Bukti Transaksi – Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Macamnya

Dalam kegiatan transaksi sehari-hari, baik online maupun offline kita akrab dengan yang namanya bukti transaksi. Terkadang, kita menyebutnya sebagai kwitansi atau invoice pembayaran. 

Bukti transaksi biasanya kamu dapatkan saat membeli barang di minimarket, mal, coffee shop, atau marketplace. Seiring dengan kemajuan zaman, banyak pelaku UMKM juga menyediakan struk pembayaran sebagai invoice pembayaran yang keluar dari mesin EDC. 

Lalu, apa sebenarnya invoice pembayaran dan apa pula fungsinya? Dalam artikel ini, Lifepal akan membahas secara lengkap mengenai bukti transaksi, fungsi dan jenis dan macam-macamnya. 

Pengertian bukti transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen sebagai bukti yang mendukung serta mengesahkan transaksi yang telah dilakukan.

Sementara menurut Otoritas Jasa Keuangan, bukti transaksi menjadi dokumen sebagai tanda bukti yang mendukung serta mengesahkan atas transaksi yang dilakukan atau tanda bukti adanya kewajiban pada pihak lain yang masih harus dilaksanakan. 

Bukti transaksi atau invoice pembayaran memuat transaksi yang terjadi pada sebuah bisnis atau perusahaan, baik dengan pihak internal maupun eksternal. Biasanya memuat nama atau jenis transaksi, tanggal, dan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. 

Invoice pembayaran sangat dibutuhkan sebagai catatan yang menjadi rujukan dalam pembuatan laporan keuangan. Jika invoice pembayaran tidak ada atau tidak valid, akan menyebabkan masalah di kemudian hari. 

Sebagai konsumen, terkadang kamu juga menyimpan invoice pembayaran untuk dipakai sewaktu-waktu jika ada permasalahan dengan penjual atau melakukan klaim. 

Fungsi bukti transaksi

Bagi bisnis atau perusahaan, invoice pembayaran memegang peran yang sangat penting. Bagian keuangan bahkan tidak akan mau mencatat transaksi yang tidak ada buktinya. 

Berikut ini beberapa fungsi invoice pembayaran dalam dunia bisnis. 

Mengetahui pihak-pihak yang terlibat sehingga memudahkan bagian keuangan untuk mengkonfirmasi transaksi tersebut. 

Sebagai dasar pencatatan keuangan dalam akuntansi karena memuat data keuangan yang mempengaruhi posisi harta, kewajiban dan modal perusahaan.  

Menghindari adanya duplikasi dalam pengumpulan atau pencatatan data keuangan. 

Meminimalisasi kesalahan yang bisa saja terjadi karena tidak adanya bukti transaksi. 

Jenis bukti transaksi

Berdasarkan jenisnya, invoice pembayaran dapat dibagi menjadi dua yaitu. 

1. Bukti internal

Bukti dari transaksi yang dilakukan di internal perusahaan saja. Transaksi internal perusahaan bisa melibatkan bagian-bagian di dalam divisi perusahaan tersebut dan berpotensi dalam mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. 

Contoh invoice pembayaran internal antara lain memo yang diberikan oleh atasan kepada divisi atau bagian tertentu (bukti memorandum), bukti kas keluar, dan bukti kas masuk.

Implementasi transaksi internal antara lain gaji karyawan, biaya-biaya penyusutan, dan pengalokasian beban usaha. 

2. Bukti eksternal

Invoice pembayaran antara perusahaan dan pihak luar yang mempengaruhi posisi keuangan. Adapun pihak luar yang dimaksud dapat berupa konsumen langsung (pada transaksi penjualan), mitra, maupun transaksi utang piutang dengan pihak bank atau lainnya. 

Contoh invoice pembayaran itu banyak ragamnya seperti invoice, kwitansi, faktur dan lain sebagainya. 

Macam-macam bukti transaksi

Beberapa macam invoice pembayaran yang disebutkan di bawah ini mungkin membuat kamu bingung tentang perbedaannya.

Untuk itu, Lifepal jelaskan pengertian dari macam-macam invoice pembayaran yang selama ini kita kenal.

1. Kwitansi

Kwitansi adalah bukti atas terjadinya transaksi pembayaran yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi ditandatangani pihak yang menerima uang dan pihak yang memberikan pembayaran. 

Baik pihak penerima maupun pembayar sama-sama mendapatkan kwitansi. Pihak penerima membutuhkannya untuk dasar pencatatan pada laporan keuangan. 

Kwitansi memuat informasi sebagai berikut.

Nama transaksi (maksud dan tujuan dilakukannya transaksi)

Nama pihak yang memberikan dan menerima uang

Nominal uang

Tanggal terjadinya transaksi 

Tanda tangan penerima dan pemberi. 

2. Nota

Nota adalah bukti pembayaran atau penjualan secara tunai yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Nota dapat dibuat dua salinan untuk disimpan oleh penjual dan pembeli. 

3. Nota debet

Nota debet adalah nota yang berfungsi sebagai permintaan secara resmi pengurangan harga, pengurangan utang, maupun koreksi harga atau jumlah barang kepada pihak penjual. 

Nota debet dibuat saat pembeli merasa ada ketidaksesuaian seperti jumlah barang yang dikirim tidak sebanyak yang seharusnya. Fungsi nota yakni agar tidak membuat konflik saat pencatatan dan bukti dalam aktivitas stock opname. 

4. Nota kredit

Nota kredit merupakan tindak lanjut dari nota debet di mana nota kredit memberikan bukti persetujuan penjual atas permohonan pengurangan harga dari pembeli. 

Nota kredit akan berdampak pada pengurangan piutang pada laporan keuangan. Selain itu, nota kredit juga digunakan sebagai bukti untuk sinkronisasi bagian administrasi dengan tim di lapangan. 

5. Faktur (invoice)

Faktur adalah dokumen tertulis yang memuat catatan transaksi penjualan yang diberikan kepada penjual kepada pembeli. Faktur memuat informasi sebagai berikut. 

Nama pembeli

Alamat lengkap

Tanggal transaksi

Tanggal pengiriman

Nomor referensi/pemesanan

Persyaratan pembayaran (berupa tanggal jatuh tempo dsb)

Nama barang yang ditransaksikan beserta harganya

Total harga

Faktur dapat dikirim oleh penjual sebanyak dua kali yakni sebelum permintaan pelanggan diproses dan setelahnya. Namun, ada juga yang memberikan satu kali saja setelah barang selesai diproses. 

6. Cek

Cek adalah perintah tidak bersyarat yang diberikan nasabah kepada pihak bank untuk membayarkan sejumlah uang kepada pihak yang membawa lembaran cek tersebut atau pihak yang tertulis dalam cek. 

Oleh karena itu, cek terbagi dalam dua jenis, yakni: 

Cek atas nama (Aan Order), yaitu cek yang di dalamnya terdapat nama penerima dana tersebut. Bank hanya bisa melaksanakan perintah penyaluran dana kepada nama yang tertera di dalam cek. 

Cek Atas Pembawa (Aan Tonder), yaitu cek yang tidak menyertakan nama penerimanya. Bank yang dikenai kewajiban akan memberikan dana kepada siapa saja yang memberikan cek tersebut. 

6. Bilyet giro

Bilyet giro adalah surat perintah dari pihak pemilik dana kepada bank tertarik untuk melakukan pemindahbukuan sejumlah dana kepada rekening penerima. 

7. Rekening koran

Ringkasan riwayat transaksi dari sebuah akun rekening, baik rekening individu maupun perusahaan. Rekening koran memuat informasi debet dan kredit berupa tarik tunai, transfer dan sebagainya. 

8. Bukti memorandum

Bukti yang dibuat oleh pimpinan suatu perusahaan kepada divisi terkait/pihak berwenang untuk kejadian yang terjadi di dalam perusahaan. 

9. Bukti setoran bank

Bukti yang dikeluarkan pihak bank kepada nasabah yang melakukan setoran kepada pihak bank. 

10. Bukti kas masuk

Bukti kas masuk adalah bukti bahwa perusahaan telah menerima uang tunai. 

11. Bukti kas keluar

Bukti kas keluar adalah bukti pembayaran atau pengeluaran yang telah dilakukan oleh perusahaan. Bukti kas keluar biasanya dipakai untuk pembayaran gaji, biaya perlengkapan kantor dan lain-lain.

Itulah informasi mengenai bukti transaksi. Buat kamu yang mau tahu lebih banyak tentang perbankan atau asuransi? Lihat pertanyaan populer seputar topik-topik tersebut di Tanya Lifepal.

Tanya jawab seputar bukti transaksi