Mau Tahu Cara Kerja Vendor, Mari Kita Cek di Sini

Dalam bisnis, kebutuhan bahan baku atau operasional tidak sepenuhnya dapat dipenuhi oleh perusahaan itu sendiri. Diperlukan satu pemasok atau vendor yang dapat menyediakan bahan, produk, dan layanan.

Kebutuhan yang dipasok tersebut, nantinya akan berpengaruh pada hasil kerja sebuah perusahaan. Inilah yang membuat vendor tidak lepas dari rantai usaha bisnis dan punya peran penting dalam operasional sebuah usaha.

Mungkin dari antara kita masih bingung, apakah vendor sama dengan supplier atau pemasok. Jawabannya, sama. Kedua kata tersebut punya tugas dan fungsi yang sama, yakni sebagai entitas yang menyediakan barang atau kebutuhan yang diperlukan sebuah organisasi.

Untuk lebih mengenal tentang peran vendor, simak informasi dari Lifepal berikut ini.

Pentingnya Vendor untuk Berbisnis 

Vendor dapat berupa individu dan perusahaan yang menjual barang atau menyediakan layanan kepada orang lain dalam rantai produksi ekonomi.

Vendor merupakan bagian dari rantai produksi dan pasokan dalam sebuah usaha. Dimulai dari jaringan individu, organisasi, sumber daya, aktivitas, dan teknologi yang terlibat dalam penciptaan dan penjualan suatu produk.

Selanjutnya vendor juga dapat terlibat mulai dari pengiriman bahan sumber dari pemasok ke pabrik. Hingga akhirnya pada pengiriman ke pengguna akhir.

Pemasok punya peran yang sangat penting pada setiap tahap siklus hidup produk. Mulai dari sumber bahan baku untuk membantu meningkatkan produksi hingga menemukan pilihan yang lebih baik untuk bahan baku saat pasar mulai jenuh.

Perusahaan perlu bekerja sama dengan pemasok untuk mendapatkan yang terbaik dari produk mereka.

Bermitra dengan vendor memang membuat akses akan barang dan jasa yang dibutuhkan terpenuhi, namun ada sejumlah manfaat lain didapat bermitra dengan vendor. Berikut manfaat yang diterima.

Mendapatkan ide untuk berinovasi lewat produk, layanan dan solusi baru bila bermitra dengan vendor.

Pengadaan barang dan jasa akan tersedia lebih banyak, sehingga usaha akan mencapai keberlanjutan.

Mendorong adanya persaingan di tingkat harga dan layanan.

Membuka peluang baru untuk ekspansi bisnis.

Menguatkan komitmen organisasi perusahaan.

Menampilkan komitmen perusahaan akan pertumbuhan ekonomi yang dirasakan pada semua komunitas.

Bagaimana Cara Kerja Vendor?

Vendor yang juga dikenal sebagai pemasok adalah orang atau badan usaha yang menjual sesuatu. Vendor bertindak sebagai organisasi penjualan business-to-business (B2B) yang menyediakan bagian dari suatu produk ke bisnis lain untuk membuat produk akhir.

Vendor akan menawarkan tiga hal kepada calon mitranya, yaitu harga yang kompetitif, produk yang berkualitas, dan efisiensi waktu. Agar bisnis berjalan lancar dan menyenangkan, maka diperlukan komunikasi yang setara antara vendor dan pembeli.

Untuk dapat memastikan hubungan pasokan vendor efektif, maka calon mitra vendor biasanya akan sangat berhati-hati dalam menentukan vendor mereka. Berikut tahap-tahapan pemilihan vendor sebelum bekerja secara resmi.

Adanya pengumuman soal kebutuhan sebuah perusahaan.

Diadakan proses tender untuk menentukan vendor mereka.

Adanya wawancara untuk menentukan vendor yang sesuai.

Pembicaraan soal harga, produk yang sesuai standar dan harga mulai dinegosiasikan.

Apabila menemukan kesepakatan, maka dilakukan perjanjian pembelian utama yang ditandatangani kedua belah pihak.

Bagaimana Alur Kerja Vendor?

Vendor akan resmi bekerja setelah dilakukan penandatangan secara resmi antara kedua belah pihak. Perjanjian tersebut menandai dimulai vendor memenuhi kebutuhan dari perusahaan yang menggunakan jasanya. Berikut alur kerja vendor.

Perusahaan yang menggunakan jasa vendor akan menggunakan sistem komputer Customer Relationship Management (CRM). CRM berfungsi untuk menampung semua detail tentang vendor, katalog, dan daftar harga yang disepakati. CRM mengelola sejumlah inventaris yang dimiliki dan terhubung dengan proses akuntansi perusahaan.

Perusahaan akan mengirim permintaan barang atau jasa. Pengiriman tersebut dilakukan lewat internet atau jaringan tertentu.

Vendor yang menerima permintaan tersebut kemudian mulai memproses pasokan yang tersedia dan memenuhi permintaan dari perusahaan.

Vendor akan mengirimkan barang yang diajukan ke gudang perusahaan. Staf gudang kemudian akan memeriksa kualitas dan kelengkapan barang. Apabila ada kekurangan, maka akan dicatat.

Contoh Pekerjaan Vendor

Untuk memahami contoh vendor, Lifepal mencoba mengulasnya seperti berikut.

Sebuah perusahaan di Jakarta berencana untuk membuat gathering atau pertemuan keseluruhan antara karyawan dan pimpinan di Bali.

Departemen HRD perusahaan sebagai pelaksana dari acara gathering tersebut berupaya mempekerjakan pihak ketiga untuk melaksanakan acara tersebut. Untuk mengisinya, Departemen HRD kemudian mempekerjakan vendor luar untuk memasok barang dan jasa untuk acara tersebut.

Meski menyewa jasa vendor, namun tetap Departemen HRD yang memilih lokasi untuk acara tersebut. Apabila telah memenuhi kesepakatan bersama, perusahaan akan menyewa vendor mulai dari acara, makanan dan minuman pesta dan layanan lain dalam acara gathering tersebut.

Tips Memilih Vendor

Memilih vendor merupakan salah satu kegiatan yang tidak mudah dilakukan dalam berbisnis. Ini juga merupakan bagian penting dalam bisnis.

Maka, jangan sampai kita salah memilih vendor yang potensial sebab salah memilih mitra vendor akan membawa efek buruk bagi bisnis kita.

Jadi, sebelum menentukan pilihan kepada salah satu vendor tertentu untuk bekerja pada kita secara profesional dan menguntungkan, berikut tips yang dapat membantu kita.

1. Jam terbang vendor tersebut

Kenali seberapa lama vendor yang akan menjadi mitra kita itu telah berusaha. Jam terbang penting untuk mengukur kemampuan dan kapasitas dari vendor tersebut.

2. Kemampuan untuk memasok produk 

Kita tentu membutuhkan produk dan layanan secara teratur dan tepat waktu. Maka, ketahui secara persis kemampuan vendor dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.

3. Perhatikan testimoni pelanggan

Ini sangat berharga untuk memeriksa apakah vendor tersebut, dapat diandalkan.

4. Keberlanjutan dan stabilitas keuangan

Pastikan bahwa vendor yang kita pilih punya tingkat kesehatan keuangan yang baik. Ini untuk memastikan keberlanjutan usaha kita.

5. Harga

Harga selalu bisa dinegosiasikan antara dua pihak. Ini merupakan bagian penting dalam memilih vendor.

6. Ketentuan bisnis

Ketentuan pembayaran sangat penting karena berdampak pada arus kas kita.

7. Pelayanan pelanggan

Ini menjadi bagian penting dari hubungan soal ketersediaan staf pemesanan dan bantuan. Keramahan, profesional, dan mudah dihubungi akan menjadi pertimbangan untuk pemilihan vendor. Jadi, jangan sampai kita dilayani oleh mesin.

Demikian informasi soal vendor dan semoga dapat membantu kita yang memang sedang mencari vendor untuk menentukan pilihan. Semoga sukses!