Cara Menyusun SOP Untuk Perusahaan
Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mendengar standar operasional prosedur (SOP). SOP telah menjadi bagian dalam kehidupan sehari-hari masyarakat saat ini dan dipahami sebagai sebuah petunjuk dalam pelbagai kegiatan.
Namun pernahkan kita memahami apa yang menjadi manfaat SOP dan fungsinya? Untuk lebih mengenal lebih jauh soal SOP, berikut informasi yang Lifepal sajikan.
SOP Sebagai Aturan Awal
SOP adalah prosedur khusus operasional yang menjelaskan kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Prosedur dibuat sesuai dengan peraturan industri, undang-undang, dan standar yang kita miliki dalam menjalankan sebuah usaha.
SOP atau Standard Operating Procedure biasanya terdokumentasi dan dimiliki perusahaan untuk memastikan layanan telah dilakukan secara konsisten setiap waktu. Berikut ini adalah poin-poin yang menjelaskan pentingnya memiilki SOP bagi perusahaan.
1. Sebagai penunjang dalam pengambilan keputusan
Saat perusahaan tumbuh, sering kali sangat tergantung pada pemilik untuk semua keputusan besar. Ketika perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih jauh karena pemilik tidak mungkin membuat semua keputusan dengan benar. Saat inilah, SOP penting dalam sebuah perusahaan.
2. Bagian dari upaya mengembangkan perusahaan
Dengan adanya SOP yang terdokumentasi, memungkinkan perusahaan untuk terus tumbuh dan membuat rencana sukses secara berkelanjutan.
3. Melatih karyawan
Melalui penerapan sesuai SOP, karyawan akan terbisa untuk berdisiplin dan semakin bersemangat untuk terus tumbuh. Adanya SOP akan membantu karyawan beradaptasi dalam perusahaan, terutama karyawan baru. Sementara bagi karyawan lama akan menumbuhkan sikap dan kebiasaan yang positif dalam mengejar target sesuai prosedur yang berlaku.
4. Menjaga kualitas layanan
SOP membantu kita mencegah atau mengurangi kesalahan yang terjadi dalam proses produksi atau saat melayani konsumen. Pengawasan kualitas akan membuat kinerja perusahaan stabil di jalur produksi. Adanya SOP juga membuat kita dengan mudah membuang barang produksi yang gagal lolos tes kontrol kualitas.
Contoh SOP Perusahaan
Kita wajib menyadari pentingnya memiliki SOP karena dapat meningkatkan nilai perusahaan. Tidak hanya itu, memiliki SOP yang ideal akan menunjukkan bahwa perusahaan didorong oleh upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas secara selaras.
SOP yang baik akan menghasilkan atau mendongkrak penjualan juga. Bahkan beberapa SOP telah menjadi hal utama yang diperlukan dalam setiap bisnis. Sejumlah divisi atau desk perusahaan juga memiliki SOP. Berikut sejumlah SOP sederhana yang umumnya dimiliki sebuah perusahaan.
1. Manajemen strategis
SOP sebagai langkah yang harus diikuti oleh manajemen senior untuk menghasilkan strategi jangka panjang perusahaan.
2. Sumber daya manusia dan manajemen penggajian
Memuat soal pemenuhan syarat, merekrut, melatih, dan memecat karyawan dalam organisasi.
3. Operasional
Berisi cara menangani setiap aspek operasi, termasuk kontrol kualitas, pengadaan, dan pelaksanaan layanan secara keseluruhan.
4. Keuangan dan administrasi
Menetapkan langkah-langkah untuk menangani semua transaksi keuangan serta pelaporan indikator kinerja untuk perusahaan.
5. Penganggaran
Bagian ini juga perlu memiliki SOP yang berguna memberikan gambaran terkait rencana perusahaan dalam jangka panjang.
6. Penjualan dan pemasaran
Menyediakan uraian terperinci tentang semua kegiatan yang digunakan dalam presentasi penjualan, dan penutupan.
7. Teknologi informasi
SOP terperinci dari semua protokol IT termasuk pengaturan kata sandi, cadangan, dan rencana pemulihan bencana.
Keberadaan SOP Memberi Nilai Lebih bagi Perusahaan
SOP adalah praktik yang diharapkan ada pada semua jenis bisnis karena keberadaannya memunculkan upaya untuk menjaga standar kualitas.
Inilah yang membuat SOP berperan penting dalam bisnis kita, baik yang berskala besar maupun kecil. Sebagai kebijakan, prosedur, dan standar dalam operasi, SOP menjadi salah satu kunci kita dan perusahaan meraih kesuksesan. Berikut ini adalah manfaat dari adanya SOP.
Elemen-Elemen di Dalam SOP
Dalam menyusun dan mengaplikasikannya, SOP terdiri atas sejumlah elemen penting yang membuatnya bermakna dan jelas. Elemen-elemen tersebut bertindak sebagai pembentuk poin-poin yang ingin diimplementasikan. Berikut sejumlah elemen yang sebaiknya ada di dalam SOP.
1. Tujuan
Bagian pertama dan terpenting dari SOP adalah mendefinisikan tujuan. Sebuah tujuan harus menjawab pertanyaan spesifik seperti untuk siapa SOP itu. Kemudian bagaimana atau di mana menggunakannya, serta masalah apa yang akan dipecahkan.
2. Lingkup
Lingkup mendefinisikan penerapan dan penggunaan SOP. Untuk siapa dan untuk kasus penggunaan bisnis apa yang dicakupnya.
3. Pertanggungjawaban
Siapa yang menjalani tugas? Jika ada masalah dengan tugas tersebut, kepada siapa masalah tersebut harus ditingkatkan? Terakhir, siapa yang mengawasi SOP ini dan bertanggung jawab untuk memastikannya selalu diperbarui dan diperbaiki?
4. Akuntabilitas
Dalam implementasi prosedur dalam SOP harus memuat siapa yang akan bertanggung jawab jika suatu prosedur tidak diikuti.
5. Prosedur
Prosedur mencakup semua langkah yang perlu diikuti oleh staf. Sering kali, hal ini merupakan satu-satunya komponen yang perlu dilihat dan dikelola oleh sebagian besar staf kita.
Membuat dan Menyusun SOP
Merancang dan menyusun SOP membutuhkan pengetahuan yang mendalam. Plus, didasarkan materi pelajaran yang kuat oleh pihak-pihak yang menyusunnya.
Boleh dibilang, menulis SOP membutuhkan pengetahuan mendalam dan dibuat oleh pakar. Sebab, tidak mudah menulis tugas yang paling menantang, mengukur hasil, dan sekaligus memperbaiki sebuah kesalahan sebagai dasar penyusunan SOP.
Jadi, bagaimana harus memulainya? Berikut panduan menulis SOP:
1. Kumpulkan data
Kita mesti mendapatkan informasi tentang prosedur, aktivitas dan proses aktual yang akurat dan tepat. Maka, seseorang harus mengetahui prosedur dan cara melakukan tugas yang benar. Siapa saja yang terlibat di dalamnya? Mereka adalah pakar, manajer dan anggota staf yang merupakan sumber daya terbaik dalam mengumpulkan semua informasi.
2. Mulai menulis
Setelah memiliki semua informasi, langkah selanjutnya adalah mulai menulis SOP. Penulisan SOP ini ada baiknya dilakukan oleh seorang yang ahli internal dan mengetahui soal terminologi, jargon, dan informasi yang relevan dan diperlukan untuk penyelesaian tugas.
Saat menulis SOP, ada baiknya dibuat dengan jelas, lengkap, ringkas, benar, dan sopan. Yang penting untuk dipahami bahwa tidak ada SOP yang salah atau benar. Namun sebaliknya, SOP digunakan sebagai format standar yang fleksibel.
3. Implementasi
Penerapan SOP adalah langkah penting dalam sebuah proses. Setelah SOP ditulis dan ditinjau, selanjutnya bagaimana mewujudkkannya agar karyawan dapat menjadikan SOP sebagai panduan kerja.
Maka dari itu, karyawan perlu dilatih. Kita perlu memberi mereka instruksi serta menanamkan semangat bahwa tim bertanggung jawab atas penerapannya dengan menggunakan sistem dalam memantau kepatuhan terhadap SOP.
Demikian informasi soal SOP, semoga dapat membantu dalam penyusunannya untuk kepentingan organisasi atau perusahaan kita.
Merasakan manfaat dari ulasan-ulasan Lifepal? Jangan lupa untuk terus mengikuti artikel-artikelnya dan bagikan ke teman dekat, ya!