Pengertian Manajemen Aset Serta Tujuan, Fungsi dan Siklusnya

agen asuransi

Manajemen aset adalah pengelolaan aset yang berhubungan dengan penilaian teknis, keuangan, dan praktik manajemen yang ideal.

Prosedur ini sangat diperlukan karena bermanfaat sebagai dasar pengambilan keputusan demi mencapai tujuan berbisnis secara umum.

Dari manajemen aset ini, suatu perusahaan dapat memilih apakah  aset yang telah didapat ini akan dipertahankan hingga masa pakainya habis, menambah kuantitasnya, atau justru menggantinya demi meningkatkan produksi.

Pengertian manajemen aset 

Secara umum manajemen aset adalah sebuah sistem pemantauan yang menjaga setiap hal yang bernilai bagi sebuah organisasi. Hal yang bernilai itu bentuknya berupa aset, baik yang berwujud maupun yang tidak.

Selain memantau, manajemen aset juga bertanggung jawab untuk mengoperasikan, memelihara, dan mengembangkan aset agar bermanfaat bagi organisasi. Sementara aset-aset yang dinilai membebani organisasi harus dikesampingkan demi menjaga keefektifan biaya.

Tujuan manajemen aset

Merancang manajemen aset secara umum bertujuan membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. Dengan keputusan tepat ini, perusahaan bisa mengelola, menjaga, dan menggunakan aset secara efektif dan efisien.

Dalam menentukan tujuan manajemen aset, pengusaha dan tim manajemen perlu melihat dari berbagai sudut pandang. Efisiensi dan efektivitas yang bisa dicapai dari manajemen aset ini bisa dinilai dari keberhasilan yang dicapai.

Beberapa tujuan lain dalam manajemen aset adalah:

  • Memastikan status kepemilikan suatu aktiva agar tidak diakui pihak lain.
  • Menginventarisasi kekayaan dan masa pakai aktiva yang dimiliki.
  • Menjaga agar nilai aktiva tetap tinggi dan memiliki usia pakai atau hidup yang panjang.
  • Meminimalkan biaya selama umur aktiva itu masih ada atau belum rusak. Biaya di sini diartikan sebagai anggaran yang harus dikeluarkan untuk kerusakan, perawatan, atau servis.
  • Memastikan suatu aset dapat menghasilkan keuntungan yang maksimal.
  • Mencapai penggunaan dan pemanfaatan aset secara optimal.
  • Pengamanan kekayaan yang dimiliki perusahaan.
  • Acuan dalam menyusun neraca pada pembukuan akuntansi.
  • Fungsi manajemen aset dan urgensinya dalam perusahaan

    Aktiva dalam akuntansi merupakan kekayaan yang dimiliki perusahaan atau badan. Setiap perusahaan misalnya, pasti memiliki setidaknya satu aset tetap yaitu lahan atau bangunan untuk melakukan produksi, meskipun lahan atau bangunan itu adalah sewaan.

    Aset ini bagian terpenting dari perusahaan yang harus dikelola dengan baik. Karena itu, manajemen aset menjadi poin penting dalam pengelolaan. Berikut ini beberapa poin yang menunjukkan fungsi dan urgensi manajemen kekayaan dalam perusahaan.

  • Menjaga nilai

  • Agar lebih mudah memahami poin pertama dari urgensi manajemen ini, kita ibaratkan dengan aset kendaraan yang dimiliki. Misalnya, kita tidak ingin nilai purna jual atas aset mobil perusahaan anjlok karena hanya dianggap sebagai mobil bekas.

    Meskipun, barang elektronik dan kendaraan pasti mengalami penyusutan atau depresiasi, namun melalui manajemen aset yang benar, misalnya menjaga body mobil tetap mulus, mesin terawat karena rutin diservis, dan lain sebagainya, maka nilai purna jual mobil perusahaan tidak akan jatuh.

    Lewat manajemen aset, perusahaan bisa mengambil beberapa tindakan tepat seperti menyediakan biaya operasional yang memadai. Selain itu perusahaan juga bisa menjaga nilai aset dengan memiliki lebih dari satu mobil agar tidak cepat rusak karena digunakan terus-menerus. Atau sebagai langkah preventif, bisa menjadi pertimbangan keputusan untuk menggunakan jasa asuransi kendaraan, dibandingkan harus menanggung risiko kerusakan yang lebih tinggi.

  • Memantau penyusutan

  • Mungkin hanya tanah atau lahan yang menjadi aktiva perusahaan dan tidak mengalami penyusutan. Selebihnya pasti mengalami depresiasi, baik pada segi fungsi ataupun nilai. Karena itu, manajemen aset yang baik dapat membantu pengusaha memantau penyusutan aktiva yang dimilikinya.

    Misalnya saja seperti contoh di atas, yaitu mobil operasional perusahaan. Manajemen kekayaan yang benar akan mengetahui kapan harus mengganti mobil itu dan melakukan servis. Kemudian, jika dirasa sudah waktunya, maka mobil ini akan dijual untuk membeli yang baru dan mendukung operasional perusahaan.

  • Mempermudah penyusunan anggaran

  • Poin ketiga ini juga sangat penting karena adanya manajemen aset membuat perusahaan lebih mudah menyusun perencanaan keuangan. Beberapa pos yang akan dimudahkan dengan manajemen ini adalah persiapan dana untuk pembelian, pemeliharaan mesin hingga kendaraan operasional, dan biaya lain yang harus dicatat dalam akuntansi perusahaan.

  • Mengurangi belanja berlebih

  • Mengecek saldo kas perusahaan salah satu cara mudah untuk mengetahui anggaran yang dimiliki. Namun, tanpa manajemen aktiva yang benar, kas besar dalam perusahaan bisa terpakai untuk hal-hal yang tidak terlalu penting.

    Tanpa manajemen aset ini, perusahaan kemungkinan besar membeli barang-barang secara berlebihan yang akhirnya tidak digunakan. Misalnya saja seorang pemilik restoran yang membeli bahan makanan terlalu banyak ketika baru membuka sebuah restoran. Tentu ini berdampak rugi jika restorannya belum terlalu banyak didatangi konsumen.

  • Memiliki manajemen risiko

  • Memiliki bisnis atau berinvestasi sekalipun harus menyiapkan manajemen risiko yang diartikan sebagai metode mengelola ketidakpastian termasuk kerugian yang bisa saja terjadi. Dari manajemen aset yang dirancang dengan apik, perusahaan bisa mengurangi risiko dan meningkatkan langkah pengendalian yang diperlukan.

    Siklus manajemen aset

    Manajemen aset atau manajemen kekayaan yang baik, menerapkan delapan tahapan berikut ini,

    1. Perencanaan kebutuhan aset

    Ini merupakan tahapan yang paling awal dari kegiatan manajemen kekayaan. Kegiatannya adalah merencanakan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk menunjang pengelolaan aset, misalnya melakukan inventarisasi.

    2. Pengadaan aset 

    Kemudian melakukan kegiataan pengadaan barang-barang yang dibutuhkan oleh organisasi, dan bagaimana cara mendapatkannya.

    3. Inventarisasi aset 

    Setelah itu, aset yang dimiliki diidentifikasi kualitas dan kuantitasnya, baik secara fisik maupun nonfisik. Setiap aset diberikan identitas atau kode guna mempermudah pengelolaannya.

    4. Legal audit aset 

    Melakukan audit aset, baik dari segi hak, kepemilikan, prosedur pengalihan, dan lain-lain yang berhubungan dengan peraturan organisasi.

    5. Pengoperasian dan pemeliharaan aset 

    Aset yang dimiliki bisa digunakan untuk menunjang kerja dan mencapai tujuan organisasi.

    6. Penilaian aset 

    Memberikan nilai terhadap seluruh aset organisasi. Tujuannya untuk mengetahui berapa aset perusahaan dari segi ekonomi.

    7. Pembaruan aset 

    Apabila ada aset yang dinilai sudah tidak efektif untuk digunakan kembali, maka perlu dilakukan pembaruan.

    8. Penghapusan aset 

    Apabila aset sudah benar-benar tidak bisa digunakan, maka bisa dilakukan penghapusan. Penghapusan ini bukan berarti barang dibuang begitu saja, tetapi bisa dialihkan ke pihak lain dengan cara dijual, dilelang, dan dihibahkan.

    Sistem manajemen aset untuk meningkatkan efisiensi

    Apa pun aset yang dimiliki perusahaan, mengelola aset menjadi salah satu tugas yang bisa dibilang menantang. Apalagi jika kita memiliki aset dalam jumlah banyak dan harus mengurus penjualan juga kepada konsumen. Tentu ini menjadi sebuah kondisi di mana pebisnis butuh bantuan pihak luar untuk mengurusnya.

    Eits, nanti dulu! Sebenarnya kita masih bisa kok mengurus aset yang dimiliki dengan pengelolaan yang baik dan bakal berdampak pada efisiensi, termasuk urusan biaya. Namun, ini bisa kita terapkan jika memang aset perusahaan yang kita miliki belum menggurita, ya!

    Berikut ini tips manajemen aset untuk meningkatkan efisiensi yang semoga saja membantu kita mencapai tujuan bisnis.

    1. Memahami siklus hidup aset yang dimiliki

    Pertama yang harus kita ketahui dan menjadi dasar dari manajemen aktiva ini adalah mengetahui siklus hidup aset. Misalnya saja kita berbisnis jus dan mengandalkan blender untuk operasional. Nah, kita harus mengetahui atau bisa menaksir usia hidup blender ini agar bisa menyiapkan anggaran untuk servis atau membeli yang baru jika terjadi kerusakan.

    Taksiran atau estimasi siklus hidup aset ini juga membantu kinerja kita atau karyawan lebih bijak dalam menggunakannya. Aset ini juga kita gunakan dengan sebaik mungkin agar tidak cepat rusak.

    2. Memilih penanggung jawab aset

    Pada poin kedua ini bisa dikatakan kita memilih tangan kanan yang mampu mengelola dan menjaga aset kita agar tidak cepat rusak atau menyusut. Kenapa butuh penanggung jawab?

    Sebagai seorang pebisnis dan manusia biasa, tentu kita tidak bisa 24 jam tanpa henti memantau aset dan bisnis yang dimiliki. Selain itu, semakin besar sebuah bisnis berarti semakin banyak yang harus diawasi, tentunya ini tidak bisa dilakukan sendiri.

    Itu sebabnya kita butuh seorang penanggung jawab atas aset berharga yang dimiliki. Sebaiknya pilih karyawan yang bisa dipercaya dan diandalkan untuk posisi ini. Tips lainnya bagi yang bisnisnya mulai besar menyiapkan tim khusus untuk mengelola aset tersebut.

    3. Mengetahui depresiasi aset yang dimiliki

    Mengetahui penyusutan aset yang dimiliki perusahaan adalah salah satu poin penting ketiga nih! Kalau tidak mengetahui nilai penyusutan otomatis manajemen aset kita tidak akan sempurna. Bisnis kita juga bakal terdampak.

    Mengetahui penyusutan berarti kita mengetahui kapan aset ini harus diganti karena sudah usang atau tidak bisa lagi menopang operasional perusahaan. Dengan begitu, kesiapan anggaran juga lebih mudah dirancang.

    4. Cek aset yang dimiliki

    Pengecekan aset ini harus dilakukan rutin dan berkala karena jika tidak diterapkan perusahaan akan mengalami kerugian finansial. Pasalnya, ada beban-beban dari kepemilikan aset seperti pembayaran pajak, asuransi, pembelian, dan pemeliharaan aset.

    Misalnya saja perusahaan terbebani pembayaran pajak untuk aset yang sudah mengalami depresiasi atau tidak lagi menjadi milik kita. Contohnya mobil yang sudah dijual tetapi belum balik nama sehingga kita dikenai pajak kendaraan yang berlipat ganda.

    5. Menggunakan solusi manajemen aset pintar

    Zaman sekarang yang serba canggih dan digital membantu kita dalam berbagai hal, termasuk mengelola aset. Kita tidak perlu lagi melakukan manajemen aset secara manual yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Agar optimal, kita bisa menggunakan perangkat lunak yang otomatis memproses manajemen aset.

    Sebagai pilihan, software seperti Project Management dan Atlassian menawarkan berbagai kemudahan seperti pemantauan aset, pengecekan depresiasi, jadwal servis, pengelolaan kontrak, analisis biaya, dan lain sebagainya. Jadi lebih mudah tentunya.

    Efisiensi dan efektivitas menjadi dampak positif dari penerapan manajemen aset. Bagi yang tidak mau pusing dan disibukan dengan urusan manajemen aset bisa memanfaatkan aplikasi semacam itu.

    Aplikasi Manajemen Aset

    Berikut ini adalah beberapa aplikasi manajemen aset yang bisa digunakan oleh berbagai macam pihak di Tanah Air.

  • Simaset

  • Simaset adalah aplikasi manajemen aset berbasis web yang bisa digunakan untuk mengelola informasi dan data aset. Melalui aplikasi ini, keperluan pengelolaan data aset dapat dilakukan dengan cepat dan mudah seperti pendataan aset, penentuan lokasi aset, kondisi aset, penghapusan aset hingga laporan data aset bisa dilakukan dengan mudah melalui perangkat seperti laptop, komputer maupun notebook.

    Dan kerennya lagi, aplikasi ini memiliki fitur penyusutan aset secara otomatis dengan metode bernama penyusutan garis lurus. Tentunya hal ini akan sangat membantu pengguna dalam mengelola aset setiap periodenya.

  • VemaFATS

  • VemaFATS adalah aplikasi manajemen aset berbasis web yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk menunjang operasional usaha. Beberapa aset yang dapat dikelola antara lain adalah bangunan, tanah, mesin, alat-alat elektronik dan komunikasi sampai kendaraan.

    Salah satu keunggulan dari VemaFATS adalah sudah bisa menggunakan fitur Barcode untuk memudahkan input data aset yang dimiliki perusahaan.

  • Equip ERP

  • Equip ERP Solution merupakan aplikasi manajemen aset yang mempunyai spesialisasi di aset kendaraan. Beberapa keunggulan yang ditawarkan oleh aplikasi ini adalah menyimpan semua data mengenai aset Anda dalam satu tempat yang mudah diakses, mampu menganalisis biaya masing-masing aset, memeriksa kondisi kendaraan berdasarkan bahan bakar dan catatan jarak tempuhnya, membuat jadwal perawatan untuk kendaraan, memantau kontrak untuk kendaraan sewaan atau peralatan lainnya dan mengestimasi dan mengurangi biaya bahan bakar.

    Itulah tadi ulasan lengkap mengenai manajemen aset. Pemahaman terhadap hal ini cukup krusial dalam operasional perusahaan, sebab bila tidak diawasi dengan benar, mungkin akan timbul kerugian yang tidak terlacak oleh manajemen perusahaan.