpan bukti pembayaran

Perusahaan mengharuskan nasabah atau karyawan untuk menyertakan dokumen berupa formulir klaim dan kuitansi pembayaran sehingga bisa me-review permintaan klaim tersebut.

Oleh sebab itu, selalu simpan bukti pembayaran setiap melakukan transaksi.

3. Mengajukan klaim secepatnya

Umumnya perusahaan memberikan batas waktu pengajuan klaim. Oleh sebab itu, ada baiknya memerhatikan hal tersebut dan mengajukan klaim secepatnya agar tidak terlewat batas masa klaim.

4. Pastikan semua data yang dicantumkan sesuai

Penting untuk memastikan semua data yang tercantum dalam formulir klaim sesuai dengan aslinya.

Contoh Formulir Reimburse

Dalam mengajukan klaim asuransi, contoh form reimbursement adalah sebagai berikut.

Contoh reimbursement dalam operasional biasanya sederhana saja, hanya membuat nama orang yang mengajukan reimburse, tanggal, kepentingan reimburse dan tentu saha nominal uang yang dipakai.

Contoh form reimbursement perusahaan adalah sebagai berikut.

Perbedaan Klaim Reimburse dan Cashless dalam Asuransi

Ada dua cara untuk mengajukan klaim dalam asuransi, yaitu reimburse dan cashless. Cara cashless sering ditawarkan sebagai keunggulan dari beberapa produk asuransi, khususnya asuransi kesehatan. 

Namun, apa sebetulnya reimburse dan apa bedanya dengan cashless? Penjelasan mengenai perbedaan kedua sistem tersebut adalah sebagai berikut:

1. Cara klaim reimburse

Yang dimaksud dengan klaim asuransi dengan cara reimburse adalah kita harus membayar sendiri atas tagihan perawatan rumah sakit terlebih dahulu.

Setelah keluar dari rumah sakit, barulah kita mengajukan klaim untuk mendapat penggantian dari semua biaya perawatan yang sudah dikeluarkan. 

Cara klaim seperti ini memang agak memberatkan, apalagi untuk nasabah yang tidak memiliki banyak uang dan waktu untuk mengurus semua syarat administratif saat mengajukan klaim. 

Namun, asuransi yang fasilitas klaimnya dengan cara ini biasanya membebaskan nasabahnya memilih rumah sakit manapun guna melakukan perawatan kesehatan. 

Besar premi asuransi bulanan yang harus dibayarkan untuk asuransi dengan cara klaim reimburse biasanya juga lebih murah dibanding asuransi dengan cara klaim cashless. 

Prosedur klaim reimburse asuransi

1. Datang ke rumah sakit rekanan asuransi untuk mendapatkan pelayanan medis.
2. Mengurus administrasi dengan menyebutkan ingin menggunakan asuransi dengan klaim reimburse. 
3. Membayar biaya rumah sakit, simpan bukti transaksi.
4. Lengkapi dokumen persyaratan dengan benar.
5. Mengirimkan dokumen ke perusahaan asuransi.
6. Jika klaim diterima, uang akan dicairkan ke rekening nasabah.

2. Cara klaim cashless

Cara klaim cashless jauh lebih mudah dan praktis. Nasabah asuransi cukup menunjukkan kartu asuransi yang mereka miliki dan pihak rumah sakit akan mengecek masa aktif kartu serta jaminan kesehatan apa saja yang ditanggung asuransi. 

Sayangnya, cara ini hanya berlaku pada rumah sakit yang sudah bekerja sama dengan perusahaan asuransi. Artinya, nasabah tidak bisa bebas memilih rumah sakit yang mereka inginkan. 

Hal itu juga berarti pilihan rumah sakit yang tersedia untuk nasabah tentu lebih sedikit dibanding pilihan rumah sakit dengan cara reimburse. 

Meskipun sebuah produk asuransi menawarkan sistem cashless, beberapa perawatan yang ditanggung nasabah tetap harus melakukan reimburse.

Terkait besarnya premi bulanan produk asuransi dengan sistem cashless biasanya juga lebih mahal dibandingkan premi asuransi yang klaimnya dilakukan secara reimburse.

Klaim Asuransi, Pilih Reimburse atau Cashless?

Untuk menjawab pertanyaan di atas, kita bisa pertimbangkan sendiri dari tabel berikut. Mungkin akan membantu kita untuk mengetahui perbedaan keduanya dengan lebih mudah. 

Cara cashless membantu nasabah bebas dari rasa khawatir akan biaya perawatan yang harus dikeluarkan.

Sementara dengan cara reimburse, meskipun pilihan rumah sakitnya lebih banyak, memungkinkan biaya perawatan yang harus dikeluarkan nasabah bisa saja mengganggu cash flow keuangan sehari-hari, bukan? 

Cara terbaik yang dapat kita pilih adalah membeli produk asuransi yang sesuai kebutuhan kita. Misalnya, bagi kita yang sering bepergian, sistem cashless tentu lebih mudah karena mempermudah untuk langsung mengajukan klaim dan mendapat penggantian langsung. 

Namun, perlu ditanyakan juga ke perusahaan asuransi, apakah mereka juga menyediakan kebijaksanaan dalam proses klaim saat terjadi keadaan darurat.

Dalam keadaan darurat bisa saja kita masuk rumah sakit yang tidak bekerja sama dengan perusahaan asuransi tempat kita membeli polis, bukan? 

Begitu juga bila produk asuransi dengan klaim reimburse dirasa lebih tepat, pastikan kita selalu mendapatkan kuitansi pembayaran untuk setiap perawatan kesehatan yang dijalani.

Sebab dalam proses penggantian klaim, kelengkapan dokumen biasanya sering menjadi masalah saat mengajukan klaim.

Yuk pahami lebih dalam tentang cara memilih asuransi kesehatan di bawah ini!

Kecurangan dalam Sistem Reimburse

Dalam mengajukan klaim, kamu dilarang untuk melakukan kecurangan. Jika ketahuan, uangmu gak bisa digantikan. Lantas, hal apa saja sih yang termasuk ke dalam kecurangan?

• Memodifikasi besaran klaim melebihi yang seharusnya.
• Memalsukan bukti transaksi.
• Mengajukan klaim atas pengeluaran yang gak ditanggung oleh perusahaan atau asuransi.
• Mengajukan klaim dengan nominal yang melebihi ketentuan atau limit.

Demikianlah pembahasan mengenai baik itu reimbursement artinya dalam pengertian operasional bisnis maupun sebagai salah satu metode klaim asuransi. Semoga bermanfaat, ya.

Tips dari Lifepal! Saat memilih produk asuransi, khususnya jika kamu membeli produk asuransi kesehatan utamakan pada produk yang memiliki sistem cahslesss.

Dengan memiliki sistem cashless, kamu bisa lebih fleksibel dalam memanfaatkan layanan kesehatan di fasilitas kesehatan rekanan asuransi. Namun perlu diingat, pastikan juga domisili kamu cukup dekat dengan rumah sakit atau klinik yang berekanan dengan perusahaan asuransi, ya.

Tanya Jawab Seputar Reimburse